| 2023.12.12 |
業務改善とは？進め方やスキャナーとOCRで実現できる改善事例をご紹介
多くの企業や自治体で、プロセス改善や効率化などの「業務改善」が検討・推進されています。
しかし、「業務改善に取り組みたいけれど、何から始めればよいか分からない」という方もいるのではないでしょうか。
この記事では、業務改善の始め方がよく分からない方に向けて、進め方や取り組みのアイデア、そして業務改善を取り入れた企業や自治体の事例をご紹介します。紙の削減（ペーパーレス化）や手入力作業の効率化による改善例も紹介しますので、書類や帳票などの紙にかかわる業務や、人によるデータ入力作業について課題をお持ちの方は、ぜひ最後までご覧ください。
1. 業務改善とは
業務の目的やプロセスを見直し、作業にかかる工数や「ムリ・ムダ・ムラ」などの問題点を解決することによって、生産性を向上させることです。
業務改善は以下のように進めるとよいでしょう。
1) 業務内容の確認・見える化
まずは、現在の業務内容を確認します。具体的な作業とその作業にかかる工数や必要なスキルを棚卸して、業務内容を見える化します。
2) 問題点と課題の洗い出し
業務内容を確認できたら、その業務の問題点を洗い出します。ミスが起きやすい作業や時間がかかっている作業、一部の担当者に集中・属人化している作業などの問題を丁寧に探していきましょう。それらの問題点を解決するための具体的な取り組みを「課題」として検討し、洗い出します。
3) 業務改善計画の策定
問題点と課題を洗い出せたら、改善対象とする業務を決め、改善計画を策定します。改善施策として取り組む内容や進め方・スケジュールを検討し、計画を立てます。
4) 改善施策の実施
策定した計画に沿って改善施策を実施します。
5) 実施結果の振り返り
業務改善を実施した後は、結果を振り返ります。2)で洗い出した問題点や課題が改善されたか、その他の効果などを確認します。
2)の洗い出しで、紙の管理・保存にかかわる作業や、人によるデータ入力作業についての課題が出てきた場合は、「スキャナーとOCRを使った業務改善」の取り組みをおすすめします。あなたの職場の課題を解決できるアイデアが見つかるかもしれません。
2. スキャナーとOCRで実現できる業務改善
業務の中で書類にかかわる作業やデータ入力の手作業に課題を抱えている場合は、スキャナーとOCR（Optical Character Recognition）を利用して業務改善に取り組むとよいでしょう。この場合の解決策について紹介します。
2-1. 紙の電子化と削減（ペーパーレス化）
紙で運用している書類や帳票の管理・保存に課題がある場合は、スキャナーを導入することで、紙の電子化と削減（ペーパーレス化）を実現できます。
スキャナーで紙を電子化すると、紙でしか確認できなかった情報がPCやタブレットで検索・閲覧できるようになり、管理しやすくなります。紙で探すよりも効率的に情報を見つけられて、大幅な時間短縮が可能です。
ペーパーレス化を進めると、書類の受け取りや押印処理のために出社する必要がなくなり、リモートワークも可能になります。
また、紙の保管に必要なスペースを削減できるので、保管コストの削減も期待できます。
ペーパーレス化のメリットや方法については、以下の記事で詳細を解説しています。ぜひご覧ください。
また、業務改善の取り組みとして業務用スキャナーを導入してペーパーレス化を進めた事例を、以下の記事で紹介しています。
- 経理/財務
- サッポロビール株式会社
2-2. 手入力作業の効率化
手作業でのデータ入力に課題を持っている場合は、OCRを導入することで効率化できます。OCRを利用すると、人が手入力していた伝票などの文字をテキストデータとして自動で抽出できます。抽出したテキストデータは、CSV形式として保存ができ、RPA（Robotic Process Automation）と連携することで業務システムへの入力を自動化できます。
OCRを活用すると、手作業による誤入力や見落としなどのミスが減り、データ入力の精度と効率を改善できます。人は手入力作業から脱却でき、データ入力の時間を削減して他の業務に時間をあてられるようになります。
OCRの導入や伝票入力自動化の進め方については、以下の記事で解説しています。
また、OCRと業務用スキャナーを利用して大量の伝票を電子化し、業務効率化を実現した事例を以下の記事で紹介しています。
- 製造
- 株式会社ブリヂストン
動画でも事例を紹介しています。ぜひご覧ください。
2-3. 庁内の紙書類の電子化（自治体DX）
自治体などの庁内では日々発生する紙書類が多いため、スキャナーやOCRを活用した業務改善がおすすめです。デジタル技術を活用して自治体が抱える問題を解決し、住民の生活をより良くするために自治体が行う取り組みを「自治体DX」と言いますが、自治体DXのスモールスタートとして紙書類の電子化から業務改善に着手するのもよいでしょう。
以下の記事で、自治体DXの詳細や紙媒体の電子化について解説しています。ぜひご覧ください。
また、以下の記事では、業務用スキャナーとOCRを導入して問診票のデータ入力を効率化した自治体の事例を紹介しています。
- 自治体
- かほく市役所
3. まとめ
業務改善の進め方と、スキャナーとOCRを活用した業務改善の例をご紹介しました。書類整理やデータ入力作業にかかわる業務で課題をお持ちの場合は、スキャナーとOCRを使った改善をおすすめします。
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