申請出差費用

掃描收據並儲存為 PDF 檔案。自動擷取收據上的金額,您可以輕鬆複製金額以申請費用。

概論影像

概論影像

本節說明如何掃描您在出差期間收到的收據,並將收據上的金額 (文字) 辨識為 中繼資訊,以便申請出差費用。

利用一次插入兩張收據,或一份文件正在掃描時插入下一份文件的方式,使用 ScanSnap 掃描收據。這些掃描方式稱為雙重掃描。以下程序顯示在 ScanSnap 中同時插入兩張收據的範例。關於雙重掃描的詳細資訊,請參閱 利用一次插入兩份文件,或一份文件正在掃描時插入下一份文件的方式,掃描文件

提示
  • 掃描收據等摺疊或捲曲的小尺寸文件時,建議逐張掃描文件。

    在 ScanSnap 的觸控面板上,將 [送紙模式設定] 指定為 [手動掃描],可避免卡紙,在不損毀的情況下掃描文件。關於詳細資訊,請參閱 逐張掃描收據等摺疊或捲曲的文件

  1. 準備要以 ScanSnap 掃描的文件。

    準備您在出差期間收到的收據。

  2. 打開 ScanSnap 的 ADF 進紙槽 (掀蓋),以開啟電源。握住 ScanSnap 的 ADF 進紙槽 (掀蓋) 的右邊並將其打開,或按下 [Scan] 按鈕 以開啟電源。打開 ScanSnap 的進紙導紙板,以開啟電源。

    打開 ADF 進紙槽 (掀蓋)

    打開 ADF 進紙槽 (掀蓋)

    打開 ADF 進紙槽 (掀蓋)

    打開 ADF 進紙槽 (掀蓋)

  3. 握住 ScanSnap 的 ADF 進紙槽 (掀蓋) 的右邊,然後將其打開以開啟電源。

    完全打開 ADF 進紙槽 (掀蓋) 而 [Scan] 按鈕 亮起藍燈。

    ADF 進紙槽 (掀蓋) 打開時,延展部分將自動升起。

    開啟 ScanSnap 電源
  4. 打開 ScanSnap 的 ADF 進紙槽 (掀蓋),以開啟電源。握住 ScanSnap 的 ADF 進紙槽 (掀蓋) 的右邊並將其打開,或按下 [Scan] 按鈕 以開啟電源。打開 ScanSnap 的進紙導紙板,以開啟電源。

    開啟進紙導紙板

    開啟進紙導紙板

  5. 按下 ScanSnap 上的 [Scan] 按鈕 或 [Stop] 按鈕,以開啟電源。

    按下按鈕

  6. 在 ScanSnap Home 中準備 個人設定
    1. 按一下 ScanSnap Home 的 主視窗 頂端的 [Scan] 按鈕,以顯示 掃描視窗

      若未顯示主視窗,請參閱 顯示主視窗

      若未顯示主視窗,在 Dock 中按一下 Launchpad 所出現的應用程式清單中,按一下 [ScanSnap Home] 圖示 ScanSnap Home 圖示

       

    2. 按一下 新增個人設定圖示 以顯示 [新增設定檔] 視窗
    3. 由範本清單中選擇 [出差費用]。

      掃描文件所建立的影像將預設儲存於 [出差] 資料夾中。

      若變更掃描影像的儲存目的地至新的儲存目的地,請在 [管理選項] 下的 [儲存到] 中指定新的儲存目的地。

      如有需要,請變更其他掃描設定。

      掃描文件所建立的影像將預設儲存於 [ScanSnap Home] 資料夾中。

      若變更掃描影像的儲存目的地至新的儲存目的地,請在 [管理選項] 下的 [儲存到] 中指定新的儲存目的地。

      如有需要,請變更其他掃描設定。

       

    4. 按一下 [新增] 按鈕,將此個人設定新增到掃描視窗中的個人設定清單。
    提示
  7. 在觸控面板的 主畫面 上,從個人設定清單中選擇在步驟 3 新增的個人設定。
  8. 檢查是否已在掃描視窗的個人設定清單中選擇在步驟 3 新增的個人設定。
  9. 使用 ScanSnap 掃描文件。

    本節說明使用收據導板執行掃描的程序,在 ScanSnap 中同時載入多張收據時很有用。

    在 ScanSnap 中同時載入多張長度和寬度不一的收據並掃描。

    在此步驟中,在 ScanSnap 中同時插入兩張收據並掃描。

    在此步驟中,在 ScanSnap 上同時放置多張收據並掃描。

    1. 將背景取紙分離墊放置於 ScanSnap 正面。

      將背景取紙分離墊放置在接觸到 ScanSnap 處。

      放置背景取紙分離墊
    2. 將文件放置於 ScanSnap 的掃描區域。
      一次放置多份文件
    3. 按下 [Scan] 按鈕 以開始掃描文件。

