Zażądaj zwrotu wydatków za podróż służbową

Skanuj rachunki i zapisuj je jako pliki PDF. Kwota podana na rachunkach jest automatycznie wyodrębniania tak, aby z łatwością można było ją skopiować podczas żądania zwrotu wydatków.

Obraz poglądowy

Obraz poglądowy

W tej części opisano sposób skanowania rachunków zebranych podczas podróży służbowej i rozpoznawania kwoty (tekst) na rachunkach w formie metainformacji w celu żądania zwrotu wydatków związanych z podróżą służbową.

Rachunki można skanować za pomocą skanera ScanSnap, umieszczając dwa rachunki jednocześnie lub umieszczając następny dokument podczas skanowania bieżącego. Te metody skanowania określa się mianem skanowania podwójnego. Poniższa procedura przedstawia przykład umieszczania jednocześnie dwóch rachunków w skanerze ScanSnap. Aby poznać szczegóły dotyczące skanowania podwójnego, zapoznaj się z Skanowanie dokumentów, umieszczając dwa dokumenty jednocześnie lub umieszczając następny dokument podczas skanowania bieżącego.

WSKAZÓWKA
  • Podczas skanowania dokumentów o małych rozmiarach, które się składają lub zwijają, jak na przykład rachunki, zaleca się skanowanie ich jednego po drugim.

    Ustawienie [Skanowanie ręczne] dla [Ustawienie trybu podawania] na panelu dotykowym skanera ScanSnap zapobiega zakleszczeniu papieru, dzięki czemu dokumenty można skanować bez uszkodzeń. Szczegóły można znaleźć w Skanowanie dokumentów jeden po drugim złożonych na pół lub pozwijanych, takich jak rachunki.

  1. Przygotuj dokumenty do skanowania za pomocą skanera ScanSnap.

    Przygotuj rachunki, które otrzymałeś podczas podróży służbowej.

  2. Otwórz podajnik papieru ADF (pokrywa) skanera ScanSnap, aby włączyć zasilanie. Przytrzymaj prawą stronę podajnika papieru ADF (pokrywa) skanera ScanSnap, a następnie otwórz go lub naciśnij przycisk [Scan], aby go włączyć. Otwórz prowadnicę podajnika skanera ScanSnap, aby włączyć zasilanie.

    Otwieranie podajnika papieru ADF (pokrywa)

    Otwieranie podajnika papieru ADF (pokrywa)

    Otwieranie podajnika papieru ADF (pokrywa)

    Otwieranie podajnika papieru ADF (pokrywa)

  3. Przytrzymaj prawą stronę podajnika papieru ADF (pokrywa) skanera ScanSnap, a następnie otwórz go, aby go włączyć.

    Otwórz całkowicie podajnik papieru ADF (pokrywa), aby przycisk [Scan] zaświecił się na niebiesko.

    Kiedy podajnik papieru ADF (pokrywa) jest otwarty, przedłużenie wysunie się automatycznie.

    Włączanie skanera ScanSnap
  4. Otwórz podajnik papieru ADF (pokrywa) skanera ScanSnap, aby włączyć zasilanie. Przytrzymaj prawą stronę podajnika papieru ADF (pokrywa) skanera ScanSnap, a następnie otwórz go lub naciśnij przycisk [Scan], aby go włączyć. Otwórz prowadnicę podajnika skanera ScanSnap, aby włączyć zasilanie.

    Otwieranie prowadnicy podajnika

    Otwieranie prowadnicy podajnika

  5. Naciśnij przycisk [Scan] lub [Stop] na skanerze ScanSnap, aby włączyć zasilanie.

    Naciśnięcie przycisku

  6. Przygotuj Profil w ScanSnap Home.
    1. Kliknij przycisk [Scan] w górnej części Okno główne oprogramowania ScanSnap Home, aby wyświetlić Okno skanowania.

      Jeśli okno główne jeszcze się nie wyświetliło, zapoznaj się z Aby wyświetlić okno główne.

      Jeśli nie wyświetli się okno główne, kliknij ikonę [ScanSnap Home] Ikona ScanSnap Home na liście aplikacji, która pojawi się po kliknięciu launchpada w doku.

       

    2. Kliknij Ikona dodawania profilu, aby wyświetlić Okno [Dodaj nowy profil].
    3. Wybierz [Wydatki na podróże służbowe] z listy szablonów.

      Domyślnie, obrazy tworzone z zeskanowanego dokumentu są zapisywane w folderze [Podróż służbowa].

      W przypadku zmiany miejsca docelowego zapisu dla zeskanowanych obrazów na nowe, podaj nowe miejsce docelowe zapisu w [Zapisz do] w [Zarządzanie opcjami].

