Déduction des dépenses lors d'un voyage d'affaires

Numérisez les reçus et enregistrez-les au format PDF. Le montant du reçu est extrait automatiquement afin que vous puissiez facilement le copier lors de la déduction des dépenses.

Image d'aperçu

Image d'aperçu

Cette section explique comment numériser les reçus que l'on vous remet lors d'un voyage d'affaires et pour détecter le montant (texte) des reçus sous forme de métadonnées en vue de le déduire de vos dépenses.

Il est possible de numériser les reçus avec le ScanSnap en insérant deux reçus en même temps ou en insérant le document suivant pendant que l'autre document est en cours de numérisation. Ces méthodes de numérisation sont appelées "numérisations doubles". Procédez comme suit pour insérer deux reçus dans le ScanSnap en même temps. Pour en savoir plus sur les numérisations doubles, consultez la section Numérisation de documents en insérant deux documents en même temps ou en insérant le document suivant pendant que l'autre document est en cours de numérisation.

CONSEIL
  • Lorsque vous numérisez des documents de petite taille qui sont pliés ou cornés, par exemple des reçus, il est recommandé de les charger un par un dans le scanneur.

    Définissez le [Paramètre du mode de chargement] sur [Numérisation manuelle] sur l'écran tactile du ScanSnap pour éviter les bourrages et numériser ces documents sans les endommager. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Numérisation manuelle de documents pliés ou cornés, tels que des reçus.

  1. Préparez les documents à numériser avec le ScanSnap.

    Préparez les reçus que l'on vous a remis lors de votre voyage d'affaires.

  2. Ouvrez le plateau d'alimentation AAD (couvercle) du ScanSnap pour l'allumer. Tenez le côté droit du plateau d'aliment. AAD (couvercle) du ScanSnap, puis ouvrez-le ou appuyez sur la touche [Scan] pour le mettre sous tension. Ouvrez le guide de chargement pour allumer le ScanSnap.

    Ouverture du plateau d'alimentation AAD (couvercle)

    Ouverture du plateau d'alimentation AAD (couvercle)

    Ouverture du plateau d'alimentation AAD (couvercle)

    Ouverture du plateau d'alimentation AAD (couvercle)

  3. Tenez le côté droit du plateau d'alimentation AAD (couvercle) du ScanSnap, puis ouvrez-le pour le mettre sous tension.

    Ouvrez entièrement le plateau d'aliment. AAD (couvercle) pour que la touche [Scan] s'allume en bleu.

    Lorsque le plateau d'aliment. AAD (couvercle) est ouvert, l'extension monte automatiquement.

    Mise sous tension du ScanSnap
  4. Ouvrez le plateau d'alimentation AAD (couvercle) du ScanSnap pour l'allumer. Tenez le côté droit du plateau d'aliment. AAD (couvercle) du ScanSnap, puis ouvrez-le ou appuyez sur la touche [Scan] pour le mettre sous tension. Ouvrez le guide de chargement pour allumer le ScanSnap.

    Ouverture du guide de chargement du ScanSnap

    Ouverture du guide de chargement du ScanSnap

  5. Appuyez sur la touche [Scan] ou la touche [Stop] du ScanSnap pour allumer le ScanSnap.

    Appui sur la touche

  6. Préparez un profil dans ScanSnap Home.
    1. Cliquez sur le bouton [Scan] au supérieur de la Fenêtre principale de ScanSnap Home pour afficher la Fenêtre de numérisation.
      Windows

      Si la fenêtre principale n'est pas déjà affichée, reportez-vous à la section Affichage de la fenêtre principale.

      Mac OS

      Si la fenêtre principale n'est pas déjà affichée, cliquez sur l'icône [ScanSnap Home] Icône de ScanSnap Home dans la liste des applications qui s'affiche lorsque vous cliquez sur le Launchpad dans le Dock.

       

    2. Cliquez sur Icône Ajout de profils pour afficher la Fenêtre [Ajouter un nouveau profil].
    3. Sélectionnez [Dépenses lors de voyages d'affaires] dans la liste des modèles.
      Windows

      Par défaut, les images créées à partir du document que vous avez numérisé sont enregistrées dans le dossier [Voyage d'affaires].

      Si vous modifiez l'emplacement de sauvegarde des images numérisées vers un nouvel emplacement de sauvegarde, indiquez le nouvel emplacement de sauvegarde dans [Enregistrer sur] sous [Options de gestion].

