Reclamando despesas de uma viagem de negócios

Digitalize recibos e salve-os como arquivos PDF. A quantia do recibo é extraída automaticamente para você poder copiar a quantia quando reclamá-la como uma despesa.

Visualização geral

Visualização geral

Esta seção explica como digitalizar os recibos que recebeu durante uma viagem de negócios e para reconhecer a quantia (texto) nos recibos como meta-informações, para reclamar despesas de uma viagem de negócios.

Os recibos podem ser digitalizados com o ScanSnap inserindo dois recibos de uma vez ou inserindo o documento seguinte enquanto o documento atual está sendo digitalizado. Estes métodos de digitalização são referidos como digitalizações duplas. O procedimento abaixo mostra um exemplo da inserção de dois recibos no ScanSnap de uma vez. Para obter detalhes sobre digitalizações duplas, consulte Digitalizando documentos inserindo dois documentos de uma vez ou inserindo o documento seguinte enquanto o documento atual está sendo digitalizado.

DICAS
  • Quando digitaliza documentos de tamanho pequeno que estão dobrados ou enrolados, como recibos, é recomendado que o documentos sejam digitalizados um a um.

    Especificando [Digitalização manual] para [Configuração do modo de alimentação] no painel tátil do ScanSnap evita as obstruções de papel, de modo que os documentos possam ser digitalizados sem nenhum dano. Para obter detalhes, consulte Digitalizando documentos que estão dobrados ou enrolados como recibos um a um.

  1. Prepare os documentos a serem digitalizados com o ScanSnap.

    Prepare os recibos que recebeu durante uma viagem de negócios.

  2. Abra a bandeja de entrada do AAD (tampa) do ScanSnap para ligar a alimentação. Segure o lado direito da bandeja de entrada do AAD (tampa) do ScanSnap e, depois, abra-a ou pressione o botão [Scan] para ligá-lo. Abra o guia de entrada do ScanSnap para ligá-lo.

    Abrindo a Bandeja de entrada do AAD (Tampa)

    Abrindo a Bandeja de entrada do AAD (Tampa)

    Abrindo a Bandeja de entrada do AAD (Tampa)

    Abrindo a Bandeja de entrada do AAD (Tampa)

  3. Segure o lado direito da bandeja de entrada do AAD (tampa) no ScanSnap e, depois, abra-a para ligá-lo.

    Abra a bandeja de entrada do AAD (tampa) totalmente de modo que o botão [Scan] acenda na cor azul.

    Quando a bandeja de entrada do AAD (tampa) estiver aberta, a extensão levantará automaticamente.

    Ligando o ScanSnap
  4. Abra a bandeja de entrada do AAD (tampa) do ScanSnap para ligar a alimentação. Segure o lado direito da bandeja de entrada do AAD (tampa) do ScanSnap e, depois, abra-a ou pressione o botão [Scan] para ligá-lo. Abra o guia de entrada do ScanSnap para ligá-lo.

    Abrindo o Guia de entrada

    Abrindo o Guia de entrada

  5. Pressione o botão [Scan] ou [Stop] do ScanSnap para ligar a energia.

    Pressionando o botão

  6. Prepare um perfil no ScanSnap Home.
    1. Clique no botão [Scan] no canto superior esquerdo da Janela principal do ScanSnap Home para exibir a Janela de digitalização.
      Windows

      Se a janela principal ainda não estiver exibida, consulte Para exibir a janela principal.

      Mac OS

      Se a janela principal ainda não estiver exibida, clique no ícone [ScanSnap Home] Ícone do ScanSnap Home na lista de aplicativos que aparecem quando clica em Launchpad na Dock.

       

    2. Clique em Ícone de adição de perfil para exibir a Janela [Adicionar novo perfil].
    3. Selecione [Despesas de viagens de negócios] na lista de modelos no lado esquerdo da janela.
      Windows

      Por padrão, as imagens criadas a partir do documento que digitalizou são salvas na pasta [Viagem de negócios].

      Se alterar o destino da gravação para imagens digitalizadas para um novo destino da gravação, especifique o novo destino da gravação em [Salvar em] em [Opções de gerenciamento].

