1. 複合機のスキャン機能とスキャン専用機、どう違う？

複合機とは、プリンター、コピー、スキャナー、FAXなどの複数の機能が搭載された機器で、主にオフィスなどに設置して、複数人で共有して利用します。

一方、スキャン専用機はスキャン機能に特化しており、大量の紙文書を一度に高速で読み取ることができ、読み取り後のデータ整理を自動化する便利な機能もあります。

複合機のスキャン機能とスキャン専用機のどちらが適しているかは、利用する場面や扱う原稿にあわせて以下の基準で判断するとよいでしょう。

• ● 複合機がおすすめの方
  • スキャンする機会が少ない
  • スキャンしたい紙が少量で、定型の用紙サイズが多い

• ● スキャン専用機がおすすめの方
  • スキャンする紙が大量にあり、用紙サイズや向きがバラバラな原稿をまとめてスキャンしたい
  • 伝票などの薄い紙や領収書などを、台紙に貼らずにそのままスキャンしたい
  • 窓口業務などで、席を移動せずにお客様と対面したままスキャンする必要がある
  • 移動せず自席のデスクサイドでスキャンしたい
  • 他の人が複合機を使い終わるまで待たずに、すぐにスキャンしたい
  • 他の人が使えなくなってしまうので、複合機のスキャン機能を占有して使用できない

スキャンする頻度が少なかったり、A4の片面印刷の紙などをよく扱う場合は、複合機のスキャン機能で十分ですが、スキャンする機会が増えてきて複合機を占有する場面が多くなったときは、スキャン専用機の導入をおすすめします。

2. スキャン専用機を利用するメリット

スキャン専用機には次のメリットがあります。

• 薄い原稿でも安定してスキャンできる
• 大量の原稿を高速スピードで、同時に両面読み取りが可能
• サイズや向きが異なる原稿も事前の仕分けが不要
• 窓口にも置けるコンパクトなスキャン専用機なら、お客様の目の前でスキャン可能
• QRコードやバーコードによるフォルダーの自動仕分け・ファイル名の自動付与が可能

2-1. 薄い原稿でも安定してスキャンできる

給紙性能が優れた業務用スキャナーであれば、薄い紙も安定してスキャンできます。
例えば、PFUの業務用スキャナー「fiシリーズ」は、伝票やカーボン複写式用紙などの薄い紙も破れたり詰まったりせずに安定した搬送で読み取れます。自動給紙機構（ADF）付きの機種ならば、複数枚の紙をセットして一気にスキャンできます。
fiシリーズの「fi-7800」は、紙が送られる方向と反対方向にブレーキローラが回転する力の量を制御する機能（自動トルク制御機能）が搭載されており、1枚1枚を確実に給紙できます。

1枚目の原稿が確実に給紙されるように、かつ2枚目以降の原稿が誤って給紙されないように、適切な分離力を調整します。

2枚送りや原稿詰まりなどのエラーが起こりにくいので、薄紙伝票でも安定してスキャンでき、途中で止まることなくスキャン作業を進められます。

• 薄い請求書の読み取り用途で「fi-7800」が活用されています

  

  2022.7.28
  

  スキャナーとAI-OCR/RPAツールの連携で一般財形「払出請求書」のシステム入力を自動化

  年間約300時間が削減されたほか、繁忙時の作業負担も大きく軽減

2-2. 大量の原稿を高速スピードで、同時に両面読み取りが可能

両面印刷されている原稿を大量にスキャンしてデータ化したい業務には、スキャン専用機がおすすめです。大量の原稿を短時間でスキャンでき、両面読み取り可能なモデルであれば、一度のスキャンで両面を読み取ることができるので、電子化作業をスピーディーに行うことができます。

毎分90枚の高速スピードで一度に両面を読み取れます。

読み取りと同時に画像処理も高速で行われるため、待ち時間なくPC上で画像の確認を始められます。

• 大量の紙証憑の読み取り用途で「fi-8190」が活用されています

  