      Si nécessaire, modifiez d'autres paramètres de numérisation.

      Mac OS

      Par défaut, les images créées à partir du document que vous avez numérisé sont enregistrées dans le dossier [ScanSnap Home].

      Si vous modifiez l'emplacement de sauvegarde des images numérisées vers un nouvel emplacement de sauvegarde, indiquez le nouvel emplacement de sauvegarde dans [Enregistrer sur] sous [Options de gestion].

      Si nécessaire, modifiez d'autres paramètres de numérisation.

       

    4. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour ajouter le profil à la liste des profils de la fenêtre de numérisation.
    CONSEIL
  7. Sur l'écran d'accueil de l'écran tactile, sélectionnez le profil que vous avez ajouté à l'étape 3 dans la liste des profils.
  8. Vérifiez que le profil que vous avez ajouté à l'étape 3 est sélectionné dans la liste des profils de la fenêtre de numérisation.
  9. Numérisez les documents avec le ScanSnap.

    Cette section explique comment lancer une numérisation avec le guide de chargement de reçus, qui permet de charger simultanément plusieurs reçus dans le ScanSnap.

    Chargez plusieurs reçus de différentes largeurs et longueurs dans le ScanSnap et numérisez-les en même temps.

    Dans cette étape, insérez plusieurs reçus dans le ScanSnap et numérisez-les en même temps.

    Dans cette étape, placez plusieurs reçus dans le ScanSnap et numérisez-les en même temps.

    1. Placez le tapis sur le côté avant du ScanSnap.

      Placez le tapis de sorte qu'il soit en contact avec le ScanSnap.

      Positionnement du tapis
    2. Placez les documents dans la zone de numérisation du ScanSnap.
      Placement de plusieurs documents en même temps
    3. Appuyez sur la touche [Scan] pour lancer la numérisation du document.

      Pour reprendre la numérisation, placez le document suivant à numériser et appuyez sur la touche [Scan].

      IMPORTANT
      • Ne couvrez pas les feuilles blanches sur le ScanSnap avec vos mains ou un autre objet lors de la numérisation des documents. Dans le cas contraire, les couleurs des images numérisées ne seront pas reproduites correctement.

      • Veillez à ne pas faire bouger la table ou le bureau lors de l'utilisation du ScanSnap, ni à déplacer les documents en cours de numérisation. Dans le cas contraire, vous risquez de déformer l'image numérisée ou d'obtenir des couleurs floues.

      CONSEIL
    4. Appuyez sur la touche [Stop] pour terminer la numérisation des documents.
    5. Sélectionnez une méthode pour enregistrer les images numérisées dans la fenêtre [ScanSnap Home - Numérisation d'image et enregistrement de fichier] de ScanSnap Home.
      Windows

      Sélectionnez [Rogner et sauvegarder les images d'un document plat telles quelles], puis cliquez sur le bouton [Sauvegarder cette image].

      Mac OS

      Sélectionnez [Plat], puis cliquez sur le bouton [Sauvegarder cette image].

       

      CONSEIL
    6. Déployez l'extension et le plateau de réception du plateau d'alimentation AAD (couvercle).

      Déploiement de l'extension

      Déploiement de l'extension

    7. Tirez le plateau de réception vers vous.

      Tirage du plateau de réception vers vous

    8. Déployez l'extension.

      Déploiement de l'extension

    9. Fixez le guide de chargement de reçus.

      Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Fixation du guide de chargement de reçus.

    10. Placez les reçus sur le plateau d'alimentation AAD (couvercle).

      Placez les reçus en fonction de la largeur des guides sur le guide de chargement de reçus.

      Posez le recto des reçus contre le plateau, le bord supérieur orienté vers le bas.

      Chargement des documents
      Chargement des documents
    11. Déployez l'extension du plateau d'alimentation AAD (couvercle) et ouvrez le plateau de réception.

      Ouverture du plateau de réception

    12. Alignez le bord supérieur et le centre des documents.

      Alignement des documents en escalier

    13. Placez les documents au centre du plateau d'alimentation AAD (couvercle).

      Chargez tous les documents les uns sur les autres au-dessus du rouleau de prise (centre). Les documents qui ne sont pas placés au-dessus du rouleau de prise ne seront pas numérisés.