      Se necessário, altere as outras configurações da digitalização.

      Mac OS

      Por padrão, as imagens criadas a partir do documento que digitalizou são salvas na pasta [ScanSnap Home].

      Se alterar o destino da gravação para imagens digitalizadas para um novo destino da gravação, especifique o novo destino da gravação em [Salvar em] em [Opções de gerenciamento].

      Se necessário, altere as outras configurações da digitalização.

       

    4. Clique no botão [Adicionar] para adicionar este perfil na lista de perfis na janela de digitalização.
    DICAS
  7. Na tela inicial do painel de toque, selecione o perfil que adicionou na etapa 3 da lista de perfis.
  8. Verifique se o perfil que adicionou na etapa 3 está selecionado na lista de perfis na janela de digitalização.
  9. Digitalize o documento com o ScanSnap.

    Esta seção explica o procedimento para efetuar uma digitalização com o Guia de recibos, que é útil para carregar vários recibos no ScanSnap ao mesmo tempo.

    Carregue vários recibos com larguras e comprimentos diferentes no ScanSnap e os digitalize ao mesmo tempo.

    Nesta etapa, insira dois recibos no ScanSnap e os digitalize ao mesmo tempo.

    Nesta etapa, coloque vários recibos no ScanSnap e os digitalize ao mesmo tempo.

    1. Coloque o Pad de digitalização no lado frontal do ScanSnap.

      Coloque o Pad de digitalização de modo que fique em contato com o ScanSnap.

      Colocando o Pad de digitalização
    2. Coloque documentos na área de digitalização do ScanSnap.
      Colocando vários documentos de uma vez
    3. Pressione o botão [Scan] para iniciar a digitalização dos documentos.

      Para continuar a digitalização, coloque os documentos seguintes a serem digitalizados e pressione o botão [Scan].

      ATENÇÃO
      • Não cubra as folhas brancas no ScanSnap com as mãos ou com outro objeto enquanto está digitalizando documentos. A reprodução de cores das imagens digitalizadas será afetada.

      • Não faça vibrar a mesa ou a secretária quando o ScanSnap estiver sendo usado nem mova os documentos enquanto ele estiver sendo digitalizado. Se fizer isso, pode distorcer a imagem digitalizada ou manchar a cor.

      DICAS
    4. Pressione o botão [Stop] para terminar a digitalização dos documentos.
    5. Selecione um método para salvar imagens digitalizadas na janela [ScanSnap Home - Digitalizando imagem e salvando arquivo] do ScanSnap Home.
      Windows

      Selecione [Recorta e salva a imagem de documento plano como é] e, depois, clique no botão [Salvar esta imagem].

      Mac OS

      Selecione [Plano] e, depois, clique no botão [Salvar esta imagem].

       

      DICAS
    6. Puxe a extensão e a bandeja de saída na bandeja de entrada do AAD (Tampa).

      Esticando a extensão

      Esticando a extensão

    7. Puxe a Bandeja de saída em sua direção.

      Puxando a Bandeja de saída em sua direção

    8. Retire a extensão.

      Esticando a extensão

    9. Instale o Guia de recibos.

      Para obter detalhes, consulte Instalando o Guia de recibos.

    10. Carregue recibos na bandeja de entrada do AAD (tampa).

      Carregue os recibos de acordo com a largura dos guias no Guia de recibos.

      Carregue os recibos virados para baixo e a traseira voltada para você.

      Carregando os documentos
      Carregando os documentos
    11. Puxe a extensão da Bandeja de entrada do AAD (Tampa) e abra a Bandeja de saída.

      Abrindo a bandeja de saída

    12. Alinhe a margem superior com o centro dos documentos.

      Alinhando os documentos

    13. Carregue os documentos no centro da bandeja de entrada do AAD (tampa).

      Carregue todos os documentos uns sobre os outros acima do módulo de alimentação (centro). Os documentos que não forem carregados acima do módulo de alimentação não poderão ser alimentados.

