出張経費の精算手続きをする

レシートをスキャンして、PDFファイルとして保存します。金額情報を自動的に抽出するため、経費精算時に金額を簡単に転記できます。

概要イメージ

概要イメージ

ここでは、出張経費の精算手続きのために、出張中に受け取ったレシートをスキャンして、レシートの金額情報をメタ情報としてテキスト認識する方法を説明します。

レシートは、ScanSnapに2枚同時または交互にセットしてスキャンできます。このスキャン方法を、デュアルスキャンといいます。ここでは、2枚のレシートを同時にScanSnapにセットする場合を例に説明します。デュアルスキャンについては、2枚同時または交互に原稿をスキャンするを参照してください。

ヒント
  • カールや折れのある、レシートなどの小さいサイズの原稿をスキャンする場合は、原稿を1 枚ずつ手差しでセットしてスキャンすることを推奨します。

    ScanSnap のタッチパネルで「フィード設定」を「手差しスキャン」に設定すると、原稿づまりを防いで、原稿を傷付けずにスキャンできます。詳細は、レシートなどのカールや折れのある原稿を1枚ずつスキャンするを参照してください。

  1. ScanSnapでスキャンする原稿を用意します。

    出張中にもらったレシートを用意してください。

  2. ScanSnapの給紙カバー(原稿台)を開けて、電源をONにします。 ScanSnapの給紙カバー(原稿台)を開けて、電源をONにします。

    給紙カバー(原稿台)を開ける

    給紙カバー(原稿台)を開ける

    給紙カバー(原稿台)を開ける

  3. ScanSnapの給紙カバー(原稿台)を開けて、電源をONにします。 ScanSnapの給紙カバー(原稿台)を開けて、電源をONにします。

    給紙カバー(原稿台)を開ける

    給紙カバー(原稿台)を開ける

  4. ScanSnapの[Scan]ボタンまたは[Stop]ボタンを押して、電源をONにします。

    ボタンを押す

  5. ScanSnap Homeでプロファイルを準備します。
    1. ScanSnap Homeのメイン画面左上の[Scan]ボタンをクリックして、スキャン画面を表示します。
      Windows

      メイン画面が表示されていない場合は、メイン画面を表示するにはを参照してください。

      Mac OS

      メイン画面が表示されていない場合は、DockのLaunchpadをクリックして表示されるアプリケーションの一覧から「ScanSnap Home」アイコンScanSnap Homeのアイコンをクリックしてください。

       

    2. プロファイル追加アイコンをクリックして、「新規プロファイル追加」画面を表示します。
    3. 画面左のテンプレートのリストから、「出張経費の精算」を選択します。
      Windows

      デフォルトでは、スキャンした原稿のイメージデータは「出張」フォルダーに保存されます。

      イメージデータの保存先を変更する場合は、「管理」の「保存先」でフォルダーを設定してください。

      そのほかの読み取り設定は、必要に応じて変更してください。

      Mac OS

      デフォルトでは、スキャンした原稿のイメージデータは「ScanSnap Home」フォルダーに保存されます。

      イメージデータの保存先を変更する場合は、「管理」の「保存先」でフォルダーを設定してください。

      そのほかの読み取り設定は、必要に応じて変更してください。

       

    4. [追加]ボタンをクリックして、このプロファイルをスキャン画面のプロファイルリストに追加します。
    ヒント
  6. タッチパネルのホーム画面のプロファイルリストから、手順3.で追加したプロファイルを選択します。
  7. 手順3.で追加したプロファイルが、スキャン画面のプロファイルリストで選択されていることを確認します。
  8. ScanSnapで原稿をスキャンします。

    ここでは、幅や長さが違う複数枚のレシートを同時にScanSnapにセットしてスキャンします。

    ここでは、複数枚のレシートを同時にScanSnapにセットするのに便利な、名刺・レシートガイドを使用してスキャンする手順で説明します。

    ここでは、2枚のレシートを同時にScanSnap にセットしてスキャンします。

    ここでは、複数枚のレシートを、複数同時にScanSnap にセットしてスキャンします。

    1. ScanSnapの前に、背景マットをセットします。

      背景マットは、ScanSnapに突き当ててください。

      背景マットをセットする
    2. 原稿をScanSnapの読み取り範囲内にセットします。
      一度に複数の原稿をセットする
    3. [Scan]ボタンを押して、原稿のスキャンを開始します。

      継続してスキャンする場合は、次にスキャンする原稿をセットしてから[Scan]ボタンを押してください。

      重要
      • 原稿のスキャン中に、ScanSnapの白シートを手や物で隠さないでください。イメージデータの色調の再現性が悪くなります。

      • 原稿のスキャン中は、ScanSnapを設置している台を振動させたり、原稿を動かしたりしないでください。イメージデータがゆがんだり、色がにじんだりする場合があります。

