e-文書法に対応するには

e-文書法(通称)とは、民間事業者などに対して、法令により紙での原本保存が義務付けられていた文書を、ScanSnapなどのスキャナーで電子化し、原本の保存に代えてイメージデータでの保存を容認する法律です。

e-文書法に対応した読み取り設定で原稿をスキャンするための要件、および原稿のスキャン方法について説明します。

ヒント
  • e-文書法の正式名称は、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」および「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」です。

  • e-文書法に関する最新の情報は、こちらを参照してください。

e-文書法に対応する要件

ScanSnapでは、e-文書法に対応した読み取り設定で原稿をスキャンするための、e-文書モードを用意しています。

e-文書モードで原稿をスキャンすると、以下の法令要件に対応したイメージデータを作成できます。

財務省の省令(電子帳簿保存法)に定められた要件

解像度:200dpi(8ドット/mm)以上

カラー:24bitカラー(RGB各色256階調)以上またはグレー(256階調以上)(*1)

非可逆圧縮での画質規定:JIS X6933またはISO12653テストチャートの4ポイントの文字が認識できること

*1:

国税関係書類の文書でグレー(256階調以上)での保存が認められるのは、資金や物の移動に関連しない国税関係書類や定型的な約款が定められた契約申込書などの文書です。

例:見積書控、注文書控、定型的な約款が定められた保険契約申込書

厚生労働省の省令に定められた要件

診療等の用途に差し支えない精度

重要
  • 電子帳簿保存法に対応するには、e-文書モードで原稿をスキャンしてください。

  • ScanSnapは、各省令に合わせてスキャンする機能を持っていますが、それだけでは、紙原本をイメージデータに代えて保存できません。各省庁より出される省令、およびガイドラインに従い、場合によっては、電子署名・タイムスタンプをイメージデータに付与し、管理および運用していく必要があります。詳細は、こちらにお問い合わせください。

  • レシート、見積書などの国税関係書類は、税法で確実な保存が規定されている重要な文書です。これらの文書をイメージデータとして保存し、紙原本を廃棄するためには、電子帳簿保存法の要件に対応したシステム、業務規程の作成、および運用管理などの法定要件を満たして、所轄税務署長の承認が必要です。詳細は、省令を必ず参照してください。

原稿をスキャンしたあとの検証

紙文書を電子化する場合、原稿をスキャンしたあとに原稿の情報が正しくスキャンされているかどうかを、以下の観点で検証しなければなりません。

  • ページの抜けがないか

  • 文字がつぶれて読めない箇所がないか

  • ごみ、スジなどで不鮮明な箇所がないか

  • 割り印などの、原稿の端にある情報が欠けていないか

イメージデータの検証で問題があった場合、再度原稿をスキャンして検証します。検証で問題なければ、イメージデータをファイルとして登録、保存します。

検証
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重要
  • イメージデータは、一切修正してはいけません。