      W razie potrzeby zmień inne ustawienia skanowania.

      Domyślnie, obrazy tworzone z zeskanowanego dokumentu są zapisywane w folderze [ScanSnap Home].

      W przypadku zmiany miejsca docelowego zapisu dla zeskanowanych obrazów na nowe, podaj nowe miejsce docelowe zapisu w [Zapisz do] w [Zarządzanie opcjami].

      W razie potrzeby zmień inne ustawienia skanowania.

       

    4. Kliknij przycisk [Dodaj], aby dodać ten profil do listy profili w oknie skanowania.
    WSKAZÓWKA
  7. Na ekranie głównym panelu dotykowego wybierz profil dodany w kroku 3 z listy profili.
  8. Sprawdź, czy dodany profil w kroku 3 jest zaznaczony na liście profili w oknie skanowania.
  9. Skanuj dokumenty za pomocą ScanSnap.

    W tej części opisano procedurę skanowania za pomocą prowadnicy rachunków, która jest przydatna w przypadku ładowania jednocześnie wielu rachunków do skanera ScanSnap.

    Załaduj wiele rachunków o różnej szerokości i długości do skanera ScanSnap i skanuj je jednocześnie.

    W tym kroku włóż dwa rachunki do skanera ScanSnap i zeskanuj je jednocześnie.

    W tym kroku włóż kilka rachunków do skanera ScanSnap i zeskanuj je jednocześnie.

    1. Umieść podkładkę na przedzie skanera ScanSnap.

      Umieść podkładkę tak, aby stykała się ze skanerem ScanSnap.

      Umieszczanie podkładki
    2. Umieść dokumenty w obszarze skanowania skanera ScanSnap.
      Umieszczanie kilku dokumentów jednocześnie
    3. Naciśnij przycisk [Scan], aby rozpocząć skanowanie dokumentu.

      Aby kontynuować skanowanie, umieść następny dokument do skanowania i naciśnij przycisk [Scan].

      UWAGA
      • Podczas skanowania dokumentów nie zakrywaj białych arkuszy na skanerze ScanSnap rękoma ani żadnym przedmiotem. Odtwarzalność kolorów skanowanych obrazów może ulec naruszeniu.

      • Nie potrząsaj stołem ani biurkiem podczas korzystania ze skanera ScanSnap, ani nie poruszaj dokumentami podczas ich skanowania. Takie działanie może zniekształcić obraz lub spowodować rozmycie koloru.

      WSKAZÓWKA
    4. Naciśnij przycisk [Stop], aby zakończyć skanowanie dokumentów.
    5. Wybierz sposób, aby zapisać zeskanowane obrazy w oknie ScanSnap Home [ScanSnap Home – Skanowanie obrazu i zapisywanie plików].

      Wybierz [Przycinaj i zapisuj płaskie obrazy dokumentów bez zmian], a następnie kliknij przycisk [Zapisz ten obraz].

      Wybierz [Płaski], a następnie kliknij przycisk [Zapisz ten obraz].

       

      WSKAZÓWKA
    6. Wysuń przedłużenie i zasobnik na podajniku papieru ADF (pokrywa).

      Wysuwanie przedłużenia

      Wysuwanie przedłużenia

    7. Pociągnij zasobnik do siebie.

      Pociąganie zasobnika do siebie

    8. Wysuń przedłużenie.

      Wysuwanie przedłużenia

    9. Podłącz prowadnicę rachunków.

      Szczegóły można znaleźć w Podłączanie prowadnicy rachunków.

    10. Załaduj rachunki do podajnika papieru ADF (pokrywa).

      Załaduj rachunki zgodnie z szerokością prowadnic w prowadnicy rachunków.

      Załaduj rachunki zadrukowaną stroną do dołu i górną częścią do przodu, a tylną skierowaną w Twoją stronę.

      Ładowanie dokumentów
      Ładowanie dokumentów
    11. Wysuń przedłużenie na podajniku papieru ADF (pokrywa) i otwórz zasobnik.

      Otwieranie zasobnika

    12. Dopasuj krawędź prowadzącą do środkowych części dokumentów.

      Prostowanie dokumentów

    13. Załaduj dokumenty na środku podajnika papieru ADF (pokrywa).

      Załaduj dokumenty jeden na drugim nad rolką pobierającą (środek). Dokumenty, które nie zostaną załadowane nad rolką pobierającą, nie będą wsunięte.

      Załaduj dokumenty jeden na drugim nad rolką pobierającą (środek). Dokumenty, które nie zostaną załadowane nad rolką pobierającą, nie będą wsunięte.