      ヒント
    4. [Stop]ボタンを押して、原稿のスキャンを終了します。
    5. 給紙カバー(原稿台)のエクステンションおよびスタッカーを伸ばします。

      エクステンションを伸ばす

    6. スタッカーを手前に開けます。

      スタッカーを手前に開ける

    7. エクステンションを伸ばします。

      エクステンションを伸ばす

    8. 名刺・レシートガイドを取り付けます。

      詳細は、名刺・レシートガイドの取り付け方法を参照してください。

    9. 給紙カバー(原稿台)にレシートをセットします。

      名刺・レシートガイドのガイドの幅に合わせて、レシートをセットしてください。

      レシートの裏面を手前に向け、上端を下向きにしてセットします。

      原稿をセットする
    10. [Scan]ボタンを押します。
    11. 給紙カバー(原稿台)のエクステンションを伸ばしてから、スタッカーを起こします。

      スタッカーを起こす

    12. スキャンする原稿の先端と中央をそろえます。

      原稿をそろえる

    13. 給紙カバー(原稿台)の中央に原稿をセットします。

      すべての原稿がピックローラー(中央)の上に重なるようにセットしてください。ピックローラーから離れた位置に原稿があると、給紙できません。

      原稿をセットする

      原稿をセットする

      原稿をセットする

      重要
      • サイドガイドは、最も幅の大きい原稿に合わせてください。それ以外の原稿はまっすぐスキャンされるようにセットしてください。原稿が傾いてスキャンされると、以下の現象が発生する場合があります。

        • イメージデータが欠ける

        • イメージデータに斜めの線が入る

        • イメージデータと原稿のサイズが違う

    14. 原稿のスキャンする面を上向きにして、ScanSnap の給紙部にまっすぐ差し込みます。

      原稿は、給紙部の左半分および右半分の中心に、間隔を10mm以上あけてセットします。原稿がScanSnapに引き込まれ、固定されることを確認してください。

      原稿をセットする(デュアルスキャン)
      原稿をセットする(デュアルスキャン)
      ヒント
      • 原稿をScanSnapの前面側に排出する場合や、ScanSnapの排出側に十分なスペースがない場合は、排出ガイドを開けてください。

        排出ガイドを開ける
        排出ガイドを開ける
      • 排出ガイドの開閉による、原稿の排出方法の違いは、以下のとおりです。

        • 排出ガイドを閉じた場合の原稿の流れ

          排出ガイドを閉じた場合
          排出ガイドを閉じた場合
        • 排出ガイドを開けた場合の原稿の流れ

          排出ガイドを開けた場合
          排出ガイドを開けた場合
    15. [Scan]ボタンを押します。
    16. [Scan/Stop]ボタンを押して、原稿のスキャンを開始します。

      継続して原稿をスキャンする場合は、次にスキャンする原稿をセットしてください。原稿をセットすると、自動的にスキャンが開始されます。

    17. [Scan/Stop]ボタンを押して、原稿のスキャンを終了します。
      重要
      • デュアルスキャンは、以下の範囲内で原稿をスキャンしてください。以下を超えると、長さ異常のエラーが発生し、イメージデータが欠ける場合があります。

        • スキャン可能な長さ

          863mm(読み取り設定の画質が「エクセレント」の場合は、355.6mm)

        • スキャン可能な原稿の枚数

          20枚

      • 1枚の原稿をスキャン中に、次の原稿をセットしてスキャンを続けた場合、スキャンした長さが650mmを超えると[Scan/Stop]ボタンの点滅が速くなります。その場合は、次の原稿をセットせずに、一度原稿のスキャンを完了してください。スキャンが完了したあとに次の原稿をセットすると、自動的にスキャンが開始されます。

  9. ScanSnap Homeでスキャンしたレシートの「レシート情報」を確認します。
    1. ScanSnap Home のメイン画面のフォルダーリストビューで、保存先に指定したフォルダーを選択すると、スキャンしたレシートのコンテンツコンテンツリストビューに表示されます。
    2. レシートのコンテンツを選択すると、コンテンツビューの「レシート情報」に金額情報が表示されます。

ScanSnap Home でスキャンしたレシートの金額情報はテキストとして認識されるため、ほかのアプリケーションにコピー&ペーストして利用できます。

金額情報を含むレシートのメタ情報は、CSV 形式のファイルで出力して、ほかのアプリケーションで利用できます。

スキャンしたレシートの「レシート情報」から金額情報のレシートデータがCSV 形式で出力されます。