      Chargez tous les documents au-dessus du rouleau de prise (centre). Les documents qui ne sont pas placés au-dessus du rouleau de prise ne seront pas numérisés.

      Chargement des documents

      Chargement des documents

      Chargement des documents

      IMPORTANT
      • De plus, faites glisser les guides latéraux de sorte qu'ils épousent le bord des documents. Chargez les autres documents afin qu'ils soient correctement numérisés. Si les documents sont désalignés pendant la numérisation, les problèmes suivants peuvent se produire :

        • une partie de l'image numérisée est manquante

        • des lignes obliques apparaissent dans l'image numérisée

        • le format de l'image numérisée diffère de celui du document

    14. Assurez-vous que les documents sont bien droits au moment de les insérer dans le ScanSnap ; pour cela, orientez le côté à numériser vers le haut.

      Insérez chaque document au centre de la moitié gauche et au centre de la moitié droite de la zone de chargement, à au moins 10 mm (0,39 po.) les uns des autres. Vérifiez que le document est correctement chargé dans le ScanSnap.

      Insertion de documents (numérisation double)
      Insertion de documents (numérisation double)
      CONSEIL
      • Si vous souhaitez que les documents soient éjectés depuis l'avant du ScanSnap, ou s'il n'y a pas assez d'espace pour éjecter les documents, ouvrez le guide de sortie.

        Ouverture du guide de sortie
        Ouverture du guide de sortie
      • Les documents ne sont pas éjectés de la même façon selon que le guide de sortie est ouvert ou fermé.

        • Lorsque le guide de sortie est fermé

          Lorsque le guide de sortie est fermé
          Lorsque le guide de sortie est fermé
        • Lorsque le guide de sortie est ouvert

          Lorsque le guide de sortie est ouvert
          Lorsque le guide de sortie est ouvert
    15. Appuyez sur la touche [Scan]. Appuyez sur la touche [Scan].
    16. Appuyez sur la touche [Scan/Stop] pour lancer la numérisation du document.

      Pour reprendre la numérisation, insérez le document suivant à numériser. Une fois le document inséré, la numérisation démarre automatiquement.

    17. Appuyez sur la touche [Scan/Stop] pour terminer la numérisation des documents.
      IMPORTANT
      • Utilisez une numérisation double pour numériser un document dans les plages de valeurs suivantes. Si vous dépassez l'une des plages de valeurs suivantes, une erreur de longueur risque de se produire et il est possible qu'une partie du document n'apparaisse pas dans l'image numérisée.

        • Longueur d'un document pouvant être numérisée

          863 mm (34 po.) (355,6 mm (14 po.) lorsque vous définissez la qualité de l'image sur [Excellente] dans les paramètres de numérisation)

        • Nombre de documents pouvant être numérisés

          20 feuilles

      • Si vous poursuivez la numérisation en insérant le document suivant alors que le document actuel est en cours de numérisation, la touche [Scan/Stop] clignote plus rapidement lorsque la longueur de numérisation excède 650 mm (26 po.). Dans ce cas, attendez la fin de la numérisation et n'insérez aucun autre document. Une fois la numérisation terminée, insérez le document suivant. La numérisation suivante démarre automatiquement.

  10. Activez l'option [Informations sur le reçu] dans les enregistrements de données de contenu des reçus que vous avez numérisés avec ScanSnap Home.
    1. Lorsque vous sélectionnez le dossier spécifié en tant qu'emplacement de sauvegarde dans la fenêtre principale de ScanSnap Home, les enregistrements de données de contenu créés à partir des reçus numérisés s'affichent dans le panneau Liste des enregistrements de données de contenu.
    2. Sélectionnez l'enregistrement de données de contenu créé à partir du reçu que vous avez numérisé pour afficher le montant dans la zone [Informations sur le reçu] de la Panneau des enregistrements de données de contenu.

Le montant du reçu que vous avez numérisé avec ScanSnap Home est détecté comme texte. Vous pouvez par conséquent le copier-coller dans d'autres applications.

Il est possible d'enregistrer les métadonnées incluant le montant du reçu au format CSV. Vous pouvez ainsi l'utiliser dans d'autres applications.

Dans [Informations sur le reçu] de l'enregistrement de données de contenu du reçu numérisé, le montant du reçu est converti en données de reçu au format CSV.