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RPAとOCRの組み合わせで事務処理の生産性向上を実現

製造業B社様の購買部門においては、商談拡大に伴い外部購入品も増加し、それに伴う事務処理作業に多くの時間を割いておりました。
そこで工数削減・生産性向上の実現に向け、事務処理の自動化を検討するために、RPAの適用に着手することになりました。




お客様の課題

「紙」と「人手」に頼る業務から脱却したい

購買部門での事務処理件数は年々増加している一方、取引量により全体の7割はまだEDI化されていなく、紙による手作業で処理されていました。紙の納品書は問合せ対応用に、外部倉庫に保管しておく必要があり(約500箱)、「紙」と「人手」に頼る業務から脱却できていない状況となっていました。
また内部統制とCSRという観点から、間違えを防ぐためにチェック機能の強化を行う必要があり、更なる工数増大となっていましたが、スタッフの増員も難しい状況でした。

PFUのご提案・取組

納品確認業務をターゲットにRPA※1とOCRを組み合わせた3種のドキュメント関連サービスをご提案

01 トータルキャプチャーサービス(OCR)をご提供

日本語手書き入力に対応した、OCRソフトウェア「DynaEye※2」を活用。文字認識率が高く活字項目はほぼ100%。
手書き項目は80~98%(項目単位)の認識率で、誤認識した内容は専用画面で簡単に修正することができます。

02 RPAサービスをご提供

日本語サポートが充実し、メンテナンスが容易なRPAソフトウェアを活用。
基幹システムに手を入れることなく、業務プロセスを自動化。
スモールスタートが可能で効果を実感しながら、適用業務を拡げていくことができます。


03 ドキュメントファイリングサービスをご提供

電子化した納品書は、キーワードを付与して文書管理システムにてセキュアな環境で一元管理。
情報の共有が図れ、問合せの際、検索に要していた時間が削減されます。

※1:ロボティック・プロセス・オートメーションの略称
※2:PFUが提供する高精度な文字認識を実現する業務用OCRソフトウェアです。


導入のポイント

帳票改訂でOCR認識率が向上し、修正作業が削減

枠外への記入、歪みのあるFax、西暦/和暦混在による認識エラーという問題に対して、PFUが培ったOCRノウハウを活かし、認識率が向上する様に帳票を改訂。文字修正率が5.8%から1.7%と1/3に削減され、作業スピードがアップしました。


人的作業ミスが削減され、新たな時間を創出

購買システムへのエントリーは、絶対間違えられない重要な作業です。しかし、単純作業の繰り返しであったり、人手で行う事で間違えも起きやすく、それに伴う手戻り等のムダな作業が増えることにつながります。人的作業の工程をRPAの導入で自動化することにより、作業ミスがなくなり単純作業から解放され、創出された新たな時間で別の業務遂行が可能となりました。


電子化で業務をスピードアップ

今まで箱ファイルに保管されていた納品書は、電子化され文書管理システムに一元管理されたことで、検索スピードがアップし、問合せに対して迅速な対応が可能となりました。

導入効果

年間約700時間の工数削減

購買システムへのエントリー作業と、納品書の文書管理システムへの保管作業の自動化、並びに納品書の検索時間が短縮されたことで、年間約700時間の工数削減につながりました。
事務作業が自動化され、人の手を介さない業務改善により、新たな時間が創出でき他業務に振向けられるようになったことで、業務効率化が図れ、働き方改革につながりました。
今後は、更なるRPA適用業務の拡大を図っていきます。

当社調べによる想定数値


お客様概要

業種 製造業
従業員数 約4,500名
対象部門 購買部門
対象業務 納品業務


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