Documenten delen voor een vergadering binnen uw team

Scan documenten voor een vergadering en sla ze op als een PDF-bestand in de gedeelde map. U kunt het bestand gemakkelijk delen door uw teamleden mee te delen in welke map het bestand is opgeslagen.

Overzicht van de afbeelding

Overzicht van de afbeelding

In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u afbeeldingsbestanden van documenten voor een vergadering die zijn gescand met de ScanSnap kunt opslaan in de gedeelde map om ze te delen met uw teamleden.

  1. Bereid documenten voor om te scannen met de ScanSnap.

    Bereid de documenten voor een vergadering voor die u met uw teamleden wilt delen.

  2. Open de ADF-papierbaan (afdekking) van de ScanSnap om het toestel in te schakelen. Houd de rechterkant van de ADF-papierbaan (afdekking) van de ScanSnap vast en open deze of druk op de [Scan]-knop om het toestel in te schakelen. Open de toevoerbaan van de ScanSnap om het toestel in te schakelen.

    Open de ADF-papierbaan (afdekking) volledig zodat de [Scan]-knop blauw gaat branden.

    Wanneer de ADF-papierbaan (afdekking) wordt geopend, zal het verlengstuk automatisch worden uitgetrokken.

    De ScanSnap inschakelen

    De ADF-papierbaan (afdekking) openen

    De ADF-papierbaan (afdekking) openen

    De ADF-papierbaan (afdekking) openen

    De ADF-papierbaan (afdekking) openen

  3. Open de ADF-papierbaan (afdekking) van de ScanSnap om het toestel in te schakelen. Houd de rechterkant van de ADF-papierbaan (afdekking) van de ScanSnap vast en open deze of druk op de [Scan]-knop om het toestel in te schakelen. Open de toevoerbaan van de ScanSnap om het toestel in te schakelen.

    De toevoerbaan openen

    De toevoerbaan openen

    TIP
    • Wanneer u wilt dat de documenten aan de voorzijde uit de ScanSnap komen of wanneer er niet genoeg ruimte is op de plaats waar de documenten uit de ScanSnap komen, opent u de uitvoerbaan.

      De uitvoerbaan openen
      De uitvoerbaan openen
    • Hoe de documenten uit het toestel komen, verschilt afhankelijk van het feit of de uitvoerbaan open of dicht staat.

      • Wanneer de uitvoerbaan dicht is

        Wanneer de uitvoerbaan dicht is
        Wanneer de uitvoerbaan dicht is
      • Wanneer de uitvoerbaan open is

        Wanneer de uitvoerbaan open is
        Wanneer de uitvoerbaan open is
  4. Druk op de [Scan]-knop of de [Stop]-knop op de ScanSnap om het apparaat in te schakelen.

    Op de knop drukken

  5. Maak een profiel aan in ScanSnap Home.
    1. Klik op de [Scan]-knop boven aan de Hoofdvenster van ScanSnap Home om de Scanvenster weer te geven.

      Als het hoofdscherm nog niet wordt weergegeven, raadpleeg dan Het hoofdvenster weergeven.

      Wanneer het hoofdvenster nog niet wordt weergegeven, klikt u op het pictogram [ScanSnap Home] ScanSnap Home-pictogram in de lijst met toepassingen die wordt weergegeven wanneer u klikt op Launchpad in het Dock.

       

    2. Klik op Pictogram voor toevoegen profiel om het Venster [Nieuw profiel toevoegen] weer te geven.
    3. Selecteer [Documenten delen] in de lijst met sjablonen.
    4. Geef een gedeelde map op het netwerk op voor [Opslaan naar].

      Ga over naar andere scaninstellingen indien nodig.

    5. Klik op de knop [Toevoegen] om dit profiel toe te voegen aan de lijst in het scanvenster.
  6. Op het Startscherm op het aanraakscherm, selecteert u het profiel dat u in stap 3 hebt toegevoegd uit de lijst met profielen.
  7. Controleer of het profiel dat u in stap 3 hebt toegevoegd, is geselecteerd in de lijst met profielen in het scanvenster.
  8. Een document scannen met de ScanSnap.
    1. Druk op het achtergrondvel op de voorzijde van de ScanSnap.

      Plaats het achtergrondvel zodat het contact maakt met de ScanSnap.

      Het achtergrondvel plaatsen
    2. Plaats het document in het scangebied van de ScanSnap.

