仕事の効率をアップさせるOCR機能のさまざまな利用法を解説

OCRってそもそも何？

OCRというのは、「Optical Character Recognition/Reader」の略で、和訳すると「光学的文字認識」になります。つまり、印刷された文字をスキャナーやデジタルカメラで読み取った画像から、テキストデータに変換する技術のことです。

例えば、膨大な紙の資料をスキャナーとOCRで電子化することで資料を手軽に持ち運びでき、OCRによってテキストデータ化されているので必要に応じた資料をすぐに閲覧することできるようになります。

スキャナーとOCRの導入で期待できる効果

スキャナーとOCRを組み合わせると、主に3つの効果が期待できます。

1つ目は、紙の資料をデータ化して活用できます。資料の文字をデータ化することで、流用して新しい資料を作成することができます。

2つ目は、書類保管の効率化です。紙の資料や書類はスペースを取るだけではなく、年月と共に色あせたり文字が消えてしまう場合もあります。スキャナーを活用して紙の資料をデータ化してしまえば、継続的に保管ができ、保管スペースに困るようなことがありません。

3つ目は、資料検索の時間短縮ができます。紙で保管していると、膨大な資料の中から探し物を見つけるのは時間も手間もかかります。しかし、OCRで文字をデータとして取り込んでおけば、簡単に検索ができます。

OCRの主な5つの比較ポイント

1つ目は、文字を読み取る「精度」です。読み取り精度が低いと、あまり便利さを感じないでしょう。やはり精度の高いものを選んだ方が訂正などの手間も少なくなり、業務の効率アップにもつながります。

2つ目は「対応言語」です。認識したい言語に対応しているものを選ぶ必要があります。多くの言語に対応しているOCRソフトもありますが、一般的に日本語の文書なら日本のベンダーのOCRソフトをおすすめします。

3つ目は、「認識時間」です。無料のソフトは認識時間が有料ソフトよりも遅い傾向があります。サクサクと業務をこなしていきたい場合は、有料のソフトがおすすめです。

4つ目は、「ファイルの入力・出力形式」です。よく利用するファイル形式が対応しているか、対応しているファイル形式の種類の数、モバイルデバイスからの入力の可否、他のアプリなどへの転送の可否など、OCRの運用を想定して精査する必要があります。

最後は、「対応する文字の種類」です。活字や手書き文字、バーコードなど用途によって選択が可能です。

スマホカメラで撮影して翻訳

LINEのOCR機能では、印刷された文字をカメラで撮影をすると、文字データとして抽出できます。さらに、抽出した文字データを翻訳することができます。

Microsoft OfficeのWord/Excel形式に変換して再編集

紙でしか持ち合わせていない資料などをOCRで読み取り、そのデータをWord・Excelなどさまざまな形式に変換可能です。最初からデータを作り直す手間も省け業務効率のアップが期待できます。