المطالبة بنفقات رحلة العمل

مسح الإيصالات ضوئيًا وحفظها كملفات PDF. يتم استخراج المبلغ الموجود في الإيصال تلقائيًا بحيث يمكنك بسهولة نسخ المبلغ عند المطالبة به كنفقات.

صورة النظرة العامة

صورة النظرة العامة

يوضح هذا القسم طريقة مسح الإيصالات التي تسلمتها أثناء رحلة العمل والتعرّف على المبلغ (النص) الموجود في الإيصالات كمعلومات تعريفية من أجل المطالبة بالنفقات لرحلة العمل.

يمكن مسح الإيصالات ضوئيًا باستخدام ScanSnap عن طريق إدخال إيصالين في وقت واحد أو عن طريق إدخال المستند التالي أثناء مسح" المستند الحالي ضوئيًا. يُشار إلى طرق المسح الضوئي هذه بالمسح الضوئي المزدوج. يوضح الإجراء التالي مثالًا على إدخال "إيصالين في ScanSnap" في الوقت نفسه. للاطلاع على تفاصيل حول المسح الضوئي المزدوج، راجع مسح المستندات ضوئيًا عن طريق إدخال مستندين في وقت واحد أو عن طريق إدخال المستند التالي أثناء مسح المستند الحالي ضوئيًا.

تلميح
  • عندما تقوم بمسح مستندات صغيرة الحجم مطوية أو مجعدة مثل الإيصالات، يوصى بمسح المستندات واحدًا تلو الآخر.

    يؤدي تحديد [المسح اليدوي] لـ [إعداد وضع التلقيم] على لوحة اللمس الخاصة بـ ScanSnap إلى منع انحشار الورق بحيث يمكن مسح المستندات ضوئيًا دون أي تلف. لمزيد من التفاصيل، يُرجى الرجوع إلى مسح المستندات المطوية أو الملفوفة مثل الإيصالات واحدًا تلو الآخر.

  1. حضّر المستندات المطلوب مسحها ضوئيًا باستخدام ScanSnap.

    قم بتحضير الإيصالات التي تلقيتها أثناء رحلة العمل.

  2. افتح حامل الورق ADF (الغطاء) الخاص بـ ScanSnap للتشغيل. أمسك الجانب الأيمن من حامل الورق ADF (الغطاء) الخاص بـ ScanSnap ثم افتحه أو اضغط على زر [Scan] لتشغيله. افتح دليل التلقيم الخاص بـ ScanSnap للتشغيل.

    فتح حامل الورق ADF (الغطاء)

    فتح حامل الورق ADF (الغطاء)

    فتح حامل الورق ADF (الغطاء)

    فتح حامل الورق ADF (الغطاء)

  3. أمسك الجانب الأيمن من ممر الورق ADF (الغطاء) في ScanSnap، ثم افتحه للتشغيل.

    افتح حامل الورق ADF (الغطاء) بالكامل بحيث يضيء زر [Scan] باللون الأزرق.

    عند فتح حامل الورق ADF (الغطاء)، سيرتفع الامتداد تلقائيًا.

    تشغيل ScanSnap
  4. افتح حامل الورق ADF (الغطاء) الخاص بـ ScanSnap للتشغيل. أمسك الجانب الأيمن من حامل الورق ADF (الغطاء) الخاص بـ ScanSnap ثم افتحه أو اضغط على زر [Scan] لتشغيله. افتح دليل التلقيم الخاص بـ ScanSnap للتشغيل.

    فتح دليل التلقيم

    فتح دليل التلقيم

  5. اضغط على زر [Scan] أو زر [Stop] في ScanSnap للتشغيل.

    الضغط على الزر

  6. قم بإعداد ملف التعريف في ScanSnap Home.
    1. انقر فوق زر [Scan] في الجزء العلوي من النافذة الرئيسية لـ ScanSnap Home لعرض نافذة المسح الضوئي.

      إذا لم تكن النافذة الرئيسية معروضة بالفعل، فراجع لعرض النافذة الرئيسية.

      إذا لم تكن النافذة الرئيسية معروضة بالفعل، فانقر فوق أيقونة [ScanSnap Home] أيقونة ScanSnap Home في قائمة التطبيقات التي تظهر عند النقر فوق Launchpad في Dock.

       

    2. انقر فوق أيقونة إضافة ملف التعريف لعرض نافذة [إضافة ملف تعريف جديد].
    3. حدد [نفقات رحلة العمل] من قائمة القوالب.

      تُحفظ الصور التي أُنشئت من المستند الذي مسحته ضوئيًا بشكل افتراضي في مجلد [رحلة العمل].

      إذا قمت بتغيير وجهة الحفظ للصور بالنسبة الممسوحة ضوئيًا إلى وجهة حفظ جديدة، فحدد وجهة الحفظ الجديدة في [الحفظ إلى] ضمن [إدارة الخيارات].

      إذا لزم الأمر، فغيّر إعدادات المسح الضوئي الأخرى.

