Onkosten voor een zakenreis declareren

Scan ontvangstbewijzen en sla ze op als PDF-bestanden. Het bedrag op het ontvangstbewijs wordt er automatisch uitgehaald, zodat u het bedrag gemakkelijk kunt kopiëren wanneer u het als uitgave declareert.

Overzicht van de afbeelding

Overzicht van de afbeelding

In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u de ontvangstbewijzen kunt scannen die u tijdens een zakenreis hebt ontvangen en hoe u het bedrag (tekst) op de ontvangstbewijzen kunt herkennen als metagegevens om de onkosten voor een zakenreis te declareren.

Kwitanties kunnen met de ScanSnap worden gescand door twee ontvangstbewijzen tegelijk in te voeren of door het volgende document in te voeren terwijl het huidige document wordt gescand. Deze scanmethodes wordt dubbele scans genoemd. De onderstaande procedure toont een voorbeeld van het tegelijkertijd invoeren van twee ontvangstbewijzen in de ScanSnap. Voor details over dubbele scans, raadpleeg Documenten scannen door twee documenten tegelijk in te voegen of door het volgende document in te voegen terwijl het huidige document wordt gescand.

TIP
  • Wanneer u kleine documenten scant die samengevouwen of opgerold zijn, zoals ontvangstbewijzen, wordt aanbevolen om de documenten één per één te scannen.

    Door op het aanraakscherm van de ScanSnap op [Handmatige scan] te drukken voor [Instelling toevoermodus], wordt het blokkeren van papier voorkomen zodat documenten gescand kunnen worden zonder ze te beschadigen. Voor details, raadpleeg Documenten die gevouwen of gekruld zijn, zoals ontvangstbewijzen, één voor één scannen.

  1. Bereid documenten voor om te scannen met de ScanSnap.

    Bereid de ontvangstbewijzen voor die u tijdens een zakenreis hebt ontvangen.

  2. Open de ADF-papierbaan (afdekking) van de ScanSnap om het toestel in te schakelen. Houd de rechterkant van de ADF-papierbaan (afdekking) van de ScanSnap vast en open deze of druk op de [Scan]-knop om het toestel in te schakelen. Open de toevoerbaan van de ScanSnap om het toestel in te schakelen.

    De ADF-papierbaan (afdekking) openen

    De ADF-papierbaan (afdekking) openen

    De ADF-papierbaan (afdekking) openen

    De ADF-papierbaan (afdekking) openen

  3. Houd de rechterkant van de ADF-papierbaan (afdekking) op de ScanSnap vast en open de klep om deze in te schakelen.

    Open de ADF-papierbaan (afdekking) volledig zodat de [Scan]-knop blauw gaat branden.

    Wanneer de ADF-papierbaan (afdekking) wordt geopend, zal het verlengstuk automatisch worden uitgetrokken.

    De ScanSnap inschakelen
  4. Open de ADF-papierbaan (afdekking) van de ScanSnap om het toestel in te schakelen. Houd de rechterkant van de ADF-papierbaan (afdekking) van de ScanSnap vast en open deze of druk op de [Scan]-knop om het toestel in te schakelen. Open de toevoerbaan van de ScanSnap om het toestel in te schakelen.

    De toevoerbaan openen

    De toevoerbaan openen

  5. Druk op de [Scan]-knop of de [Stop]-knop op de ScanSnap om het apparaat in te schakelen.

    Op de knop drukken

  6. Maak een profiel aan in ScanSnap Home.
    1. Klik op de [Scan]-knop boven aan de Hoofdvenster van ScanSnap Home om de Scanvenster weer te geven.

      Als het hoofdscherm nog niet wordt weergegeven, raadpleeg dan Het hoofdvenster weergeven.

      Wanneer het hoofdvenster nog niet wordt weergegeven, klikt u op het pictogram [ScanSnap Home] ScanSnap Home-pictogram in de lijst met toepassingen die wordt weergegeven wanneer u klikt op Launchpad in het Dock.

       

    2. Klik op Pictogram voor toevoegen profiel om het Venster [Nieuw profiel toevoegen] weer te geven.
    3. Selecteer [Zakelijke kwitanties] in de lijst met sjablonen.

      Standaard worden de afbeeldingen die u hebt gemaakt van het gescande document opgeslagen in de map [Zakenreis].

      Als u de opslaglocatie van gescande afbeeldingen wijzigt, geeft u de nieuwe opslaglocatie op in [Opslaan naar] onder [Opties beheren].