      Carregue todos os documentos uns sobre os outros acima do módulo de alimentação (centro). Os documentos que não forem carregados acima do módulo de alimentação não poderão ser alimentados.

      Carregando os documentos

      Carregando os documentos

      Carregando os documentos

      ATENÇÃO
      • Da mesma forma, ajuste os guias laterais à largura do maior documento do lote. Carregue os outros documentos de maneira a que estes possam ser digitalizados a direito. Se os documentos estiverem desalinhados durante a digitalização, poderão ocorrer os seguintes problemas:

        • Parte da imagem digitalizada está faltando

        • Poderão aparecer linhas tortas na imagem digitalizada

        • O tamanho da imagem digitalizada difere do tamanho do documento

    14. Insira os documentos sem inclinar no compartimento de alimentação do ScanSnap, com o lado a ser digitalizado para cima.

      Insira cada documento no centro da metade esquerda e no centro da metade direita do compartimento de alimentação, pelo menos, afastado 10 mm de cada lado. Certifique-se de que o documento é alimentado no ScanSnap e está seguro firmemente.

      Inserindo documentos (digitalização dupla)
      Inserindo documentos (digitalização dupla)
      DICAS
      • Se desejar que os documentos sejam ejetados pela frente do ScanSnap ou quando não há espaço suficiente onde os documentos saem do ScanSnap, abra o guia de saída.

        Abrindo o guia de saída
        Abrindo o guia de saída
      • Abaixo está indicado como os documento são ejetados, que depende se o guia de saída está aberto ou fechado.

        • Quando o guia de saída está fechado

          Com o guia de saída fechado
          Com o guia de saída fechado
        • Quando o guia de saída está aberto

          Com o guia de saída aberto
          Com o guia de saída aberto
    15. Pressione o botão [Scan].
    16. Pressione o botão [Scan/Stop] para iniciar a digitalização do documento.

      Para continuar digitalizando, coloque o próximo documento a ser digitalizado. Quando o documento é inserido, a digitalização começa automaticamente.

    17. Pressione o botão [Scan/Stop] para concluir a digitalização dos documentos.
      ATENÇÃO
      • Use uma digitalização dupla para digitalizar um documento com as dimensões seguintes. Se uma das dimensões seguintes for excedida, ocorre um erro de comprimento e parte do documento talvez não apareça na imagem digitalizada.

        • Comprimento de um documento que pode ser digitalizado

          863 mm (34 pol.) (355,6 mm (14 pol.) quando a opção [Excelente] é especificada para a qualidade da imagem nas configurações de digitalização)

        • Número de documentos que podem ser digitalizados

          20 folhas

      • Quando continuar a digitalização inserindo o documento seguinte enquanto o documento atual está sendo digitalizado, o botão [Scan/Stop] pisca mais rapidamente se o comprimento da digitalização exceder 650 mm. Se isso ocorrer, aguarde até a digitalização estar completa sem continuar a inserir mais documentos. Após a digitalização estar completa, insira o próximo documento. A digitalização seguinte é iniciada automaticamente.

  10. Marque a opção [Informações do recibo] nos registros dos dados do conteúdo dos recibos que digitalizou com o ScanSnap Home.
    1. Quando a pasta que especificou para o destino da gravação é selecionada na visualização da lista de pastas na janela principal do ScanSnap Home, os registros dos dados do conteúdo criados a partir dos recibos que digitalizou são exibidos na visualização da lista dos registros dos dados do conteúdo.
    2. Selecionando o registro dos dados do conteúdo criado a partir do recibo que digitalizou exibe o valor em [Informações do recibo] em Visualização do registro dos dados do conteúdo.

O valor no recibo que digitalizou com o ScanSnap Home é reconhecido como texto. Por isso, ela pode ser copiada e colada em outros aplicativos.

As meta-informações que incluem o valor do recibo podem ser salvas em um formato CSV. Por isso, elas podem ser usadas com outros aplicativos.

A partir da opção [Informações do recibo] no registro dos dados do conteúdo do recibo digitalizado, o valor no recibo é salvo como dados do recibo em um formato CSV.