      若要繼續掃描,請放置下一份要掃描的文件,然後按下 [Scan] 按鈕。

      注意事項
      • 掃描文件時,請勿用手或其他東西蓋住 ScanSnap 上的白紙。掃描影像的色彩再現性將受到影響。

      • 正在使用 ScanSnap 時,請勿搖晃工作桌或工作臺,也請勿移動正在掃描的文件。以免造成掃描影像變形或色彩模糊。

      提示
    4. 按下 [Stop] 按鈕 以結束掃描文件。
    5. 在 ScanSnap Home 的 [ScanSnap Home - 影像掃描和存檔] 視窗中,選擇儲存掃描影像的方法。

      選擇 [按照原樣裁剪並儲存平坦的文件] 然後按一下 [儲存此影像] 按鈕。

      選擇 [平坦],然後按一下 [儲存此影像] 按鈕。

       

      提示
    6. 拉開 ADF 進紙槽 (掀蓋) 的延展部分和蓄紙槽。

      拉出延展部分

      拉出延展部分

    7. 朝您的方向拉起蓄紙器。

      將蓄紙器拉往您的方向

    8. 拉出延展部分。

      拉出延展部分

    9. 裝上收據導板。

      關於詳細資訊,請參閱 裝上收據導板

    10. 將收據載入 ADF 進紙槽 (掀蓋)。

      依據收據導板的導板寬度載入收據。

      將收據以面朝下,頂端向前 (背面朝您) 的方式載入。

      裝載文件
      裝載文件
    11. 拉開 ADF 進紙槽延展部分 (掀蓋) 並打開蓄紙槽。

      打開蓄紙器

    12. 將前端對齊文件中央。

      對齊文件

    13. 將文件裝載入 ADF 進紙槽 (掀蓋) 的中央。

      將所有文件一張接一張裝載在進紙輪 (中央) 上。沒有裝載在進紙輪上的文件不能進紙。

      將所有文件一張接一張裝載在進紙輪 (中央) 上。沒有裝載在進紙輪上的文件不能進紙。

      裝載文件

      裝載文件

      裝載文件

      注意事項
      • 此外,調整側導板到最寬文件的寬度。裝載其他文件以接連地掃描。掃描時文件若發生歪斜,則會發生以下的問題:

        • 部分影像缺損

        • 掃描影像出現斜線

        • 掃描影像的大小與文件尺寸不同

    14. 將文件以掃描面朝上的方式筆直插入 ScanSnap 的進紙匣。

      將各個文件插入進紙匣左半側中央和右半側中央,彼此分開至少 10 mm (0.39 英吋)。確認文件已送入 ScanSnap 並牢牢固定。

      插入文件 (雙重掃描)
      插入文件 (雙重掃描)
      提示
      • 若您要從 ScanSnap 正面退出文件或 ScanSnap 出紙處沒有足夠的空間時,請打開出紙導紙板。

        開啟出紙導紙板
        開啟出紙導紙板
      • 如何退出文件將根據出紙導紙板是否打開 (如下) 而有所不同。

        • 出紙導紙板關閉時

          當出紙導紙板關閉時
          當出紙導紙板關閉時
        • 出紙導紙板開啟時

          當出紙導紙板開啟時
          當出紙導紙板開啟時
    15. 按下 [Scan] 按鈕。按下 [Scan] 按鈕。
    16. 按下 [Scan/Stop] 按鈕開始掃描文件。

      若要繼續掃描,插入下一份要掃描的文件。插入文件後,即自動開始掃描。

    17. 按下 [Scan/Stop] 按鈕結束掃描文件。
      注意事項
      • 使用雙重掃描在以下範圍內掃描文件。如果超過以下範圍之一,會發生長度錯誤,部分文件可能不會出現在掃描影像中。

        • 可掃描的文件長度

          863 mm (34 英吋) (在掃描設定中將畫質指定為 [最優] 時為 355.6 mm (14 英吋))

        • 可掃描的文件數量

          20 張

      • 利用一份文件正在掃描時插入下一份文件的方式繼續掃描時,如果掃描長度超過 650 mm (26 英吋),[Scan/Stop] 按鈕會更快速閃爍。如果發生此情形,請等待掃描完成,而不要繼續插入更多文件。掃描完成後,插入下一份文件。自動開始下一次掃描。

  10. 在使用 ScanSnap Home 掃描的收據的內容資料記錄中,檢查 [收據資訊]。
    1. 在 ScanSnap Home 主視窗的資料夾清單檢視區域中選取指定為儲存目的地的資料夾時,從掃描使用收據建立的 內容資料記錄 會顯示在 內容資料記錄清單檢視區域 中。
    2. 選擇從掃描收據建立的內容資料記錄,可在 內容資料記錄檢視區域 中顯示 [收據資訊] 的金額。

使用 ScanSnap Home 掃描的收據上的金額辨識為文字。因此可以複製並貼到其他應用程式。

包含收據上金額的中繼資訊能以 CSV 格式輸出。因此可與其他應用程式一起使用。

從掃描收據的內容資料記錄中的 [收據資訊],收據上的金額將以 CSV 格式輸出為收據資料。