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働き方改革の推進に向けたペーパーレスオフィスを実現

業務の効率化に向け「働き方改革」に取り組まれているA社様。様々な仕組みとシステム化を進めていますが、電子データで業務をまわすには「ペーパーレス化」が必須と考えていらっしゃいました。




お客様の課題

どこでもオフィスや紙文書からの脱却といった働き方改革を進める上でペーパーレス化を図りたい

本社のオフィス移転を控え、オフィススペースの効率的運用、及び輸送コストを削減する目的もあり、トップが「ペーパーレスオフィスの実現」の方針を打ち出しました。
その命を受けたのは、企画部門並びに情報システム部門。「働き方改革の先行部門として成果を出す」という目標を与えられたものの、企画部門のスタッフは何から着手すればいいのか、どのように進めていけばいいのかわからない状態でした。

PFUのご提案・取組

オフィスドキュメントマネジメントサービス(ODMS)「ペーパーレス実践メソッド」をご提供

PFUのペーパーレス実践メソッドとはPFUがオフィス移転を実施した際「紙文書80%以上削減」「キャビネット40%以上削減」を実現した方法をもとにマニュアル化したものです。
ペーパーレス化へのフェーズは大きく分けて3つ。

01 文書管理ガイドライン策定

お客様での文書の取り扱い方について「ガイドライン」を設けます。

02 調査

オフィス内に紙文書がどれだけあるかを洗い出します。特に、全社員が取り組めるようにわかり易く、 迷いが生じないように独自の調査票で洗い出しを致します。
これにより対象となる紙文書の総量が素早く把握できます。

03 分析・処遇決定(机上仕分)

調査票の回答にもとづき、紙文書の片づけ方を決定します。
その方法は「廃棄」「倉庫保存」「電子化後廃棄」「電子化後保存」「そのまま」です。
PFUが自ら成功したペーパーレスの状態にお客様のオフィスの状態を近づけるようにアドバイス致します。



導入のポイント

ペーパーレス習慣化の定着

外部にすべてを任せてペーパーレス化を実現しても、その後の運用がスムーズに進まない。そこで「自社で行うことで今後の習慣化につながる」という考えの元で必要に応じて、PFUのエキスパートメンバーの支援を得ながら自ら実践を行いました。


意識改革の促進

ペーパーレスオフィスが定着する事で、業務のフローが変わり業務効率化に繋がります。効率化された時間が、創造する時間に変わり、更なる改善活動へと社員の意識に変化が現れます。さらに「変わらなくてはいけない」と意識改革を促し、自律的な変革につながる仕事の取り組みに期待が持てます。

導入効果

紙文書 87%削減 キャビネット 72%削減(作業期間3ヶ月)

キャビネット、ファイルが削減されたことで、オフィス移転時の輸送コストの削減に加えて、キャビネットのスペースを、コミュニケーションスペースとして活用できるようになりました。打合せを行うスペースが増え、社内コミュニケーションが生まれる空間が拡がり、知的生産性が高まっています。先行部門での期待以上の効果があらわれ、全社展開の成功に向け確信が持てました。

当社調べによる想定数値


お客様概要

業種 流通小売業
従業員数 約6,000名


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