      Voor details over het scangebied, raadpleeg Een document plaatsen.

      Het document plaatsen
    3. Druk op de [Scan]-knop om het scannen van het document te starten.

      Om door te gaan met scannen, plaatst u het volgende te scannen document en drukt u op de [Scan]-knop.

      AANDACHT
      • Bedek de witte bladen op de ScanSnap niet met uw handen of iets anders tijdens het scannen van een document. De reproduceerbaarheid van de kleur van de gescande afbeelding zal beïnvloed worden.

      • Schud niet met de tafel of het bureau wanneer de ScanSnap wordt gebruikt of beweeg het document niet wanneer het wordt gescand. Hierdoor kan de gescande afbeelding vervormd worden of de kleur doen vervagen.

      TIP
    4. Druk op de [Stop]-knop om het scannen van documenten te voltooien.
    5. Selecteer een methode voor het opslaan van gescande afbeeldingen in het venster [ScanSnap Home - Afbeelding scannen en bestand opslaan] van ScanSnap Home.

      Selecteer [Vlakke documentafbeeldingen bijsnijden en zonder wijzigingen opslaan] en klik daarna op de knop [Deze afbeelding opslaan].

      Selecteer [Vlak] en klik daarna op de knop [Deze afbeelding opslaan].

       

      TIP
    6. Trek het verlengstuk en de stapelaar op de ADF-papierbaan (afdekking) uit.

      Het verlengstuk uittrekken

      Het verlengstuk uittrekken

    7. Trek de stapelaar naar u toe.

      De stapelaar naar u toe trekken

    8. Trek het verlengstuk uit.

      Het verlengstuk uittrekken

    9. Laad een document in de ADF-papierbaan (afdekking).

      Laad het document met de bedrukte zijde naar beneden en met de bovenkant eerst, met de achterkant naar u toe gericht (bij het laden van meerdere documenten, bevindt de laatste pagina zich bovenaan).

      Pas het aantal documenten aan, zodat ze niet voorbij Markering die het maximumaantal te laden documenten aangeeft de zijgeleiders gaan tijdens het laden.

      Een document laden

      Een document laden

    10. Lijn de zijgeleiders uit met beide kanten van het document.

      Houd beide zijgeleiders in het midden om ze aan te passen. Anders kan het document scheefgetrokken worden tijdens het scannen.

      De zijgeleiders aanpassen

      De zijgeleiders aanpassen

    11. Trek het verlengstuk op de ADF-papierbaan (afdekking) uit en open de stapelaar.

      De stapelaar openen

    12. Laad een document in de ADF-papierbaan (afdekking).

      Laad het document met de bedrukte zijde naar beneden en met de bovenkant eerst, met de achterkant naar u toe gericht (bij het laden van meerdere documenten, bevindt de laatste pagina zich bovenaan).

      Pas het aantal documenten aan, zodat ze niet voorbij de referentiemarkeringen gaan en binnen de zijgeleiders blijven tijdens het laden.

      Een document laden

    13. Lijn de zijgeleiders uit met beide kanten van het document.

      Houd beide zijgeleiders in het midden om ze aan te passen. Anders kan het document scheefgetrokken worden tijdens het scannen.

      De zijgeleiders aanpassen

    14. Laad een document in de ADF-papierbaan (afdekking).

      Laad het document met de bedrukte zijde naar beneden en met de bovenkant eerst, met de achterkant naar u toe gericht (bij het laden van meerdere documenten, bevindt de laatste pagina zich bovenaan). Pas het aantal documenten aan, zodat ze niet voorbij de referentiemarkeringen gaan en binnen de zijgeleiders blijven tijdens het laden.

      Een document laden met de bovenkant eerst
    15. Lijn de zijgeleiders uit met beide kanten van het document.

      Houd beide zijgeleiders in het midden om ze aan te passen. Anders kan het document scheefgetrokken worden tijdens het scannen.

      Beide zijgeleiders in het midden houden om ze aan te passen
    16. Laad de documenten in de ADF-papierbaan (afdekking) of plaats het document in de handmatige toevoer.
      • Bij het scannen van alle documenten tegelijkertijd (U-bochtscan)

        Laad de documenten in de ADF-papierbaan (afdekking) en lijn de zijgeleiders uit met beiden randen van de documenten.