      Ga over naar andere scaninstellingen indien nodig.

      Standaard worden de afbeeldingen die u hebt gemaakt van het gescande document opgeslagen in de map [ScanSnap Home].

      Als u de opslaglocatie van gescande afbeeldingen wijzigt, geeft u de nieuwe opslaglocatie op in [Opslaan naar] onder [Opties beheren].

      Ga over naar andere scaninstellingen indien nodig.

       

    4. Klik op de knop [Toevoegen] om dit profiel toe te voegen aan de lijst in het scanvenster.
    TIP
  7. Op het Startscherm op het aanraakscherm, selecteert u het profiel dat u in stap 3 hebt toegevoegd uit de lijst met profielen.
  8. Controleer of het profiel dat u in stap 3 hebt toegevoegd, is geselecteerd in de lijst met profielen in het scanvenster.
  9. Scan documenten met de ScanSnap.

    In dit gedeelte wordt de procedure uitgelegd voor het scannen met de ontvangstbewijsgeleider, die handig is om meerdere ontvangstbewijzen tegelijk in de ScanSnap te laden.

    Plaats meerdere bonnen met verschillende breedten en lengten in de ScanSnap en scan ze tegelijkertijd.

    In deze stap plaatst u twee ontvangstbewijzen in de ScanSnap en scant u ze tegelijkertijd.

    In deze stap plaatst u meerdere ontvangstbewijzen op de ScanSnap en scant u ze tegelijk.

    1. Druk op het achtergrondvel op de voorzijde van de ScanSnap.

      Plaats het achtergrondvel zodat het contact maakt met de ScanSnap.

      Het achtergrondvel plaatsen
    2. Plaats documenten in het scangebied van de ScanSnap.
      Meerdere documenten tegelijkertijd plaatsen
    3. Druk op de [Scan]-knop om het scannen van het document te starten.

      Om door te gaan met scannen, plaatst u het volgende te scannen document en drukt u op de [Scan]-knop.

      AANDACHT
      • Bedek de witte bladen op de ScanSnap niet met uw handen of iets anders tijdens het scannen van documenten. De reproduceerbaarheid van de kleur van de gescande afbeeldingen zal beïnvloed worden.

      • Schud niet met de tafel of het bureau wanneer de ScanSnap wordt gebruikt of beweeg de documenten niet wanneer ze worden gescand. Hierdoor kan de gescande afbeelding vervormd worden of de kleur doen vervagen.

      TIP
    4. Druk op de [Stop]-knop om het scannen van documenten te voltooien.
    5. Selecteer een methode voor het opslaan van gescande afbeeldingen in het venster [ScanSnap Home - Afbeelding scannen en bestand opslaan] van ScanSnap Home.

      Selecteer [Vlakke documentafbeeldingen bijsnijden en zonder wijzigingen opslaan] en klik daarna op de knop [Deze afbeelding opslaan].

      Selecteer [Vlak] en klik daarna op de knop [Deze afbeelding opslaan].

       

      TIP
    6. Trek het verlengstuk en de stapelaar op de ADF-papierbaan (afdekking) uit.

      Het verlengstuk uittrekken

      Het verlengstuk uittrekken

    7. Trek de stapelaar naar u toe.

      De stapelaar naar u toe trekken

    8. Trek het verlengstuk uit.

      Het verlengstuk uittrekken

    9. Bevestig de ontvangstbewijsgeleider.

      Voor details, raadpleeg De ontvangstbewijsgeleider bevestigen.

    10. Plaats de ontvangstbewijzen in de ADF-papierbaan (afdekking).

      Laad de ontvangstbewijzen in overeenstemming met de breedte van de geleiders op de ontvangstbewijsgeleider.

      Laad het ontvangstbewijs met de bedrukte zijde naar beneden gericht en met de bovenkant eerst en met de achterkant naar u gericht.

      De documenten laden
      De documenten laden
    11. Trek het verlengstuk op de ADF-papierbaan (afdekking) uit en open de stapelaar.

      De stapelaar openen

    12. Lijn de voorste rand uit met het midden van de documenten.

      De documenten recht leggen

    13. Laad de documenten in het midden van de ADF-papierbaan (afdekking).

      Laad alle documenten op elkaar, boven de grijprol (midden). Documenten die niet boven de grijprol zijn geladen, kunnen niet gevoed worden.

      Laad alle documenten op elkaar, boven de grijprol (midden). Documenten die niet boven de grijprol zijn geladen, kunnen niet gevoed worden.

