1. ホーム > 
  2. ソリューション&サービス > 
  3. サービスインテグレーション > 
  4. お客さま事例 > 
  5. ペーパーレス化されたオフィスと文書管理システム導入で働き方改革の第一歩が踏み出される

ペーパーレス化されたオフィスと文書管理システム導入で働き方改革の第一歩が踏み出される

2年後の本社オフィス移転が決定したのを契機に、ペーパーレスオフィスへの取り組みをスタートしたO社様。社内でワーキンググループを立ち上げて推進するも、なかなか成果を出すことができずにいました。



お客様の課題

自社内でペーパーレスに取り組むも途中で立ち消え状態に

複数フロアに分かれて業務を行っていたO社様においては、フロアの違いがコミュニケーションを分断する要因になっていました。オフィス移転の際には、全部署がワンフロアに集結できるよう、総務部を中心にワーキンググループを立ち上げ、ペーパーレスオフィスを目指した取り組みをスタートしました。不要な文書の廃棄など行なっていましたが、どの様に整理したらよいのかわからずその先がなかなか進みませんでした。また、今までになかったフローが日常の業務に加わることに、『なぜこんなことをやるのか』という声も上がり、いつしかプロジェクトは立ち消え状態に。理想の形が見えず、自社単独での取り組みに限界を感じていました。

PFUのご提案・取組

実績豊富なオフィスドキュメントマネジメントサービス(ODMS)で推進

01 ペーパーレスオフィス実現サービスで具体的な計画作り

PFUが自社オフィス移転をした際に実現した方法を元にマニュアル化した「ペーパーレス実現メソッド※1」に従い、文書ガイドライン策定→保有文書の調査→机上での仕分支援を実施し、紙文書の整理を行いました。
また、机上に仕分けされた電子化対象に対して、お客様自身が実施する紙文書電子化の仕組み作りを支援しました。

02 オフィス文書管理システム※2運用サービスで継続的なペーパーレス運用

長期的な文書保存と、誰でも簡単にできる検索機能による利便性を追求したシステムとして、Office 365を活用しました。

※1: PFUがオフィス移転で『紙文書92%削減』を実践し、ペーパーレスオフィスを4年以上継続している方法
※2: 電子化した紙文書とファイルサーバの電子文書を対象に、完成文書を長期保存していくPFUが実践する管理方法


導入のポイント

文書の取り扱い方を全社統一ルール化

実践メソッドに従い、社内文書の体系を整理。文書管理ガイドラインとして策定し、全社統一ルール化を実現しました。


オフィスペーパーレス化の支援

業務が完了した文書を「廃棄」「倉庫保存」「電子化」に分類。電子化対象の文書を明確にし、電子化サービスにより、お客様自身が無理無く確実に電子化する環境を整えました。押し付けではなく、お客様の自主性を醸成するよう支援することで、スムーズなオフィスのペーパーレス化が実現しました。


ペーパーレスを維持し、働き方を変えていくシステム提供

オフィス文書管理システムへの紙文書の保存により、全社統一の文書活用が可能となりました。検索時間の削減、保存スペースの削除、会議のペーパーレス化等働き方の大幅な改革を後押しした事で、現場のやらされ感を払拭し、積極的な取り組みに変化しました。

導入効果

約1,000冊分の紙文書情報が、オフィス文書管理システムに格納されたことで、文書検索時間が飛躍的に向上し、働き方の改革につながりました。効果が出たことで、次はテレワークを見据えた「どこでもオフィス」への取り組みがスタートしました。

当社調べによる想定数値


お客様概要

業種 情報・通信業
従業員数 約1,000名
対象部門 コーポレート部門


お問い合わせ