Возврат расходов за командировку

Сканирование чеков и их сохранение как файлов PDF. Сумма на чеках будет извлечена автоматически, и вы сможете легко ее скопировать при возврате расходов на командировку.

Обзор изображения

Обзор изображения

В данном разделе описывается процесс сканирования квитанций, полученных во время командировки, и процесс распознания суммы (текста) на них в качестве метаинформации для возврата командировочных расходов.

Чеки можно сканировать с помощью ScanSnap путем вставки двух чеков за раз или путем вставки следующего документа, в то время как первый документ еще сканируется. Эти способы сканирования называются двойным сканированием. Процедура ниже показывает пример вставки двух чеков в ScanSnap одновременно. Для получения подробной информации о двойном сканировании смотрите Сканирование документов путем вставки двух документов одновременно или путем вставки следующего документа во время сканирования текущего документа.

СОВЕТ
  • При сканировании сложенных или свернутых документов малого размера, таких как квитанции, рекомендуется сканировать их по очереди.

    Задание [Сканирование вручную] для [Настройка режима подачи] на сенсорной панели ScanSnap предотвращает застревание бумаги, поэтому документы не будут повреждены при сканировании. Для получения подробной информации смотрите Сканирование сложенных или свернутых документов, таких как чеки, по очереди.

  1. Подготовьте документы для сканирования при помощи ScanSnap.

    Подготовьте чеки, полученные в командировке.

  2. Откройте лоток бумаги АПД (крышка) на ScanSnap для включения питания. Откройте подающую направляющую ScanSnap для включения питания.

    Открытие лотка бумаги АПД (крышка)

    Открытие лотка бумаги АПД (крышка)

    Открытие лотка бумаги АПД (крышка)

  3. Откройте лоток бумаги АПД (крышка) на ScanSnap для включения питания. Откройте подающую направляющую ScanSnap для включения питания.

    Открытие подающей направляющей

    Открытие подающей направляющей

  4. Нажмите кнопку [Scan] или кнопку [Stop] на ScanSnap для включения питания.

    Нажатие кнопки

  5. Подготовьте профиль в ScanSnap Home.
    1. Нажмите кнопку [Scan] в левом верхнем углу Основное окно в ScanSnap Home для отображения Окно сканирования.
      Windows

      Если основное окно не отображается, смотрите Отображение главного окна.

      Mac OS

      Если основное окно не отображается, нажмите значок [ScanSnap Home] Значок ScanSnap Home в списке приложений, отображающемся при нажатии панели запуска на док-станции.

       

    2. Нажмите Значок добавления профиля для отображения Окно [Добавить новый профиль].
    3. Выберите [Командировочные расходы] в списке шаблонов в левой части окна.
      Windows

      По умолчанию изображения, созданные из сканированного документа, будут сохраняться в папке [Командировка].

      При изменении места назначения для сохранения сканированных изображений на новое место назначения для сохранения задайте новое место назначения для сохранения в пункте [Сохранить в] в [Опции управления].

      При необходимости измените другие настройки сканирования.

      Mac OS

      По умолчанию изображения, созданные из сканированного документа, будут сохраняться в папке [ScanSnap Home].

      При изменении места назначения для сохранения сканированных изображений на новое место назначения для сохранения задайте новое место назначения для сохранения в пункте [Сохранить в] в [Опции управления].

      При необходимости измените другие настройки сканирования.

       

    4. Нажмите кнопку [Добавить], чтобы добавить этот профиль в список профилей в окне сканирования.
    СОВЕТ
  6. На главном экране на сенсорной панели выберите профиль, добавленный в шаге 3, из списка профилей.
  7. Убедитесь, что профиль, добавленный в шаге 3, выбран в списке профилей в окне сканирования.
  8. Сканируйте документы при помощи ScanSnap.

    Загрузите несколько чеков различной ширины и длины в ScanSnap и сканируйте их одновременно.

    В данном разделе описывается выполнение сканирования с помощью направляющей чеков, которая удобна для загрузки нескольких чеков в ScanSnap одновременно.

    В этом шаге вставьте два чека в ScanSnap и сканируйте их одновременно.

    В этом шаге поместите несколько чеков в ScanSnap и сканируйте их одновременно.

    1. Поместите фоновую подкладку в передней стороне ScanSnap.

      Поместите фоновую подкладку так, чтобы она плотно прилегала к ScanSnap.

      Размещение фоновой подкладки
    2. Поместите документы в область сканирования ScanSnap.
      Расположение несколько документов за один раз
    3. Нажмите кнопку [Scan] для начала сканирования документов.

      Для продолжения сканирования поместите следующие документы для сканирования и нажмите кнопку [Scan].

      ВНИМАНИЕ
      • Не закрывайте белые листы на ScanSnap руками или другими предметами при сканировании документов. Воспроизводство цвета сканированных изображений будет затронуто.

