e-文書サービス（e-文書ソリューション）導入事例
株式会社エムティーアイ様

PFUのe-文書ソリューションがペーパーレス化を支援
ワークスタイル変革と業務効率改善を目指す

コンテンツ配信事業を手掛ける株式会社エムティーアイはワークスタイル変革と業務効率の向上を図るため、経理分野でのe-文書法(電子帳簿保存法)対応を積極的に進め、在宅勤務などのワークスタイル変革や監査等への対応工数削減など業務効率の改善に取り組んでいる。e-文書ソリューション導入で書類を探し出す工数が大幅に削減され、書類の電子化により電子承認が促進され、働く場所の選択が広がる。

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“ペーパーレス化”がさまざまな課題解決のキーポイントに

時代や世の中の変化に機敏に対応するビジネス展開で成長を続けてきた株式会社エムティーアイ。そのような成長を支えてきた要因の1つが"若い世代のスタッフ"だ。

しかし、「若い世代が多いと、どうしても出産や育児などで休まざるを得ない状況が多く発生します」と語るのは、上席執行役員コーポレート・サポート本部副本部長兼経理部長の沖野俊彦氏だ。できるだけ休まずに、働きやすい環境を作ろうと経理部では小さい子どもがいる女性に在宅勤務をしてもらったことがある。しかし紙の書類をやり取りしているとどうしても途中で"印鑑"が必要になり、書類の多い経理部ではなかなかスムーズに業務が進まない。経理書類を始めとしたさまざまな書類の電子化、すなわちペーパーレス化の必要性を強く認識したのはこのような背景もあった。

また、上場企業ならではの悩みもある。監査法人の監査や内部監査室の監査が四半期に1度あり、経理担当者はその度に書類を探し出さなければならない。また、数年に1度税務調査もあるが、グループ会社の経理も本社で行っているため、税務調査が毎年あるような状態である。これらへの対応工数の削減が重要だと考えている。

もし会計システムから関連するすべての書類やデータが電子化して閲覧できるようになれば、監査や調査の担当者にシステム権限と端末を与えればそれで済む。経理スタッフは書類探しに奔走する必要がなくなり"本来やるべき業務"に集中することができる。

さらに経理伝票の保存場所の問題も切実だ。処理済書類2年分でキャビネット30本あまりの量になる。同社が経理伝票の電子化を進める背景にはこのような課題も存在した。

システムから直接経理伝票を確認できるメリットを実感

「OnBase(注)を使ったe-文書ソリューションを選択した一番の理由は、今の会計システムに手を加えることなく、会計システム側からOnBaseのドキュメントデータを直接見にいけるところです」と語るのはコーポレート・サポート本部経理部マネージャー岸武氏だ。文書電子化システムは他にも多数あるが、文書データが分散してしまっては閲覧性が落ちる。その点OnBaseなら各システムから直接ドキュメントデータにアクセスできるので、ドキュメントデータをOnBaseに集約してそれを外部から利用するようにすれば良い。データ共有も図れて業務システム側もほとんど手を加える必要がない。

• (注) PFUが提供する紙文書をはじめとした大量のコンテンツを統合管理し、業務の効率化にフォーカスしたソフトウェアです。

「ERPのような基幹システムで一元管理する企業も多いのですが、当社はむしろ分散しておいた方が良いという発想を持っています」と沖野氏は言う。同社はこれまでさまざまな状況の変化に素早く対応することで成長を遂げてきた企業だ。"柔軟で発想力豊かな適応能力"が一番の強みである。従って自ずと業務内容も激しく変化する。そのような変化に対応するには、重厚長大な基幹システムではスピードが追い付かない。このような理由から、OnBaseのようなオープンなシステムを使って分散型のシステムを構築しておいた方がコスト面でもビジネス面でも有利だと考える。

電子帳簿保存法対応を開始したのは2017年1月だ。電子帳簿保存法に準拠しタイムスタンプを付与した形式で、請求書や領収書そして支払依頼書をPDF形式で電子保存している。そして各申請書に採番された伝票番号をキーに会計伝票と紐付けることで、会計システム上で伝票番号をダブルクリックするだけで請求書や領収書などを即座に確認することができる。

今後は、さらにそのドキュメントをクリックすると、契約書や注文書まで遡って閲覧可能になるようOnBaseのオプション機能を使って実現する予定だ。キーとなる伝票番号は処理の際にシステムから発行される帳票の番号をOCRによって自動的に読み取ることで、OnBaseへの登録作業を効率的に行っている。稼動してからまだ日は浅いが、実際に会計システムから直接伝票データを確認できることの利便性はすでに実感できている。

キャビネットに収まらない書類は外部倉庫に保存しているが、「外部倉庫に保存している書類は探すことを前提として保存していないので、必要な時に目的の書類を探し出すのは一苦労」だと沖野氏は言う。それもe-文書ソリューションでデータ化することによって情報の検索性が格段に向上し、わざわざ倉庫まで出かけて行って1枚の書類を探し出す、というような苦労も早々になくなるだろう。

OnBaseによるe-文書ソリューションのメリットは利便性や工数面だけではなく、保存場所確保のための地代家賃や外部倉庫の利用料などのコストの削減にも直接つながるものだ。現在保存している電子帳簿保存法に対応する以前の書類を一気に廃棄することはできないが、e-文書化を進めるとともに保存期間が経過した書類を処分していくことで着実にコスト削減につながっていく。

e-文書ソリューション概要

さらなるワークスタイル変革への挑戦

既存システムの改修がほとんど必要なかったこともOnBase採用のメリットだ。結果的に社内の業務フローもほぼ変更する必要がなくe-文書ソリューション導入に対する社内反発もなかった。とは言え課題が無いわけではない。

電子帳簿保存法に準拠させなければならないこともあり、想定以上にチェック工数が大きかったことが課題となっている。漏れなく間違いなくすべての対象の伝票類が正確に電子データとして登録されているかの確認作業を、全件経理部門で行っているので工数負荷が大きい。「今後もう少し効率的な方法を考えていかなければならない」と岸氏は考える。

お二方が中心となって今回のプロジェクトを推進された

そして当面のゴールは、同社が期初に目標としたようにe-文書ソリューションの対象を現在の請求書や領収書からさらに広げて、契約書や稟議書までシームレスに閲覧できるようすることだ。「クリック1つで必要な情報のすべてがパッと出てくる。そこまで到達できれば他の部門でも使いたがるはずですので全社展開する予定です。経理データだけではなく、その他の必要な情報が部門間を通して横串で瞬時に確認することができるようになります」と、これからのビジョンを語るのは沖野氏だ。

ペーパーレス化によって、"場所にとらわれない働き方"を推進することにより、在宅勤務を始めとしたさまざまなワークスタイル変革を行うことで優秀な人材を確保できる。「世の中が変化しているのに自分たちが変わらない方がむしろリスク。常にどんどん新しいことを取り込んでいくのが当社の社風です。前例のないことをやってこそ意味があります」と沖野氏。エムティーアイのワークスタイル変革への挑戦はこれからも続く。

企業概要

※本記事は2017年5月に取材した内容を基に構成しています。記事内のデータや組織名、役職などは取材時のものです。
※「e-文書サービス」は「e-文書ソリューション」、「業務支援パッケージエンタープライズ」の後継商品です。

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