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ソリューション

仕事の効率をアップさせるOCR機能のさまざまな利用法を解説

2020.3.27

書類に書かれていることを画像ではなく、テキストデータとして取り込みできたら便利だな、と思ったことはありませんか。そのような場合は、OCR機能を搭載したツールを使えば、文字をテキストとして取り込むことが可能になります。書面を見ながら手入力でデータ化するのは手間がかかりますが、OCRを利用することで文字をテキストデータとして取り込むことができるので、業務効率がアップします。ここでは、OCRの機能を中心に詳しく解説します。

格段に仕事の効率がアップするOCR機能の解説

近年では、ペーパーレス化によりさまざまな書類や資料がデータで受け取ることができるようになりつつあります。しかし、依然として紙で情報を受け取るケースも少なくはありません。そこで文字をデータとして認識する便利な機能を備えたOCRが注目されているのです。

OCRってそもそも何?

OCRというのは、「Optical Character Recognition/Reader」の略で、和訳すると「光学的文字認識」になります。つまり、印刷された文字をスキャナーやデジタルカメラで読み取った画像から、テキストデータに変換する技術のことです。

例えば、膨大な紙の資料をスキャナーとOCRで電子化することで資料を手軽に持ち運びでき、OCRによってテキストデータ化されているので必要に応じた資料をすぐに閲覧することできるようになります。

スキャナーとOCRの導入で期待できる効果

スキャナーとOCRを組み合わせると、主に3つの効果が期待できます。

1つ目は、紙の資料をデータ化して活用できます。資料の文字をデータ化することで、流用して新しい資料を作成することができます。

2つ目は、書類保管の効率化です。紙の資料や書類はスペースを取るだけではなく、年月と共に色あせたり文字が消えてしまう場合もあります。スキャナーを活用して紙の資料をデータ化してしまえば、継続的に保管ができ、保管スペースに困るようなことがありません。

3つ目は、資料検索の時間短縮ができます。紙で保管していると、膨大な資料の中から探し物を見つけるのは時間も手間もかかります。しかし、OCRで文字をデータとして取り込んでおけば、簡単に検索ができます。

OCRの機能を比較して自社に合ったものを選ぼう

OCRのソフトはさまざまな企業が販売しています。各ソフトにより機能が異なるので、選ぶ際に迷うこともあるでしょう。比較する際に注目すべき5つの機能を紹介します。

OCRの主な5つの比較ポイント

1つ目は、文字を読み取る「精度」です。読み取り精度が低いと、あまり便利さを感じないでしょう。やはり精度の高いものを選んだ方が訂正などの手間も少なくなり、業務の効率アップにもつながります。

2つ目は「対応言語」です。認識したい言語に対応しているものを選ぶ必要があります。多くの言語に対応しているOCRソフトもありますが、一般的に日本語の文書なら日本のベンダーのOCRソフトをおすすめします。

3つ目は、「認識時間」です。無料のソフトは認識時間が有料ソフトよりも遅い傾向があります。サクサクと業務をこなしていきたい場合は、有料のソフトがおすすめです。

4つ目は、「ファイルの入力・出力形式」です。よく利用するファイル形式が対応しているか、対応しているファイル形式の種類の数、モバイルデバイスからの入力の可否、他のアプリなどへの転送の可否など、OCRの運用を想定して精査する必要があります。

最後は、「対応する文字の種類」です。活字や手書き文字、バーコードなど用途によって選択が可能です。

OCR機能は身近な場面で使われています

前述した基本的なOCRの機能を利用した、活用例を紹介します。

スマホカメラで撮影して翻訳

LINEのOCR機能では、印刷された文字をカメラで撮影をすると、文字データとして抽出できます。さらに、抽出した文字データを翻訳することができます。

Microsoft OfficeのWord/Excel形式に変換して再編集

紙でしか持ち合わせていない資料などをOCRで読み取り、そのデータをWord・Excelなどさまざまな形式に変換可能です。最初からデータを作り直す手間も省け業務効率のアップが期待できます。

高精度の文字認識機能を備えたOCRはPFUの製品がおすすめ

OCRの機能の中でも重要なのは、どれだけ高精度に文字を認識するかどうかです。PFUが販売している「PFU Smart Capture Service」は、AIを使用した準定型OCRや日本語の手書き文字など、今まで読み取りが難しかったものも高精度に抽出が可能となっています。

OCRには不向きだった文字の認識を向上させており、大変便利なクラウドサービスです。導入しやすいトライアルサービスや料金プランも用意されていますので、手軽にお試しいただけます。

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