      Ładowanie dokumentów

      Ładowanie dokumentów

      Ładowanie dokumentów

      UWAGA
      • Ponadto, dopasuj prowadnice boczne do najszerszego dokumentu w załadowanej partii. Załaduj pozostałe dokumenty tak, aby były skanowane w linii prostej. Jeśli podczas skanowania dokumenty ulegną przekrzywieniu, mogą wystąpić następujące problemy:

        • Może brakować części zeskanowanego obrazu

        • W zeskanowanym obrazie wystąpią przekrzywione linie

        • Rozmiar zeskanowanego dokumentu będzie się różnić od rozmiaru oryginału

    14. Włóż dokumenty prosto do sekcji podawania skanera ScanSnap, stroną skanowania skierowaną do góry.

      Ułóż każdy dokument na środku lewej połowy i na środku prawej połowy sekcji podawania, w odległości co najmniej 10 mm (0,39 in.) od siebie. Upewnij się, że dokument został wprowadzony do skanera ScanSnap i że jest prawidłowo przytrzymywany.

      Wkładanie dokumentów (skanowanie podwójne)
      Wkładanie dokumentów (skanowanie podwójne)
      WSKAZÓWKA
      • Jeśli chcesz, aby dokument został wysunięty z przodu skanera ScanSnap lub, gdy nie ma dosyć miejsca od strony wyjścia dokumentu ze skanera ScanSnap, otwórz prowadnicę wyjściową.

        Otwieranie prowadnicy wyjściowej
        Otwieranie prowadnicy wyjściowej
      • To, w jaki sposób dokumenty są wysuwane, zależy od tego, czy prowadnica wyjściowa jest otwarta, czy zamknięta.

        • Kiedy prowadnica wyjściowa jest zamknięta

          Kiedy prowadnica wyjściowa jest zamknięta
          Kiedy prowadnica wyjściowa jest zamknięta
        • Kiedy prowadnica wyjściowa jest otwarta

          Kiedy prowadnica wyjściowa jest otwarta
          Kiedy prowadnica wyjściowa jest otwarta
    15. Naciśnij przycisk [Scan]. Naciśnij przycisk [Scan].
    16. Naciśnij przycisk [Scan/Stop], aby rozpocząć skanowanie dokumentu.

      Aby kontynuować skanowanie, włóż kolejny dokument do skanowania. Skanowanie rozpocznie się automatycznie po włożeniu dokumentu.

    17. Naciśnij przycisk [Scan/Stop], aby zakończyć skanowanie dokumentów.
      UWAGA
      • Użyj opcji skanowania podwójnego, aby zeskanować dokument w następujących zakresach. Jeśli jeden z następujących zakresów zostanie przekroczony, wystąpi błąd długości i na zeskanowanym obrazie może zabraknąć części dokumentu.

        • Długość dokumentu, jaka może zostać zeskanowana

          863 mm (34 in.) (355,6 mm (14 in.) jeśli w ustawieniach jakości obrazu wybrano opcję [Doskonała])

        • Liczba możliwych do zeskanowania dokumentów

          20 arkuszy

      • Jeśli podczas bieżącego skanowania kontynuujesz skanowanie, umieszczając następny dokument, przycisk [Scan/Stop] zacznie migać szybciej jeśli długość skanowania przekroczy 650 mm (26 in.). W takim wypadku odczekaj do zakończenia skanowania, nie umieszczając w podajniku kolejnych dokumentów. Po zakończeniu skanowania włóż następny dokument. Kolejne skanowanie rozpocznie się automatycznie.

  10. Sprawdź [Informacje dotyczące rachunku] w rekordach danych zawartości rachunków, które zeskanowałeś za pomocą aplikacji ScanSnap Home.
    1. Po wybraniu określonego przez Ciebie folderu miejsca docelowego zapisu na liście folderów w oknie głównym oprogramowania ScanSnap Home zostaną wyświetlone rekordy danych zawartości utworzone z zeskanowanych rachunków w widoku listy rekordów danych zawartości.
    2. Wybór rekordu danych zawartości utworzonego z rachunku, który zeskanowałeś, spowoduje wyświetlenie kwoty w [Informacje dotyczące rachunku] w Widok rekordu danych zawartości.

Kwota na zeskanowanym rachunku za pomocą aplikacji ScanSnap Home jest odczytywana w formie tekstu. Dlatego można ją skopiować i wkleić do innych aplikacji.

Metainformacje zawierające kwotę podaną na rachunku można uzyskać w pliku formatu CSV. Dlatego można ich używać do innych aplikacji.

W [Informacje dotyczące rachunku] w rekordzie danych zawartości zeskanowanego rachunku, kwota podana na rachunku jest uzyskiwana jako dane rachunku w formacie CSV.