        Laad het document met de bedrukte zijde naar boven en met de bovenkant eerst, met de bovenkant naar u gericht (bij het laden van meerdere documenten, bevindt de eerste pagina zich bovenaan).

        De documenten laden

        Houd beide zijgeleiders in het midden om ze aan te passen. Anders kunnen de documenten scheefgetrokken worden.

        De zijgeleiders aanpassen
        AANDACHT
        • Zorg ervoor dat de documentsteunlip open is.

          Anders kan het papier blokkeren.

          Wanneer de documentsteunlip dicht is, trek het dan omhoog met uw vingers.

          De documentsteunlip omhoog trekken
        • Als de documentsteunlip loslaat, neem dan contact op met de distributeur/handelaar waar u dit product hebt gekocht.

      • Tijdens het één voor één scannen van documenten (Retourscan)

        Plaats een document in de handmatige toevoer.

        Leg de voorzijde van een document (scanzijde) naar boven en plaats de bovenkant van het document recht in het midden van de handmatige toevoer.

        Zorg ervoor dat het document in de ScanSnap wordt gevoed en dat het stevig vastgehouden wordt.

        Een document invoegen
        AANDACHT
        • De documenten komen uit de achterkant van de ScanSnap tijdens het scannen.

          Laat vrije ruimte (ongeveer de lengte van het document) aan de achterkant van de ScanSnap.

        TIP
        • U kunt een document scannen met de ADF-papierbaan (afdekking) gesloten.

    17. Druk op de [Scan]-knop.

      Als, na het voltooien van het scannen, het bericht "Plaats het volgende document." wordt weergegeven, kunt u doorgaan met scannen.

      Om het scannen te voltooien, klikt u op de knop [Scannen voltooien] of drukt u op de op [Scan]-knop de ScanSnap.

    18. Plaats het document recht in het toevoergedeelte van de ScanSnap, met de scanzijde naar boven gericht.
      Zorg ervoor dat het document in de ScanSnap wordt gevoed en dat het stevig vastgehouden wordt.

      Een document plaatsen met de scanzijde naar boven gericht

      Een document plaatsen met de scanzijde naar boven gericht

      TIP
      • Wanneer u scant met de uitvoerbaan dicht, laat dan voldoende ruimte aan de achterkant van de ScanSnap om toe te staan dat het document volledig uit het toestel komt.

        Zorg ervoor dat het gebied waar het document uit de scanner komt vrij van obstakels is. Anders kan het papier blokkeren.

        De uitvoerbaan sluiten
        De uitvoerbaan sluiten
    19. Druk op de [Scan]-knop. Druk op de [Scan]-knop.
    20. Druk op de [Scan/Stop]-knop om het scannen van het document te starten.

      Om door te gaan met scannen, plaatst u het volgende te scannen document. Het scannen begint automatisch wanneer het document geplaatst is.

    21. Druk op de [Scan/Stop]-knop om het scannen van het document te voltooien.
  9. Wanneer het Venster [Scan to Folder] van ScanSnap Home wordt weergegeven, controleert u de titel van de inhoudgegevensrecord, specificeert u een opslaglocatie waar een gescande afbeelding wordt opgeslagen en slaat u de afbeelding vervolgens op die locatie op.
    TIP
    • In het venster [Scan to Folder] kunt u Voorbeeld gebruiken om een afbeelding te controleren om de oriëntatie van pagina's te wijzigen, onnodige pagina's te verwijderen of het viewervenster te tonen om de afbeelding te bewerken voordat u deze opslaat.

    • In het venster [Scan to Folder] kunt u met Voorbeeld de afbeelding controleren om de oriëntatie van de pagina's te wijzigen of onnodige pagina's te verwijderen voordat u de afbeelding opslaat.

     

    1. Geef een titel op voor de inhoudgegevensrecord in het venster [Scan to Folder] van ScanSnap Home.
    2. Controleer de gedeelde map om de gescande afbeeldingen voor een vergadering op te slaan.
      TIP
      • Wanneer een map die niet wordt beheerd in ScanSnap Home is opgegeven als opslaglocatie, worden inhoudgegevensrecords die zijn gemaakt van de documenten die u hebt gescand, niet weergegeven in de lijstweergave inhoudgegevensrecords in het hoofdvenster van ScanSnap Home.

    3. Klik op de knop [Opslaan].

De gescande afbeeldingen voor een vergadering worden opgeslagen in de gedeelde map.