Déduction des dépenses lors d'un voyage d'affaires

Numérisez les reçus et enregistrez-les au format PDF. Le montant du reçu est extrait automatiquement afin que vous puissiez facilement le copier lors de la déduction des dépenses.

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Cette section explique comment numériser les reçus que l'on vous remet lors d'un voyage d'affaires et pour détecter le montant (texte) des reçus sous forme de métadonnées en vue de le déduire de vos dépenses.

Il est possible de numériser les reçus avec le ScanSnap en insérant deux reçus en même temps ou en insérant le document suivant pendant que l'autre document est en cours de numérisation. Ces méthodes de numérisation sont appelées "numérisations doubles". Procédez comme suit pour insérer deux reçus dans le ScanSnap en même temps. Pour en savoir plus sur les numérisations doubles, consultez la section Numérisation de documents en insérant deux documents en même temps ou en insérant le document suivant pendant que l'autre document est en cours de numérisation.

CONSEIL

Lorsque vous numérisez des documents de petite taille qui sont pliés ou cornés, par exemple des reçus, il est recommandé de les charger un par un dans le scanneur.

Définissez le [Paramètre du mode de chargement] sur [Numérisation manuelle] sur l'écran tactile du ScanSnap pour éviter les bourrages et numériser ces documents sans les endommager. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Numérisation manuelle de documents pliés ou cornés, tels que des reçus.

Préparez les documents à numériser avec le ScanSnap.

Préparez les reçus que l'on vous a remis lors de votre voyage d'affaires.
Ouvrez le plateau d'alimentation AAD (couvercle) du ScanSnap pour l'allumer. Tenez le côté droit du plateau d'aliment. AAD (couvercle) du ScanSnap, puis ouvrez-le ou appuyez sur la touche [Scan] pour le mettre sous tension. Ouvrez le guide de chargement pour allumer le ScanSnap.
Tenez le côté droit du plateau d'alimentation AAD (couvercle) du ScanSnap, puis ouvrez-le pour le mettre sous tension.

Ouvrez entièrement le plateau d'aliment. AAD (couvercle) pour que la touche [Scan] s'allume en bleu.

Lorsque le plateau d'aliment. AAD (couvercle) est ouvert, l'extension monte automatiquement.
Ouvrez le plateau d'alimentation AAD (couvercle) du ScanSnap pour l'allumer. Tenez le côté droit du plateau d'aliment. AAD (couvercle) du ScanSnap, puis ouvrez-le ou appuyez sur la touche [Scan] pour le mettre sous tension. Ouvrez le guide de chargement pour allumer le ScanSnap.
Appuyez sur la touche [Scan] ou la touche [Stop] du ScanSnap pour allumer le ScanSnap.
Préparez un profil dans ScanSnap Home.
1. Cliquez sur le bouton [Scan] au supérieur de la Fenêtre principale de ScanSnap Home pour afficher la Fenêtre de numérisation.
  
  Windows
  
  Si la fenêtre principale n'est pas déjà affichée, reportez-vous à la section Affichage de la fenêtre principale.
  
  Mac OS
  
  Si la fenêtre principale n'est pas déjà affichée, cliquez sur l'icône [ScanSnap Home] dans la liste des applications qui s'affiche lorsque vous cliquez sur le Launchpad dans le Dock.
2. Cliquez sur pour afficher la Fenêtre [Ajouter un nouveau profil].
3. Sélectionnez [Dépenses lors de voyages d'affaires] dans la liste des modèles.
  
  Windows
  Par défaut, les images créées à partir du document que vous avez numérisé sont enregistrées dans le dossier [Voyage d'affaires].
  
  Si vous modifiez l'emplacement de sauvegarde des images numérisées vers un nouvel emplacement de sauvegarde, indiquez le nouvel emplacement de sauvegarde dans [Enregistrer sur] sous [Options de gestion].
  
  Si nécessaire, modifiez d'autres paramètres de numérisation.
  
  Mac OS
  Par défaut, les images créées à partir du document que vous avez numérisé sont enregistrées dans le dossier [ScanSnap Home].
  
