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工場事務所の移転を契機に、ペーパーレス化を実現

工場の事務所を新建屋に移転する予定が決まっていたが、紙文書がキャビネットいっぱいに溢れていたQ社様。会社の先駆けとなるペーパーレスオフィスを実現し、モデル工場を目指すことを目標に掲げ、推進しました。



お客様の課題

新社屋にふさわしいペーパーレスオフィスの実現による働き方改革を推進したい

紙を減らして新しい事務所のスペースを有効活用したい

ファイルサーバーとして使っているBoxを文書の保存と共有にも活用したい

PFUのご提案・取組

短期間でのペーパーレスの実現と文書情報の共有を推進

01 ペーパーレスオフィスを実現するための仕組み作りを支援

~オフィスドキュメトマネージメントサービス(ODMS)をご提供~
PFUが自社オフィス移転をした際に実現した方法を元にマニュアル化した「ペーパーレス実践メソッド※1」に従い、下の図のように文書の整理を行いました。
また、机上に仕分けされた電子化対象の文書に対して、お客様自身が実施する紙文書電子化の仕組み作りを支援しました。

※1: PFUがオフィス移転で『紙文書92%削減』を実践し、ペーパーレスオフィスを4年以上継続している方法

02 Boxの有効活用を支援

ファイルサーバーとして使っているBoxの有効活用を図るため、簡単にメタデータが付けられる登録ツールと少ないストレスで検索できる検索ツールを基本機能としたオフィス文書管理システム for Boxをご提供。これにより文書閲覧の効率化と情報共有を促進します。


導入のポイント

4ヶ月間の短期間でのペーパーレスを実現

「ペーパーレス実践メソッド」とPFUの運用サポートにより、社内文書の体系を整理。文書管理ガイドラインとして策定し、工場内におけるルール化を実現しました。これに従って4ヶ月という短期間で紙文書を削減できました。また、社員のペーパーレスに対する意識を習慣化につなげ、業務効率の向上を進めていきました。


「オフィス文書管理システム運用サービス」で継続的なペーパーレスを運用

文書管理ガイドラインに従った文書の長期保存を実現します。

※電子化した紙文書とファイルサーバの電子文書を対象に、PFUが社内で実践している文書の長期保存を行う管理方法を体系化

導入効果

紙文書の大幅な削減によりペーパーレスオフィスが実現でき、キャビネットスペースをコミュニケーションスペースとして活用できるようなりました。また、Boxを利用したオフィス文書管理により、文書情報の活用が図れることで知的生産性が高まりました。さらに、全社の先駆的モデル工場として他事業所への展開が進められ、全社の働き方改革が加速しています。

当社調べによる想定数値


お客様概要

業種 製造業(工場)
従業員数 約600名
対象部門 製造部門


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