Partage de documents avec votre équipe dans le cadre d'une réunion

Numérisez les documents d'une réunion et enregistrez-les au format PDF dans le dossier partagé. Pour partager facilement le fichier, indiquez aux membres de votre équipe le dossier dans lequel le fichier est enregistré.

Image d'aperçu

Image d'aperçu

Cette section explique comment enregistrer les fichiers image des documents d'une réunion numérisés avec le ScanSnap dans le dossier partagé en vue de les partager avec les membres de votre équipe.

  1. Préparez les documents à numériser avec le ScanSnap.

    Préparez les documents de réunion que vous souhaitez partager avec les membres de votre équipe.

  2. Ouvrez le plateau d'alimentation AAD (couvercle) du ScanSnap pour l'allumer. Tenez le côté droit du plateau d'aliment. AAD (couvercle) du ScanSnap, puis ouvrez-le ou appuyez sur la touche [Scan] pour le mettre sous tension. Ouvrez le guide de chargement pour allumer le ScanSnap.

    Ouvrez entièrement le plateau d'aliment. AAD (couvercle) pour que la touche [Scan] s'allume en bleu.

    Lorsque le plateau d'aliment. AAD (couvercle) est ouvert, l'extension monte automatiquement.

    Mise sous tension du ScanSnap

    Ouverture du plateau d'alimentation AAD (couvercle)

    Ouverture du plateau d'alimentation AAD (couvercle)

    Ouverture du plateau d'alimentation AAD (couvercle)

    Ouverture du plateau d'alimentation AAD (couvercle)

  3. Ouvrez le plateau d'alimentation AAD (couvercle) du ScanSnap pour l'allumer. Tenez le côté droit du plateau d'aliment. AAD (couvercle) du ScanSnap, puis ouvrez-le ou appuyez sur la touche [Scan] pour le mettre sous tension. Ouvrez le guide de chargement pour allumer le ScanSnap.

    Ouverture du guide de chargement du ScanSnap

    Ouverture du guide de chargement du ScanSnap

    CONSEIL
    • Si vous souhaitez que les documents soient éjectés depuis l'avant du ScanSnap, ou s'il n'y a pas assez d'espace pour éjecter les documents, ouvrez le guide de sortie.

      Ouverture du guide de sortie
      Ouverture du guide de sortie
    • Les documents ne sont pas éjectés de la même façon selon que le guide de sortie est ouvert ou fermé.

      • Lorsque le guide de sortie est fermé

        Lorsque le guide de sortie est fermé
        Lorsque le guide de sortie est fermé
      • Lorsque le guide de sortie est ouvert

        Lorsque le guide de sortie est ouvert
        Lorsque le guide de sortie est ouvert
  4. Appuyez sur la touche [Scan] ou la touche [Stop] du ScanSnap pour allumer le ScanSnap.

    Appui sur la touche

  5. Préparez un profil dans ScanSnap Home.
    1. Cliquez sur le bouton [Scan] au supérieur de la Fenêtre principale de ScanSnap Home pour afficher la Fenêtre de numérisation.

      Si la fenêtre principale n'est pas déjà affichée, reportez-vous à la section Affichage de la fenêtre principale.

      Si la fenêtre principale n'est pas déjà affichée, cliquez sur l'icône [ScanSnap Home] Icône de ScanSnap Home dans la liste des applications qui s'affiche lorsque vous cliquez sur le Launchpad dans le Dock.

       

    2. Cliquez sur Icône Ajout de profils pour afficher la Fenêtre [Ajouter un nouveau profil].
    3. Sélectionnez [Partager les documents] dans la liste des modèles.
    4. Spécifiez le dossier partagé sur le réseau pour [Enregistrer sur].

      Si nécessaire, modifiez d'autres paramètres de numérisation.

    5. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour ajouter le profil à la liste des profils de la fenêtre de numérisation.
  6. Sur l'écran d'accueil de l'écran tactile, sélectionnez le profil que vous avez ajouté à l'étape 3 dans la liste des profils.
  7. Vérifiez que le profil que vous avez ajouté à l'étape 3 est sélectionné dans la liste des profils de la fenêtre de numérisation.
  8. Numérisez un document avec le ScanSnap.
    1. Placez le tapis sur le côté avant du ScanSnap.

      Placez le tapis de sorte qu'il soit en contact avec le ScanSnap.