      تُحفظ الصور التي أُنشئت من المستند الذي مسحته ضوئيًا بشكل افتراضي في مجلد [ScanSnap Home].

      إذا قمت بتغيير وجهة الحفظ للصور بالنسبة الممسوحة ضوئيًا إلى وجهة حفظ جديدة، فحدد وجهة الحفظ الجديدة في [الحفظ إلى] ضمن [إدارة الخيارات].

      إذا لزم الأمر، فغيّر إعدادات المسح الضوئي الأخرى.

       

    4. انقر فوق الزر [إضافة] لإضافة ملف التعريف هذا إلى قائمة ملفات التعريف في نافذة المسح.
    تلميح
  7. في الصفحة الرئيسية على لوحة اللمس، حدد ملف التعريف الذي أضفته في الخطوة 3 من قائمة ملفات التعريف.
  8. تحقق من تحديد ملف التعريف الذي أضفته في الخطوة 3 في قائمة ملفات التعريف في نافذة المسح.
  9. امسح المستندات ضوئيًا باستخدام ScanSnap.

    يشرح هذا القسم إجراء المسح الضوئي باستخدام دليل الإيصال الذي يفيد في تحميل إيصالات متعددة في ScanSnap في الوقت نفسه.

    قم بتحميل عدة إيصالات بعروض وأطوال مختلفة في ScanSnap وامسحها ضوئيًا في الوقت نفسه.

    في هذه الخطوة، أدخل إيصالين في ScanSnap وامسحهما ضوئيًا في الوقت نفسه.

    في هذه الخطوة، ضع عدة إيصالات في ScanSnap وامسحها ضوئيًا في الوقت نفسه.

    1. ضع لوحة الخلفية على الجانب الأمامي من ScanSnap.

      ضع لوحة الخلفية بحيث تكون على اتصال بـ ScanSnap.

      وضعية لوحة الخلفية
    2. ضع المستندات في منطقة المسح الضوئي في ScanSnap.
      وضع عدة مستندات في وقت واحد
    3. اضغط على زر [Scan] لبدء المسح الضوئي للمستند.

      لمتابعة المسح الضوئي، ضع المستند التالي الذي سيتم مسحه ضوئيًا واضغط على زر [Scan].

      انتباه
      • لا تقم بتغطية الأوراق البيضاء الموجودة في ScanSnap بيديك أو بأي شيء آخر أثناء مسح المستندات ضوئيًا. سوف تتأثر قابلية استنساخ اللون للصور الممسوحة ضوئيًا.

      • لا تهز الطاولة أو المكتب عند استخدام ScanSnap أو تحرك المستندات أثناء مسحها ضوئيًا. إذ قد يؤدي القيام بذلك إلى تشويه الصورة الممسوحة ضوئيًا أو تعتيم اللون.

      تلميح
    4. اضغط على زر [Stop] لإنهاء المسح الضوئي للمستندات.
    5. حدد طريقة لحفظ الصور الممسوحة ضوئيًا في نافذة [ScanSnap Home - مسح الصور ضوئيًا وحفظ الملف] في ScanSnap Home.

      حدد [قم بقص وحفظ صورة المستند المستوية كما هي] ثم انقر فوق زر [حفظ هذه الصورة].

      حدد [مسطح] ثم انقر فوق زر [حفظ هذه الصورة].

       

      تلميح
    6. اسحب الامتداد ووحدة التجميع للخارج في حامل الورق ADF (الغطاء).

      سحب الامتداد

      سحب الامتداد

    7. اسحب المعبئ نحوك.

      سحب المعبئ نحوك

    8. اسحب الامتداد.

      سحب الامتداد

    9. قم بإرفاق دليل الإيصال.

      لمزيد من التفاصيل، يُرجى الرجوع إلى إرفاق دليل الإيصال.

    10. قم بتحميل الإيصالات في حامل الورق ADF (الغطاء).

      قم بتحميل الإيصالات وفقًا لعرض الأدلة في دليل الإيصال.

      قم بتحميل الإيصالات بحيث يكون وجهها لأسفل والجزء العلوي أولًا بحيث يكون ظهرها مواجهًا لك.

      تحميل المستندات
      تحميل المستندات
    11. اسحب الامتداد الموجود على ممر الورق ADF (الغطاء) وافتح المعبئ.

      فتح المُعبئ

    12. قم بمحاذاة الحافة الأمامية مع منتصف المستندات.

      تسوية المستندات

    13. قم بتحميل المستندات في منتصف حامل الورق ADF (الغطاء) بشكل صحيح.

      قم بتحميل جميع المستندات فوق بعضها البعض فوق بكرة الالتقاط (في المنتصف). لا يمكن تغذية المستندات التي لم يتم تحميلها فوق بكرة الالتقاط.

      قم بتحميل جميع المستندات فوق بعضها البعض فوق بكرة الالتقاط (في المنتصف). لا يمكن تغذية المستندات التي لم يتم تحميلها فوق بكرة الالتقاط.