  Si vous modifiez l'emplacement de sauvegarde des images numérisées vers un nouvel emplacement de sauvegarde, indiquez le nouvel emplacement de sauvegarde dans [Enregistrer sur] sous [Options de gestion].
  
  Si nécessaire, modifiez d'autres paramètres de numérisation.
4. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour ajouter le profil à la liste des profils de la fenêtre de numérisation.
CONSEIL
- La devise des reçus est obtenue automatiquement à partir des paramètres régionaux (informations sur le pays et la région) de votre ordinateur.
- Pour modifier la devise et les éléments d'un reçu, reportez-vous à la section Spécification d'une langue de reconnaissance du texte pour chaque type de document.
Sur l'écran d'accueil de l'écran tactile, sélectionnez le profil que vous avez ajouté à l'étape 3 dans la liste des profils.
Vérifiez que le profil que vous avez ajouté à l'étape 3 est sélectionné dans la liste des profils de la fenêtre de numérisation.
Numérisez les documents avec le ScanSnap.

Cette section explique comment lancer une numérisation avec le guide de chargement de reçus, qui permet de charger simultanément plusieurs reçus dans le ScanSnap.

Chargez plusieurs reçus de différentes largeurs et longueurs dans le ScanSnap et numérisez-les en même temps.

Dans cette étape, insérez plusieurs reçus dans le ScanSnap et numérisez-les en même temps.

Dans cette étape, placez plusieurs reçus dans le ScanSnap et numérisez-les en même temps.
1. Placez le tapis sur le côté avant du ScanSnap.
  Placez le tapis de sorte qu'il soit en contact avec le ScanSnap.
2. Placez les documents dans la zone de numérisation du ScanSnap.
3. Appuyez sur la touche [Scan] pour lancer la numérisation du document.
  Pour reprendre la numérisation, placez le document suivant à numériser et appuyez sur la touche [Scan].
  IMPORTANT
  Ne couvrez pas les feuilles blanches sur le ScanSnap avec vos mains ou un autre objet lors de la numérisation des documents. Dans le cas contraire, les couleurs des images numérisées ne seront pas reproduites correctement.
  
  Veillez à ne pas faire bouger la table ou le bureau lors de l'utilisation du ScanSnap, ni à déplacer les documents en cours de numérisation. Dans le cas contraire, vous risquez de déformer l'image numérisée ou d'obtenir des couleurs floues.
  CONSEIL
  Le mode temporisé permet de numériser des documents automatiquement sans appuyer sur la touche [Scan]. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Numérisation de documents à l'aide du mode temporisé.
4. Appuyez sur la touche [Stop] pour terminer la numérisation des documents.
5. Sélectionnez une méthode pour enregistrer les images numérisées dans la fenêtre [ScanSnap Home - Numérisation d'image et enregistrement de fichier] de ScanSnap Home.
  Windows
  Sélectionnez [Rogner et sauvegarder les images d'un document plat telles quelles], puis cliquez sur le bouton [Sauvegarder cette image].
  
  Mac OS
  Sélectionnez [Plat], puis cliquez sur le bouton [Sauvegarder cette image].
  CONSEIL
  Cliquez sur le bouton [Vérification/Correction] de la fenêtre [ScanSnap Home - Numérisation d'image et enregistrement de fichier] pour corriger l'image numérisée.
  
  Pour en savoir plus, reportez-vous à la section suivante :
  
  Correction de l'orientation du document
  
  Modification de la zone de rognage d'un document
  
  Masquage des zones des doigts capturés dans l'image numérisée d'un document
6. Déployez l'extension et le plateau de réception du plateau d'alimentation AAD (couvercle).
7. Tirez le plateau de réception vers vous.
8. Déployez l'extension.
9. Fixez le guide de chargement de reçus.
  
  Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Fixation du guide de chargement de reçus.
10. Placez les reçus sur le plateau d'alimentation AAD (couvercle).
  
  Placez les reçus en fonction de la largeur des guides sur le guide de chargement de reçus.
  
  Posez le recto des reçus contre le plateau, le bord supérieur orienté vers le bas.
11. Déployez l'extension du plateau d'alimentation AAD (couvercle) et ouvrez le plateau de réception.
12. Alignez le bord supérieur et le centre des documents.
13. Placez les documents au centre du plateau d'alimentation AAD (couvercle).
  