      Positionnement du tapis
    2. Placez le document dans la zone de numérisation du ScanSnap.

      Pour en savoir plus sur la zone de numérisation, consultez la section Placement d'un document.

      Placement du document
    3. Appuyez sur la touche [Scan] pour lancer la numérisation du document.

      Pour reprendre la numérisation, placez le document suivant à numériser et appuyez sur la touche [Scan].

      IMPORTANT
      • Ne couvrez pas les feuilles blanches sur le ScanSnap avec vos mains ou un autre objet lors de la numérisation d'un document. Dans le cas contraire, les couleurs de l'image numérisée ne seront pas reproduites correctement.

      • Veillez à ne pas faire bouger la table ou le bureau lors de l'utilisation du ScanSnap, ni à déplacer le document en cours de numérisation. Dans le cas contraire, vous risquez de déformer l'image numérisée ou d'obtenir des couleurs floues.

      CONSEIL
    4. Appuyez sur la touche [Stop] pour terminer la numérisation des documents.
    5. Sélectionnez une méthode pour enregistrer les images numérisées dans la fenêtre [ScanSnap Home - Numérisation d'image et enregistrement de fichier] de ScanSnap Home.

      Sélectionnez [Rogner et sauvegarder les images d'un document plat telles quelles], puis cliquez sur le bouton [Sauvegarder cette image].

      Sélectionnez [Plat], puis cliquez sur le bouton [Sauvegarder cette image].

       

      CONSEIL
    6. Déployez l'extension et le plateau de réception du plateau d'alimentation AAD (couvercle).

      Déploiement de l'extension

      Déploiement de l'extension

    7. Tirez le plateau de réception vers vous.

      Tirage du plateau de réception vers vous

    8. Déployez l'extension.

      Déploiement de l'extension

    9. Placez un document sur le plateau d'alimentation AAD (couvercle).

      Placez le recto du document contre le plateau, le bord supérieur orienté vers le bas (lorsque vous chargez plusieurs documents, la dernière page se trouve sur le dessus).

      Ajustez le nombre de documents afin qu'ils ne dépassent pas le repère Marque qui indique le nombre maximal de documents pouvant être chargés des guides latéraux lors du chargement.

      Chargement d'un document

      Chargement d'un document

    10. Alignez les guides latéraux avec les deux extrémités du document.

      Maintenez chaque guide latéral pour les ajuster. Dans le cas contraire, il est possible que le document soit décentré lors de la numérisation.

      Ajustement des guides latéraux

      Ajustement des guides latéraux

    11. Déployez l'extension du plateau d'alimentation AAD (couvercle) et ouvrez le plateau de réception.

      Ouverture du plateau de réception

    12. Placez un document sur le plateau d'alimentation AAD (couvercle).

      Placez le recto du document contre le plateau, le bord supérieur orienté vers le bas (lorsque vous chargez plusieurs documents, la dernière page se trouve sur le dessus).

      Ajustez le nombre de documents afin qu'ils ne dépassent pas les repères et les guides latéraux lors du chargement.

      Chargement d'un document

    13. Alignez les guides latéraux avec les deux extrémités du document.

      Maintenez chaque guide latéral pour les ajuster. Dans le cas contraire, il est possible que le document soit décentré lors de la numérisation.

      Ajustement des guides latéraux

    14. Placez un document sur le plateau d'alimentation AAD (couvercle).

      Placez le recto du document contre le plateau, le bord supérieur orienté vers le bas (lorsque vous chargez plusieurs documents, la dernière page se trouve sur le dessus). Ajustez le nombre de documents afin qu'ils ne dépassent pas les repères et les guides latéraux lors du chargement.

      Chargement d'un document par le bord supérieur
    15. Alignez les guides latéraux avec les deux extrémités du document.

      Maintenez chaque guide latéral pour les ajuster. Dans le cas contraire, il est possible que le document soit décentré lors de la numérisation.

      Maintien au centre de chaque guide latéral pour les ajuster
    16. Chargez les documents dans le plateau d'alimentation AAD (couvercle) ou insérez le document dans le chargeur manuel.
      • Lors de la numérisation simultanée de documents (Numérisation En U)

        Chargez les documents dans le plateau d'aliment. AAD (couvercle), et alignez les guides latéraux avec les deux extrémités des documents.