      تحميل المستندات

      تحميل المستندات

      تحميل المستندات

      انتباه
      • كذلك، اضبط الأدلة الجانبية على أوسع مستند في الرزمة. قم بتحميل المستندات الأخرى بحيث يمكن مسحها ضوئيًا مباشرة. إذا انحرفت المستندات أثناء المسح الضوئي، فقد تحدث المشكلات التالية:

        • يبدو أن جزءًا من الصورة الممسوحة ضوئيًا مفقود

        • تظهر خطوط مائلة في الصورة الممسوحة ضوئيًا

        • يختلف حجم الصورة الممسوحة ضوئيًا عن حجم المستند

    14. أدخل المستندات مباشرة في قسم التلقيم في ScanSnap، مع توجيه جانب المسح الضوئي لأعلى.

      أدخل كل مستند في منتصف النصف الأيسر وفي منتصف النصف الأيمن من قسم التلقيم بمسافة لا تقل عن 10 مم (0.39 بوصة) بعيدًا عن بعضها البعض. احرص على إدخال المستند في ScanSnap وتثبيته بإحكام.

      إدخال المستندات (المسح الضوئي المزدوج)
      إدخال المستندات (المسح الضوئي المزدوج)
      تلميح
      • إذا كنت تريد إخراج المستندات من مقدمة ScanSnap أو في حالة عدم وجود مساحة كافية عند خروج المستندات من ScanSnap، فافتح دليل الإخراج.

        فتح دليل الإخراج
        فتح دليل الإخراج
      • تختلف طريقة إخراج المستندات كما هو موضح أدناه حسب ما إذا كان دليل الإخراج مفتوحًا أم مغلقًا.

        • عند إغلاق دليل الإخراج

          عند إغلاق دليل الإخراج
          عند إغلاق دليل الإخراج
        • عند فتح دليل الإخراج

          عند فتح دليل الإخراج
          عند فتح دليل الإخراج
    15. اضغط على زر [Scan]. اضغط على زر [Scan].
    16. اضغط على زر [Scan/Stop] لبدء مسح المستند ضوئيًا.

      لمتابعة المسح الضوئي، أدخل المستند التالي ليتم مسحه ضوئيًا. عند إدراج المستند، يبدأ المسح الضوئي تلقائيًا.

    17. اضغط على زر [Scan/Stop] لبدء المسح الضوئي.
      انتباه
      • استخدم مسحًا مزدوجًا لمسح مستند ضمن النطاقات التالية. في حالة تجاوز أحد النطاقات التالية، يحدث خطأ في الطول وقد لا يظهر جزء من المستند في الصورة الممسوحة ضوئيًا.

        • طول المستند الذي يمكن مسحه ضوئيًا

          863 مم (34 بوصة) (355.6 مم (14 بوصة) عند تحديد [ممتاز] لجودة الصورة في إعدادات المسح الضوئي)

        • عدد المستندات التي يمكن مسحها ضوئيًا

          20 ورقة

      • عند متابعة المسح الضوئي بإدخال المستند التالي أثناء مسح المستند الحالي ضوئيًا، يومض زر [Scan/Stop] بسرعة أكبر إذا تجاوز طول المسح الضوئي 650 مم (26 بوصة). في حالة حدوث ذلك، انتظر حتى يكتمل المسح الضوئي دون الاستمرار في إدخال المزيد من المستندات. بعد اكتمال المسح الضوئي، أدخل المستند التالي. يبدأ المسح الضوئي التالي تلقائيًا.

  10. تحقق من [معلومات الإيصال] في سجلات بيانات المحتويات للإيصالات التي مسحتها ضوئيًا باستخدام ScanSnap Home.
    1. عند تحديد المجلد الذي حددته لوجهة الحفظ في عرض قائمة المجلدات في النافذة الرئيسية لـ ScanSnap Home، تُعرض سجلات بيانات المحتوى التي تم إنشاؤها من الإيصالات التي مسحتها ضوئيًا في عرض قائمة تسجيل بيانات المحتوى.
    2. يؤدي تحديد سجل بيانات المحتوى الذي تم إنشاؤه من الإيصال الذي مسحته ضوئيًا إلى عرض المبلغ الموجود في [معلومات الإيصال] في عرض تسجيل بيانات المحتوى.

يتم التعرف على المبلغ الموجود في الإيصال الذي مسحته ضوئيًا باستخدام ScanSnap Home كنص. ومن ثمَّ، يمكن نسخه ولصقه في تطبيقات أخرى.

يمكن إخراج المعلومات التعريفية التي تتضمن المبلغ الموجود في الإيصال بتنسيق CSV. ومن ثمَّ، يمكن استخدامها في تطبيقات أخرى.

من [معلومات الإيصال] في سجل بيانات المحتويات للإيصال الممسوح ضوئيًا، يتم إخراج المبلغ الموجود في الإيصال، كبيانات إيصال بتنسيق CSV.