  2022.6.22
  

  記帳代行業務を自動化し大幅時短と顧客増対応を実現

  業務用スキャナーとAI-OCRの連携で大量の紙証憑をスムーズにデータ化

2-3. サイズや向きが異なる原稿も事前の仕分けが不要

用紙サイズがバラバラな原稿や、縦向き・横向きの原稿が混ざっている紙文書を一気にスキャンしたい場合にも、スキャン専用機が適しています。サイズの異なる原稿が混在していても、用紙サイズを検出してその画像にあったサイズでデータ化できます。原稿の向きも自動で判断して、適切な向きでデータ化してくれます。また、裏面が白紙の原稿が混在していても、裏面を白紙ページと認識して、自動的に削除する設定にもできます。

そのため、スキャン前にサイズや向きで紙を仕分けたり、原稿ごとに設定を変えたりする必要はありません。スキャン後に編集する手間もかからないため、トータルの業務効率を向上できます。

• 領収書などの小さな紙の読み取り用途で「fi-7300NX」が活用されています

  

  2023.5.25
  

  月5,000件以上が発生する経費精算を電子化し電帳法「スキャナ保存」を活用

  リモートでの申請・承認が可能になり、大量の紙証憑を保管する手間とコストも削減

2-4. 窓口にも置けるコンパクトなスキャン専用機なら、お客様の目の前でスキャン可能

受付窓口などの限られたスペースにも設置できるコンパクトなモデルならば、お客様の前でスキャンできます。席を離れることなく、受け取ったカード等をお客様の目の前でスキャンし、すぐに返却できるので、お客様に不安を与えることもありません。

• 病院の受付窓口で「fi-800R」が活用されています

  

  2023.5.16
  

  受付事務や医師の業務負担軽減、診療報酬加算の要件対応を実現

  狭い受付にも設置・運用が可能。PFUのコンパクトスキャナー「fi-800R」

2-5. QRコードやバーコードによるフォルダーの自動仕分け・ファイル名の自動付与が可能

スキャン専用機に添付されているソフトウェアの機能を利用すれば、紙に印刷されたQRコードやバーコードを使って、スキャンデータの保存先を自動で仕分けたり、ファイル名を自動で設定したりできます。大量の原稿をまとめてスキャンした後でも、手動によるフォルダーの仕分けやファイル名の変更が不要なので、データ整理の手間を減らせます。

• QRコードによるフォルダーの自動仕分け機能が活用されています

  

  2022.9.8
  

  工場間輸送の伝票をデータ化し、伝票管理作業の時短を実現

  スキャンしたファイルを自動で仕分けし、指定したフォルダーに手間なく保存

3. おすすめのスキャン専用機

業務でスキャン専用機を導入したい方には、業務用スキャナーの「fiシリーズ」がおすすめです。fiシリーズはラインナップが豊富なので、さまざまなご要望や目的にあった機種をお選びいただけます。

目的	モデル
デスクサイドでA4サイズまでの原稿を高速に読み取りたい	A4高速スキャナー「fi-8190」
大量の原稿をスキャンしたい	A3大容量ドキュメントスキャナー「fi-8950」
大量の書類も、裁断できない冊子も読み取りたい	A3フラットベッド付きスキャナー「fi-7700」
受付窓口などの限られたスペースで使いたい	クラス最小A4コンパクトスキャナー「fi-800R」

スキャナーの選び方については、こちらの記事でご確認ください。

また、目的や条件を選択して、ご要望にあったスキャナーが見つかる「スキャナーセレクトナビ」をぜひご利用ください。

4. まとめ

複合機のスキャン機能とスキャン専用機の違いや用途について解説しました。
スキャン機能で複合機を占有する機会が多くなったり、スキャン業務が立て込んできたときは、スキャン専用機「業務用スキャナー」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。業務用スキャナーの中でも、さまざまな業務シーンや要望にお応えできるPFUの「fiシリーズ」がおすすめです。この記事で紹介できなかったfiシリーズの機能や便利な使い方を、動画でわかりやすくご紹介しています。ご興味のある方は次のバナーからご確認ください。