        Placez le recto du document contre le plateau, le bord supérieur orienté vers le haut (lorsque vous chargez plusieurs documents, la première page se trouve sur le dessus).

        Chargement des documents

        Maintenez chaque guide latéral pour les ajuster. Dans le cas contraire, les documents pourraient être désalignés.

        Ajustement des guides latéraux
        IMPORTANT
        • Assurez-vous que l'onglet de support du document est ouvert.

          Dans le cas contraire, un bourrage papier risque de se produire.

          Si l'onglet de support du document est fermé, levez-le manuellement.

          Levage de l'onglet de support du document
        • Si l'onglet de support du document se détache, contactez le distributeur/revendeur qui vous a vendu ce produit.

      • Lorsque vous numérisez des documents un par un (Numérisation Retour)

        Insérez un document dans le chargeur manuel.

        Orientez le recto d'un document vers le haut et insérez l'extrémité supérieure du document bien droit au milieu du chargeur manuel.

        Vérifiez que le document est correctement chargé dans le ScanSnap.

        Insertion d'un document
        IMPORTANT
        • Le document sort de l'arrière du ScanSnap lors de la numérisation.

          Laissez un espace (d'environ la longueur du document) à l'arrière du ScanSnap.

        CONSEIL
        • Vous pouvez numériser un document avec le plateau d'aliment. AAD (couvercle) fermé.

    17. Appuyez sur la touche [Scan].

      Une fois que la numérisation est terminée, si le message "Chargez le document suivant." s'affiche, vous pouvez continuer la numérisation.

      Pour terminer la numérisation, cliquez sur le bouton [Terminer la numérisation] ou appuyez sur la touche [Scan] du ScanSnap.

    18. Assurez-vous que le document est bien droit au moment de l'insérer dans le ScanSnap ; pour cela, orientez le côté à numériser vers le haut.
      Vérifiez que le document est correctement chargé dans le ScanSnap.

      Insertion d'un document en orientant le côté à numériser vers le haut

      Insertion d'un document en orientant le côté à numériser vers le haut

      CONSEIL
      • Si vous lancez une numérisation alors que le guide de sortie est fermé, laissez suffisamment d'espace à l'arrière du ScanSnap afin que le document puisse être éjecté.

        Vérifiez que la zone de sortie du document est libre d'obstacles. Dans le cas contraire, un bourrage papier risque de se produire.

        Fermez le guide de sortie
        Fermez le guide de sortie
    19. Appuyez sur la touche [Scan]. Appuyez sur la touche [Scan].
    20. Appuyez sur la touche [Scan/Stop] pour lancer la numérisation du document.

      Pour reprendre la numérisation, insérez le document suivant à numériser. Une fois le document inséré, la numérisation démarre automatiquement.

    21. Appuyez sur la touche [Scan/Stop] pour terminer la numérisation du document.
  9. Une fois le Fenêtre [Scan to Folder] de ScanSnap Home affiché, vérifiez le titre de l'enregistrement de données de contenu, spécifiez emplacement de sauvegarde pour y enregistrer l'image numérisée, puis sauvegardez l'image à cet emplacement.
    CONSEIL
    • Dans la fenêtre [Scan to Folder], vous pouvez utiliser la fonction Prévisualisation pour vérifier l'image afin de modifier l'orientation des pages, de supprimer des pages inutiles ou d'afficher la fenêtre Viewer en vue de modifier l'image avant de l'imprimer.

    • Dans la fenêtre [Scan to Folder], vous pouvez utiliser la fonction Prévisualisation pour vérifier l'image afin de modifier l'orientation des pages ou de supprimer des pages inutiles avant de l'enregistrer.

     

    1. Spécifiez un titre pour l'enregistrement de données de contenu dans la fenêtre [Scan to Folder] de ScanSnap Home.
    2. Spécifiez un dossier partagé pour y enregistrer les images numérisées d'une réunion.
      CONSEIL
      • Si vous spécifiez un dossier non pris en charge dans ScanSnap Home comme emplacement de sauvegarde, les enregistrements de données de contenu créés à partir des documents numérisés ne s'affichent pas dans la vue de la liste des enregistrements de données de contenu de la fenêtre principale de ScanSnap Home.

    3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Les images numérisées d'une réunion sont enregistrées dans le dossier partagé.