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ソリューション

OCRは受信したFAXも読み込み可能!人件費削減の実現について解説

2020.4.8

受信したFAXのデータにOCR処理を行えば、面倒なデータ入力作業を省力化できます。RPAとの連携により、さらなる自動化も可能。人件費削減だけでなく、コア業務への集中で企業力の強化にもつながるでしょう。

今回は、FAXとOCRの組み合わせによる業務効率化について解説します。

FAXの読み込みも期待されるOCR技術

現在のOCR技術では、通信や印字の品質といった条件()が揃うことでFAX受信した帳票の文字認識・データ化が行えるようになってきています。定型フォーマットの帳票などはチューニング次第で精度を高めることも可能。データエントリの時間短縮・効率化に役立ちます。

OCRの進化はAIが決め手

それでは、なぜこれまでFAXのOCRは実用化されていなかったのでしょうか。

OCRの技術自体は1930年頃から存在しています。画像の文字を認識・データ化できる技術として注目されていましたが、「実用化できる段階ではない」といわれることも少なくありませんでした。その最もたる要因が「文字認識精度の低さ」です。OCRによって読み込んだデータは、ほとんど使えるものではありませんでした。

そうしたOCRの評価を大きく変えているのがAIです。OCRとAIには高い親和性があり、相乗効果によって従来では考えられないほど高い文字認識精度が実現できるようになってきています。最終的なチェックは依然として必要であるものの、現在では業務に活用できる技術として評価されています。

手書き帳票のデータエントリは自動化の時代に

注文書や申込書などがFAXで送られてくる場合、手書きで数量・詳細が記載されるケースも少なくありません。以前までのOCR技術では、手書き文字の解析は困難といわれていました。
しかし前述のとおり、OCR技術発展はめざましく、手書き文字でもある程度まで文字認識が行えるようになってきています。将来、人力で行っていたデータ入力が完全に自動化されれば、大幅な生産性アップにつながるでしょう。

  • FAXの印字品質は本体スペックに依存するため、場合によってはFAXの入れ替えが必要になることがあります

OCR・FAX・RPAを組み合わせて作業の自動化が実現?

OCRとのシナジーにより大幅な業務効率化を実現するのが「RPA(Robotic Process Automation)」です。「デジタルレイバー(仮想知的労働者)」とも呼ばれるこの技術は、人間の仕事を代替できるシステム・ツール、あるいは概念そのものを意味します。これまで人間が行っていた定型業務を代わりに行うことで、業務効率化に大きく貢献すると考えられている仕組みです。

OCR×RPAによる業務効率化

帳票などのドキュメントがFAXで届く場合、記載内容を基幹システムに入力する必要があります。OCRが処理するのは、記載内容のデータ化のみ。そのため、データ化された記載内容を基幹システムに手入力する手間が発生します。

RPAをOCRと連携すれば、データを自動的に基幹システムへと取り込むことができる可能性があります。人間が介在するのはOCRによる文字認識のチェック作業のみ。業務効率が大幅に改善されるだけではなく、手入力によるヒューマンエラーも回避できます。

人件費を削減することも可能に

上述した自動化が実現されると、人的リソースを有意義に使えるようになります。それまで帳票の確認、基幹システムへの入力に多くのリソースが割かれており、結果として残業が発生しているケースも多々あるでしょう。
煩雑な業務をOCRとRPAで自動化できれば、生産性の向上によるコストカットにもつながり、結果として組織全体の利益アップが実現できます。

空いたリソースはコア業務へ

自動化により生まれたリソースの余裕を、人間にしかできないコア業務へ回すことも選択肢のひとつです。
FAX情報の確認作業や入力作業は売上や利益につながる仕事ではありません。それらを自動化システムに任せてコア業務に人的リソースを集中させれば、自社の強みをさらに強化できます。

このように、OCR導入によるメリットは業務効率化にとどまりません。活用方法によっては、コスト削減から企業力の強化まで実現できるでしょう。

まとめ

企業間コミュニケーションのIT化が進むなか、日本に残るFAXを使った受発注は非効率な慣例として以前より問題視されていました。一方で、いくつかの業界では取引先との関係性から簡単にFAXを廃止できないのも事実です。

FAXからの入力自動化は通信や印字の品質といった条件が揃うことが必要ですが、当社イメージスキャナーfi-7300NXと「PFU Smart Capture Service」を組み合わせると、FAXを使った発注作業と同じ操作感で送信、受信側は高精度に文字を認識でき自動化を実現できます。
ぜひ一度ご検討ください。