  Chargez tous les documents les uns sur les autres au-dessus du rouleau de prise (centre). Les documents qui ne sont pas placés au-dessus du rouleau de prise ne seront pas numérisés.
  
  Chargez tous les documents au-dessus du rouleau de prise (centre). Les documents qui ne sont pas placés au-dessus du rouleau de prise ne seront pas numérisés.
  IMPORTANT
  De plus, faites glisser les guides latéraux de sorte qu'ils épousent le bord des documents. Chargez les autres documents afin qu'ils soient correctement numérisés. Si les documents sont désalignés pendant la numérisation, les problèmes suivants peuvent se produire :
  
  une partie de l'image numérisée est manquante
  
  des lignes obliques apparaissent dans l'image numérisée
  
  le format de l'image numérisée diffère de celui du document
14. Assurez-vous que les documents sont bien droits au moment de les insérer dans le ScanSnap ; pour cela, orientez le côté à numériser vers le haut.
  Insérez chaque document au centre de la moitié gauche et au centre de la moitié droite de la zone de chargement, à au moins 10 mm (0,39 po.) les uns des autres. Vérifiez que le document est correctement chargé dans le ScanSnap.
  CONSEIL
  Si vous souhaitez que les documents soient éjectés depuis l'avant du ScanSnap, ou s'il n'y a pas assez d'espace pour éjecter les documents, ouvrez le guide de sortie.
  
  Les documents ne sont pas éjectés de la même façon selon que le guide de sortie est ouvert ou fermé.
  
  Lorsque le guide de sortie est fermé
  
  Lorsque le guide de sortie est ouvert
15. Appuyez sur la touche [Scan]. Appuyez sur la touche [Scan].
16. Appuyez sur la touche [Scan/Stop] pour lancer la numérisation du document.
  
  Pour reprendre la numérisation, insérez le document suivant à numériser. Une fois le document inséré, la numérisation démarre automatiquement.
17. Appuyez sur la touche [Scan/Stop] pour terminer la numérisation des documents.
  IMPORTANT
  Utilisez une numérisation double pour numériser un document dans les plages de valeurs suivantes. Si vous dépassez l'une des plages de valeurs suivantes, une erreur de longueur risque de se produire et il est possible qu'une partie du document n'apparaisse pas dans l'image numérisée.
  
  Longueur d'un document pouvant être numérisée
  
  863 mm (34 po.) (355,6 mm (14 po.) lorsque vous définissez la qualité de l'image sur [Excellente] dans les paramètres de numérisation)
  
  Nombre de documents pouvant être numérisés
  
  20 feuilles
  
  Si vous poursuivez la numérisation en insérant le document suivant alors que le document actuel est en cours de numérisation, la touche [Scan/Stop] clignote plus rapidement lorsque la longueur de numérisation excède 650 mm (26 po.). Dans ce cas, attendez la fin de la numérisation et n'insérez aucun autre document. Une fois la numérisation terminée, insérez le document suivant. La numérisation suivante démarre automatiquement.
Activez l'option [Informations sur le reçu] dans les enregistrements de données de contenu des reçus que vous avez numérisés avec ScanSnap Home.
1. Lorsque vous sélectionnez le dossier spécifié en tant qu'emplacement de sauvegarde dans la fenêtre principale de ScanSnap Home, les enregistrements de données de contenu créés à partir des reçus numérisés s'affichent dans le panneau Liste des enregistrements de données de contenu.
2. Sélectionnez l'enregistrement de données de contenu créé à partir du reçu que vous avez numérisé pour afficher le montant dans la zone [Informations sur le reçu] de la Panneau des enregistrements de données de contenu.

Le montant du reçu que vous avez numérisé avec ScanSnap Home est détecté comme texte. Vous pouvez par conséquent le copier-coller dans d'autres applications.

Il est possible d'enregistrer les métadonnées incluant le montant du reçu au format CSV. Vous pouvez ainsi l'utiliser dans d'autres applications.

Dans [Informations sur le reçu] de l'enregistrement de données de contenu du reçu numérisé, le montant du reçu est converti en données de reçu au format CSV.

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Voir également