購買業務のデータエントリー作業
OCRソフトを活用して大幅に効率化

海外から原料を仕入れることが多いE社様では、1ヶ月に取り扱う請求書・インボイスは計1,000件にのぼります。
処理業務の工数削減に向け、帳票の電子化へと踏み出すことになりました。

お客様の課題

購買部門では、請求書300件 / 月、インボイス700件 / 月の処理を、品目・取引先・工場ごとに集計し、金額などを手入力でデータエントリーをしています。そのため、作業に時間がかかっており、作業効率化を図り、情報分析により多くの時間を費やしたいと考えていました。

非定型の帳票を認識可能なトータルキャプチャーサービスをご提供

請求書・インボイスの電子化への工程は、次の2点がポイントとなります。

取引先ごとに帳票形式が異なり、内容の扱い方が個々に違うため、担当者の経験値に依存する運用になっていました。そこで、どの担当者でも同じ作業ができるように、取引先ごとにOCRする項目を定義して、データエントリー作業の標準化を図っています。

スキャナーや複合機により、スキャンされた帳票データは「ABBYY FlexiCapture」でデータ化を行います。定型・非定型混在の請求書をスキャンし、請求書の明細書までデータ化。データは取引先名や金額などの情報を確認し、CSV形式に出力します。

※自動文書分類及び文書キャプチャを行う文書処理ソフトウェアです。

帳票のOCR認識精度はもちろん、スキャナーの使用感・操作性などを、本番導入前に試用期間を設け体験。業務全体の流れまで確認でき、スムーズに運用を開始できました。

OCRを活用する際、気になるのは認識率の高さ。項目ごとに詳細な設定ができることが「ABBYY FlexiCapture」の特徴です。例えば、確実に読み取りたい文字は事前にコード化されたマスターデータとの連携を設定することで、正確な情報のデータ化をする事ができます。

照合作業に関しては、入力者とは別の人間が確認するダブルチェック体制をとっていました。OCRの活用により一人の担当者が、帳票とOCR結果を照らし合わせて確認することで、ダブルチェックを行ったことになります。照合時間が短縮され、確認漏れやミスの低減にもつながりました。

請求書・インボイスの帳票をスキャナーで電子化し、帳票を見ながら手入力で費やしていた工数を削減。
データエントリーでの、大幅な作業工数削減により効率化が図れ、働き方改革につながりました。

当社調べによる想定数値

業種	製造業
従業員数	約5,500名