【ペーパーレス推進局】 契約書の電子化！脱ハンコでも本当に問題ないの！？

こんにちは。世の中の紙業務に関するお悩みごとの解決を目指して、日々ペーパーレスによる業務改善を推進しているペーパーレス推進局です。紙業務の見直しを検討されている職場が多くなっている昨今、脱ハンコも一緒にご検討されていませんか。今回も先日寄せられたご相談についてご紹介いたします。紙での契約業務をされている方は必見です。

1. 今回のご相談「タブレットでの契約の場合、最後の押印はどうするの？」

今回はサービス業を営むお客様から、契約書の電子化を検討されているとのことで、以下のようなご相談がありました。

【ご相談内容】
訪問介護サービスの提供の際に必要な業務委託契約書の電子化を考えています。介護を受ける方のご自宅に訪問し、体調やご家族の予定を確認して契約内容(サービス内容、頻度等)を決定しています。その流れを変えずに電子化するのにタブレットを利用できないかと考えています。ただ、最後の押印部分の運用イメージができていません。画面へのサインでも良いのか、印刷して紙に押印をもらう必要があるのか、そもそもタブレットで良いのか等ご助言いただけたら幸いです。

今回のお客様のご要望であれば、タブレットでの契約が適していると思いましたので、ペーパーレスでの運用についてご説明させていただきました。

2. 紙とハンコでなくとも契約できる

実は押印なしでも契約は可能です。法律的には両者の意思表示があれば形式を問わず、口頭確認等でも契約は成り立ちます。契約書を書く目的は、契約内容を証拠として残し、当事者間でのトラブル発生を予防するためなので、紙である必要はありません。携帯電話/保険/金融機関の契約等は、紙への押印の代わりにタブレット画面への電子サインで運用されている例も多くあります。
(※参考：「ハンコ・紙」やめませんか？ ～ ①契約自由と電子取引 ～)
結局どんな証拠を残すかは、訴訟等のリスクをどこまで考慮するかによります。押印の代わりに電子サインがありますが、多額の金額が動くような契約であれば電子署名+タイムスタンプで証拠力を付与したりします。

3. 押印に代えてタブレットでの電子サインへ

今回のケースは、サービス業者とそのお客様との契約なので、電子署名やタイムスタンプを付ける程でもないが、少しでも証拠力がある方が良い、とのことでした。そのため、押印に代えて筆跡情報を持った電子サインをご提案しました。タブレットでの電子サインは位置情報や記入時間、さらに筆順や筆圧を付与できるため、証拠力を高めることができます。
お客様は推進局への相談に加え、法務部や顧問弁護士にも問題ないことを確認し採用いただきました。

4. まとめ

契約書の押印をどうするかというお客様のお悩みは無事解決することができ、安心して契約書を電子化していただけました。タブレットでの契約に変えたことで、頻繁にあった記入漏れによる契約内容の確認もゼロになり、スキャンしてPDFにしていた時間も削減できたとのことです。
今回はサービス業の契約業務についてご紹介しましたが、その他の契約業務も共通です。ぜひ、紙+ハンコからタブレット+電子サインの契約に変えてみてはいかがでしょうか。
タブレットによる契約をご検討の方には、契約レベルに応じた電子サイン(筆跡情報有無)を選べるタブレット帳票ソフトウェア「BIP Smart」がオススメです。
これからも、ペーパーレス推進局に寄せられるお悩みに応えていきたいと考えていますので、また何かお役に立てそうな情報があれば、コラムにて発信していきたいと思います。