Reclamar gastos empresariales o realizar operaciones de contabilidad en un servicio en la nube

Los resultados escaneados de los recibos se cargan en un servicio en la nube de gestión de gastos empresariales o en un servicio de contabilidad en la nube. Simplemente con escanear los recibos automáticamente se introduce el importe de los gastos empresariales en el servicio o se ordenan automáticamente los resultados escaneados, lo cual permite reducir el molesto tiempo necesario para la gestión.

En esta sección se explica cómo vincular un servicio en la nube mediante ScanSnap Cloud.

Antes de utilizar ScanSnap Cloud, debe aceptar las condiciones del servicio de ScanSnap Cloud y configurar los ajustes. Para obtener detalles, consulte Guardar una imagen digitalizada en un servicio en la nube mediante ScanSnap Cloud.

Para las regiones donde se puede usar ScanSnap Cloud, consulte aquí.

Vista previa de la imagen

En esta sección se explica cómo digitalizar un número elevado de recibos a la vez usando la guía de recibos y guardar los datos de los gastos de los recibos en un servicio en la nube.

SUGERENCIA

  • Cuando digitalice documentos pequeños doblados o arrugados como recibos, es recomendable digitalizarlos uno a uno.

    Especificar [Escaneado manual] para [Ajuste del modo de alimentación] en el panel táctil del ScanSnap evita que se produzcan atascos de papel para que los documentos se puedan digitalizar sin daño alguno. Para obtener detalles, consulte Digitalizar uno a uno documentos doblados o arrugados como recibos.

  1. Prepare documentos para digitalizar con el ScanSnap.

    Prepare recibos que desee gestionar en un servicio en la nube.

  2. Abra la bandeja de entrada al ADF (cubierta) del ScanSnap para encenderlo. Sostenga el lado derecho de la bandeja de entrada al ADF (cubierta) del ScanSnap y luego ábralo o presione el botón [Scan] para encenderlo. Abra la guía de alimentación del ScanSnap para encenderlo.

    Abrir la bandeja de entrada al ADF (cubierta)

    Abrir la bandeja de entrada al ADF (cubierta)

    Abrir la bandeja de entrada al ADF (cubierta)

    Abrir la bandeja de entrada al ADF (cubierta)

  3. Prepare un perfil en ScanSnap Home.
    1. Haga clic en el botón [Scan] en la parte superior de Ventana principal de ScanSnap Home para abrir Ventana de digitalización.

      Si la ventana principal no se abre, consulte Para abrir la ventana principal.

      Si la ventana principal no se abre, haga clic en el icono [ScanSnap Home] Icono de ScanSnap Home de la lista de aplicaciones que aparece al hacer clic en Plataforma de lanzamiento en el Dock.

       

    2. Haga clic en Icono Añadir perfil para abrir Ventana [Añadir perfil nuevo] (mediante ScanSnap Cloud).
    3. Seleccione [Gestionar cuentas y gastos en la nube] en la lista de plantillas.
    4. En la lista que se abre al hacer clic en el botón [Seleccionar] para [Servicio en la nube] en [Destino de almacenamiento], seleccione un servicio en la nube para especificarlo como destino de almacenamiento.

      Si es necesario, cambie otras configuraciones de digitalización.

    5. Haga clic en el botón [Añadir] para añadir este perfil a la lista de perfiles de la ventana de digitalización.
  4. En la pantalla de inicio del panel táctil, seleccione el perfil que ha añadido en el paso 3 de la lista de perfiles.
  5. Digitalice un documento con el ScanSnap.
    1. Tire de la extensión y de la bandeja de salida de la bandeja de entrada al ADF (cubierta).

      Extraer la extensión

    2. Instale la guía de recibos.

      Para obtener detalles, consulte Colocar la guía de recibos.

    3. Coloque el documento en la bandeja de entrada al ADF (cubierta).

      Cargue el recibo en función del ancho de las guías de la guía de recibos.

      Coloque el destinatario cara abajo y cabeza abajo de modo que el lado posterior mire hacia usted.

      Colocar documentos
    4. Pulse el botón [Scan]. Pulse el botón [Scan].

La imagen de un documento que ha digitalizado se guardará en el servicio en la nube que haya especificado como destino de almacenamiento.

Para comprobar si la imagen digitalizada está guardada en el servicio en la nube que especificó como destino de almacenamiento, consulte el manual de dicho servicio en la nube.