      • Не трясите стол, когда ScanSnap используется, или перемещайте документы во время их сканирования. Выполнение данного действия может исказить сканированное изображение или размыть цвет.

      СОВЕТ
    4. Нажмите кнопку [Stop] для завершения сканирования документов.
    5. Вытяните удлинитель и укладчик на лотке бумаги АПД (крышка).

      Вытягивание удлинителя

    6. Вытяните укладчик на себя.

      Вытягивание укладчика на себя

    7. Вытяните удлинитель.

      Вытягивание удлинителя

    8. Установите направляющую чеков.

      Для получения подробной информации смотрите Установка направляющей чеков.

    9. Загрузите чеки в лоток бумаги АПД (крышка).

      Загрузите чеки согласно ширине направляющих на направляющей чеков.

      Загрузите чеки лицевой стороной вниз и верхним краем вперед с оборотной стороной, направленной вверх.

      Загрузка документов
    10. Нажмите кнопку [Scan].
    11. Вытяните удлинитель на лотке бумаги АПД (крышка) и откройте укладчик.

      Открытие укладчика

    12. Выровняйте ведущий край с центром документов.

      Выпрямление документов

    13. Загрузите документы по центру лотка бумаги АПД (крышка).

      Загрузите все документы друг над другом над подбирающим валиком (центр). Документы, которые не загружены над подбирающим валиком, не могут быть поданы.

      Загрузка документов

      Загрузка документов

      Загрузка документов

      ВНИМАНИЕ
      • Также отрегулируйте боковые направляющие по ширине самого широкого документа в стопке. Загрузите другие документы так, чтобы они были сканированы прямо. Если документы перекашиваются во время сканирования, могут произойти следующие проблемы:

        • Часть изображения отсутствует

        • Наклонные линии отображаются в сканированном изображении

        • Несовпадение размера сканированного изображения с размером документа

    14. Вставьте документы прямо в секцию подачи ScanSnap стороной сканирования вверх.

      Вставьте каждый документ в центр левой половины и в центр правой половины секции подачи на расстоянии минимум 10 мм друг от друга. Убедитесь, что документ подан в ScanSnap и крепко удерживается.

      Вставка документов (двойное сканирование)
      Вставка документов (двойное сканирование)
      СОВЕТ
      • Если требуется вывести документы из передней части ScanSnap, или когда недостаточно пространства, где документы выходят из ScanSnap, откройте выводящую направляющую.

        Открытие выводящей направляющей
        Открытие выводящей направляющей
      • Способ вывода документов различается, как показано ниже, в зависимости от открытия или закрытия выводящей направляющей.

        • С закрытой выводящей направляющей

          С закрытой выводящей направляющей
          С закрытой выводящей направляющей
        • С открытой выводящей направляющей

          С открытой выводящей направляющей
          С открытой выводящей направляющей
    15. Нажмите кнопку [Scan].
    16. Нажмите кнопку [Scan/Stop] для начала сканирования документа.

      Чтобы продолжить сканирование, вставьте следующий документ для сканирования. После вставки документа сканирование начнется автоматически.

    17. Нажмите кнопку [Scan/Stop] для завершения сканирования документов.
      ВНИМАНИЕ
      • Используйте двойное сканирование, чтобы сканировать документ в пределах следующих диапазонов. Если один из следующих диапазонов превышен, произойдет ошибка длины, и часть документа может не отобразится на сканированном изображении.

        • Длина документа для сканирования

          863 мм (355,6 мм, когда выбрано [Превосходно] для качества изображения в настройках сканирования)

        • Число документов для сканирования

          20 листов

      • При продолжении сканирования путем установки нового документа во время сканирования текущего кнопка [Scan/Stop] будет мигать более быстро, если длина сканирования превышает 650 мм. В таком случае, дождитесь завершения сканирования, не вставляя новых документов. После завершения сканирования вставьте новый документ. Следующее сканирование начнется автоматически.

  9. Выберите [Информация о квитанции] в записях данных содержимого квитанций, отсканированных с помощью ScanSnap Home.
    1. Если папка, заданная как место назначения для сохранения, выбрана в окне списка папок в основном окне ScanSnap Home, записи данных содержимого, созданные из отсканированных квитанций, отобразятся в списке записей данных содержимого.
    2. При выборе записи данных содержимого, созданного из отсканированного чека, отобразится сумма в [Информация о квитанции] в Окно записей данных содержимого.

Сумма на чеке, отсканированного с помощью ScanSnap Home, будет распознана как текст. Поэтому ее можно копировать и вставлять в другие приложения.

Метаинформацию, которая включает сумму на чеке, можно экспортировать в формате CSV. Поэтому ее можно использовать в других приложениях.

В меню [Информация о квитанции] в записи данных содержимого сканированного чека сумма на чеке будет выведена как данные в формате CSV.