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ソリューション

OCRとRPAを組み合わせて~それぞれの役割や連携してできることを解説

2020.3.27

近年、働き方改革関連法が施行されました。現在、日本は「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」や「働く人々のニーズの多様化」などの課題に直面しており、「働き方改革」を通じてワークライフバランスや、生産性の向上が急務になっています。

そんな中、注目されているのがOCR(Optical Character Recognition)やRPA(Robotic Process Automation)といった業務効率化を図るツールです。

今回はOCRとRPAそれぞれの役割や関係、連携してどのようなことができるのか、さらにAI-OCRによって実現できることなどをご紹介します。

OCRとRPAそれぞれの役割

OCRとRPAは、どちらも業務効率化を図るツールですが、具体的にはどのような役割を果たしているのでしょうか。それぞれ、詳しく説明していきます。

OCRの役割

OCRの役割は、画像化された文字やPDF化された文字、紙媒体に印刷された文字などをデータ化、つまりテキスト化することです。

OCRによってテキスト化された文字は、範囲選択や装飾、コピー、検索などができるようになり、文字情報として利用できるため、たとえば請求書等の帳票を目で見ながら手入力をするのではなく、内容を読み取ってコピー&ペーストすることができるようになります。

RPAの役割

RPAの役割は、ソフトウェアロボットによる業務自動化です。

具体的には、パソコンに入っているアプリなどを利用して、人間が行う作業を覚えさせることで、業務の自動化を実現するなどの役割を担っています。つまり、手作業でデータを入力している場合、その作業をコンピューターによって自動化することができるのです。

生産性の向上が求められている今、作業レベルの仕事をコンピューターに行わせ、人間は人間にしかできない生産的な活動をすることで、生産性の向上を図ることができるのです。

OCRはRPAによって重宝されている

RPAによる業務自動化で、生産性の向上が実現可能となっていますが、そこで欠かせないのがOCRです。ここでは、「OCRとRPAの関係」と「OCRとRPAの連携によって自動化できること」について詳しくみていきます。

OCRとRPAの関係

RPA単体でも、コンピューター内部のデータを活用する場合なら、問題なく自動化ができます。しかし、FAXなど紙文書に記載してある情報をデータとして取り扱う場合、コンピューターにデータとして存在しない情報のため、自動化しようと思っても物理的に難しいケースがあります。

このような場合、OCRとRPAを連携させることにより、それぞれ単体では実現できなかった自動化を実現することができるのです。

OCRとRPAの連携によって自動化できること

では、OCRとRPAの連携によって、具体的にどのようなことができるのでしょうか。一例を見ていきましょう。

  • 売上の自動集計

    店舗の売上データがFAXで送られてくる場合、そのFAXをOCRで読み取りテキスト化し、文字情報や数字データとすることで、RPAに表計算ソフトなどで自動的に集計させ、集計データを毎日レポートとして、全店舗に自動送信することなども可能です。

  • 事務処理の自動化

    購買部門などでの事務処理では、事務処理のすべてがEDI化されておらず、一部は紙による手作業で処理されているケースが多々あります。販売数が多くなるにつれて紙による事務作業も多くなるため、人材を確保するのは大変です。そこで、OCRとRPAを連携することで、購買システムへのエントリー作業と登録を自動化し、業務時間の短縮を実現できます。

    参考:https://www.pfu.fujitsu.com/workstyle/case_studies/case011.html

  • 支払業務の圧縮

    小売業などでは、仕入れの種類が多ければ多いほど支払い先も多くなり、請求書・納品書の会計システムへの入力をはじめとする支払業務の作業工数も大きくなります。このような作業は、決算・財務諸表分析といった本来の業務まで圧迫するものでした。

    しかし、RPAとOCRを連携して入力作業を機械によって自動化させることで、人が行うのは「確認作業のみ」とすることが可能になりました。従来の支払業務にかかる時間を1/3まで圧縮できている企業も存在します。

    参考:https://www.pfu.fujitsu.com/workstyle/case_studies/case012.html

RPAと連携すべきAI-OCRとは

AI-OCRとは、その名の通りAI機能を搭載したOCRで、ディープラーニングによってパターンを学習することが可能です。手書き文字などの認識率も高く、通常のOCRよりも高機能なOCRと言えます。

RPAで請求書データなどを自動入力させる際に、手書きの請求書などにも対応し、データをしっかりと読み取ることができるため、AI-OCRはRPAとの相性が良いと言えるでしょう。

AI-OCRが実現すること

最後に、AI-OCRが実現することを見ていきましょう。

異なるフォーマットの読み取り

RPAとの相性が良いAI-OCRですが、異なるフォーマットの帳票を読み取ることができ、レイアウトが異なっていても認識することが可能です。

通常のOCRでは、レイアウトが同じ帳票でなければ認識できないことが多くありましたが、AI-OCRはそれが可能となっています。

手書き文字の認識

AI-OCRの認識率は、通常のOCRと比べて格段にアップしており、手書き文字の認識率も高くなっています。

また、今では数字や文字、記号の違いなども認識できるAI-OCRが登場しており、さまざまな企業が生産性の向上を目指して導入しています。

まとめ

ここまで、OCRとRPAそれぞれの役割や関係、連携してどのようなことができるのか、AI-OCRによって実現できることなどをご紹介してきました。

今ではAI機能が搭載されたOCRによって、これまで考えられなかった「コンピューターによる自動化」を実現できる時代となっています。

PFUが提供するOCRは、きめ細かなチューニングを設定することができます。活字から手書き文字、バーコード、チェックマークまで幅広く対応しておりますので、導入をご検討中の企業様は是非ご相談ください。