      De documenten laden

      De documenten laden

      De documenten laden

      AANDACHT
      • Pas ook de zijgeleiders aan het breedste document van het pakket aan. Laad de andere documenten zodat ze recht gescand kunnen worden. Als de documenten tijdens het scannen geplooid worden, kunnen de volgende problemen zich voordoen:

        • Delen van de gescande afbeelding blijken te ontbreken

        • Er staan schuine lijnen op de gescande afbeelding

        • De grootte van de gescande afbeelding is niet hetzelfde als deze van het document

    14. Plaats documenten recht in het toevoergedeelte van de ScanSnap, met de scanzijde naar boven gericht.

      Voer elk document in het midden van de linkerhelft en in het midden van de rechterhelft van het toevoergedeelte in, op een afstand van minimaal 10 mm (0,39 inch) van elkaar. Zorg ervoor dat het document in de ScanSnap wordt gevoed en dat het stevig vastgehouden wordt.

      Documenten invoeren (Dubbele scan)
      Documenten invoeren (Dubbele scan)
      TIP
      • Wanneer u wilt dat de documenten aan de voorzijde uit de ScanSnap komen of wanneer er niet genoeg ruimte is op de plaats waar de documenten uit de ScanSnap komen, opent u de uitvoerbaan.

        De uitvoerbaan openen
        De uitvoerbaan openen
      • Hoe de documenten uit het toestel komen, verschilt afhankelijk van het feit of de uitvoerbaan open of dicht staat.

        • Wanneer de uitvoerbaan dicht is

          Wanneer de uitvoerbaan dicht is
          Wanneer de uitvoerbaan dicht is
        • Wanneer de uitvoerbaan open is

          Wanneer de uitvoerbaan open is
          Wanneer de uitvoerbaan open is
    15. Druk op de [Scan]-knop. Druk op de [Scan]-knop.
    16. Druk op de [Scan/Stop]-knop om het scannen van het document te starten.

      Om door te gaan met scannen, plaatst u het volgende te scannen document. Het scannen begint automatisch wanneer het document geplaatst is.

    17. Druk op de [Scan/Stop]-knop om het scannen van documenten te voltooien.
      AANDACHT
      • Gebruik een dubbele scan om een document binnen de volgende bereiken te scannen. Wanneer een van de volgende bereiken wordt overschreden, kan er zich een lengtefout voordoen en een deel van het document mogelijk niet op de gescande afbeelding worden weergegeven.

        • De lengte van een document dat gescand kan worden

          863 mm (34 inch) (355,6 mm (14 inch) wanneer [Uitstekend] is opgegeven voor de beeldkwaliteit in de scaninstellingen)

        • Aantal documenten dat gescand kan worden

          20 bladen

      • Wanneer u doorgaat met scannen door het volgende document in te voeren terwijl het huidige document wordt gescand, knippert de [Scan/Stop]-knop sneller wanneer de scanlengte groter is dan 650 mm (26 inch). Wanneer dit voorvalt, wacht u tot het scannen voltooid is voordat u meer documenten invoert. Nadat het scannen voltooid is, plaatst u het volgende document. De volgende scan wordt automatisch gestart.

  10. Controleer [Informatie kwitantie] in de inhoudgegevensrecords van de ontvangstbewijzen die u met ScanSnap Home hebt gescand.
    1. Wanneer de map die u hebt opgegeven als opslaglocatie is geselecteerd in de lijstweergave met mappen in het hoofdvenster van ScanSnap Home, worden de inhoudgegevensrecords die werden aangemaakt van de ontvangstbewijzen die u hebt gescand, weergegeven in de lijstweergave inhoudgegevensrecord.
    2. Als u de inhoudgegevensrecord selecteert die is gemaakt van het ontvangstbewijs dat u hebt gescand, wordt het bedrag in [Informatie kwitantie] weergegeven in het Weergave inhoudgegevensrecord.

Het bedrag op het ontvangstbewijs dat u met ScanSnap Home hebt gescand, wordt als tekst herkend. Daarom kan het worden gekopieerd naar en geplakt in andere toepassingen.

De metagegevens, waaronder het bedrag op het ontvangstbewijs, kan in een CSV-indeling worden uitgevoerd. Daarom kan het met andere toepassingen worden gebruikt.

Vanuit [Informatie kwitantie] in de inhoudgegevensrecord van het gescande ontvangstbewijs wordt het bedrag op het ontvangstbewijs uitgevoerd als ontvangstbewijsgegevens in een CSV-indeling.