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オフィス移転を契機に、ペーパーレス化からはじめる働き方改革を実践

ICTを活用した一歩先行く「働き方改革」の推進を打ち出されたI社様。テレワーク勤務制度導入による「事務所」「自宅」「サテライトオフィス」といった「場所を選ばず、仕事ができるオフィス」の実現に取り組まれています。




お客様の課題

オフィス移転を契機に、文書を整理。フレキシブルな働き方ができる環境を整えたい

事務所の再編によりオフィスの移転を計画されていたI社様。これまでのオフィスに束縛されない、通勤時間の無駄を省くといった働き方改革の構想のコンセプトをお持ちでした。既にフレキシブルな働き方ができる制度・環境が整備され実行段階に入っていらっしゃいました。そこで、「書類を整理・電子化すればテレワークも可能になり、空いたスペースを有効活用できる」とご提案し、ペーパーレス化からはじめる計画策定・実行を支援致しました。

PFUのご提案・取組

オフィスドキュメントマネジメントサービス(ODMS)「ペーパーレス実践メソッド」をご提供

PFUのペーパーレス実践メソッドとはPFUがオフィス移転を実践した際「紙文書80%以上削減」「キャビネット40%以上削減」を実現した方法をもとにマニュアル化したものです。
ペーパーレス化へのフェーズは大きく分けて3つ。

01 文書管理ガイドライン策定

お客様での文書の取り扱いについて「ガイドライン」を設けます。

02 調査

オフィス内に紙文書がどれだけあるかを洗い出します。
特に、全社員が取り組めるようにわかり易く、迷いが生じないように独自の調査票で洗い出しを致します。
これにより対象となる紙文書の総量が素早く把握できます。

03 分析・処遇決定(机上仕分)

調査票の回答にもとづき、紙文書の片づけ方を決定します。
その方法は「廃棄」「倉庫保存」「電子化後廃棄」「電子化後保存」「そのまま」です。
PFUが自ら成功したペーパーレスの状態にお客様のオフィスの状態を近づけるようにアドバイス致します。



導入のポイント

成功事例の見学により、完了後イメージを明確に

期待が持てる取り組みであっても、ゴールが見えないと不安を感じるものです。I社様の場合、ペーパーレス化に成功したPFUのオフィスへ見学にいらっしゃいました。これにより、お客様のペーパーレスオフィスの目標が明確になりました。


ペーパーレス化への道筋がわかり成功を確認

プロセスに応じて段階的に進めることができる実践メソッドは、全社員が無理なく簡単に実行できることがわかりました。このように、成功への道筋に確信が持てました。

導入効果

ペーパーレス化により、場所を問わず書類の参照ができ、働き方改革を加速させる環境が整いました。
移転先オフィスでは、席を固定しない「フリーアドレス制」を採用。従来、大量の紙文書を保管していたキャビネットが削減され、余裕が生まれたスペースを活用し、打ち合わせエリアを充実しました。さらにサテライトオフィスとしての機能も実現できました。社員がリラックスして働き、かつ社員同士のコミュニケーションの活性化につながるオフィスが実現できました。

当社調べによる想定数値


お客様概要

業種 製造業
従業員数 約33,000名


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