Reclamación de los gastos de un viaje de negocios

Digitalice los recibos y guárdelos como archivos PDF. El importe que figura en el recibo se extraerá automáticamente para que pueda copiar el importe fácilmente cuando lo reclame como un gasto.

Vista previa de la imagen

Vista previa de la imagen

En esta sección se explica cómo digitalizar los recibos que ha recibido durante un viaje de negocios y reconocer la cantidad (texto) de los recibos como metainformación para reclamar los gastos de un viaje de empresa.

Digitalizar recibos con el ScanSnap insertando dos recibos a la vez o insertando el siguiente documento mientras el documento actual se está digitalizando. Estos métodos de digitalización se conocen como digitalización dual. El siguiente procedimiento muestra un ejemplo de cómo insertar dos recibos a la vez en el ScanSnap. Para obtener detalles acerca de la digitalización dual, consulte Digitalizar documentos insertando dos documentos a la vez o insertando el siguiente documento mientras el documento actual se está digitalizando.

SUGERENCIA

  • Cuando digitalice documentos pequeños doblados o arrugados como recibos, es recomendable digitalizarlos uno a uno.

    Especificar [Escaneado manual] para [Ajuste del modo de alimentación] en el panel táctil del ScanSnap evita que se produzcan atascos de papel para que los documentos se puedan digitalizar sin daño alguno. Para obtener detalles, consulte Digitalizar uno a uno documentos doblados o arrugados como recibos.

  1. Prepare documentos para digitalizar con el ScanSnap.

    Prepare los recibos que ha recibido durante un viaje de negocios.

  2. Abra la bandeja de entrada al ADF (cubierta) del ScanSnap para encenderlo. Sostenga el lado derecho de la bandeja de entrada al ADF (cubierta) del ScanSnap y luego ábralo o presione el botón [Scan] para encenderlo. Abra la guía de alimentación del ScanSnap para encenderlo.

    Abrir la bandeja de entrada al ADF (cubierta)

    Abrir la bandeja de entrada al ADF (cubierta)

    Abrir la bandeja de entrada al ADF (cubierta)

    Abrir la bandeja de entrada al ADF (cubierta)

  3. Sostenga el lado derecho de la bandeja de entrada al ADF (cubierta) del ScanSnap y después ábrala para encenderlo.

    Abra completamente la bandeja de entrada al ADF (cubierta) para que el botón [Scan] se ilumine en azul.

    Cuando se abre la bandeja de entrada al ADF (cubierta), la extensión se eleva automáticamente.

    Encender el ScanSnap
  4. Abra la bandeja de entrada al ADF (cubierta) del ScanSnap para encenderlo. Sostenga el lado derecho de la bandeja de entrada al ADF (cubierta) del ScanSnap y luego ábralo o presione el botón [Scan] para encenderlo. Abra la guía de alimentación del ScanSnap para encenderlo.

    Abrir la guía de alimentación

    Abrir la guía de alimentación

  5. Pulse el botón [Scan] o [Stop] del ScanSnap para encenderlo.

    Pulsar el botón

  6. Prepare un perfil en ScanSnap Home.
    1. Haga clic en el botón [Scan] en la parte superior de Ventana principal de ScanSnap Home para abrir Ventana de digitalización.

      Si la ventana principal no se abre, consulte Para abrir la ventana principal.

      Si la ventana principal no se abre, haga clic en el icono [ScanSnap Home] Icono de ScanSnap Home de la lista de aplicaciones que aparece al hacer clic en Plataforma de lanzamiento en el Dock.

       

    2. Haga clic en Icono Añadir perfil para abrir Ventana [Añadir perfil nuevo].
    3. Seleccione [Gastos de viaje de negocios] en la lista de plantillas.

      De manera predeterminada, las imágenes creadas del documento que ha digitalizado se guardan en la carpeta [Viaje de negocios].

      Si cambia el destino de almacenamiento para las imágenes digitalizadas a otro destino de almacenamiento, especifique el nuevo destino de almacenamiento en [Guardar en] en [Opciones de administración].

      Si es necesario, cambie otras configuraciones de digitalización.

      De manera predeterminada, las imágenes creadas del documento que ha digitalizado se guardan en la carpeta [ScanSnap Home].

      Si cambia el destino de almacenamiento para las imágenes digitalizadas a otro destino de almacenamiento, especifique el nuevo destino de almacenamiento en [Guardar en] en [Opciones de administración].

      Si es necesario, cambie otras configuraciones de digitalización.

       

    4. Haga clic en el botón [Añadir] para añadir este perfil a la lista de perfiles de la ventana de digitalización.
    SUGERENCIA
  7. En la pantalla de inicio del panel táctil, seleccione el perfil que ha añadido en el paso 3 de la lista de perfiles.
  8. Compruebe que el perfil que ha añadido en el paso 3 esté seleccionado en la lista de perfiles de la ventana de digitalización.
  9. Digitalice los documentos con el ScanSnap.

    En esta sección se explica el procedimiento para llevar a cabo una digitalización mediante la guía de recibos, que resulta útil para cargar varios recibos en ScanSnap a la vez.

    Cargue varios recibos de diferentes anchuras y longitudes en ScanSnap y digitalícelos a la vez.

    En este paso, inserte dos recibos en ScanSnap y digitalícelos a la vez.

    En este paso, coloque varios recibos en ScanSnap y digitalícelos a la vez.

    1. Coloque la almohadilla de fondo en la parte frontal del ScanSnap.

      Coloque la almohadilla de fondo de manera que esté en contacto con el ScanSnap.

      Colocar la almohadilla de fondo
    2. Coloque los documentos en el área de digitalización de ScanSnap.
      Colocar varios documentos a la vez
    3. Pulse el botón [Scan] para iniciar la digitalización del documento.

      Para continuar digitalizando, coloque el siguiente documento que quiera digitalizar y pulse el botón [Scan].

      ATENCIÓN

      • No cubra las hojas en blanco que se encuentran en el ScanSnap con las manos o con cualquier otro objeto mientras digitaliza documentos. Esto afectará a la reproducción del color de las imágenes digitalizadas.

      • No mueva la mesa o el escritorio cuando use el ScanSnap ni mueva los documentos mientras los está digitalizando. Esto podría distorsionar la imagen digitalizada o difuminar el color.

      SUGERENCIA
    4. Pulse el botón [Stop] para finalizar la digitalización de documentos.
    5. Seleccione un método para guardar las imágenes digitalizadas en la ventana [ScanSnap Home - Digitalización de imagen y almacenamiento de archivo] de ScanSnap Home.

      Seleccione [Recortar y guardar las imágenes de documentos planos tal y como están] y, a continuación, haga clic en el botón [Guardar esta imagen].

      Seleccione [Plano] y, a continuación, haga clic en el botón [Guardar esta imagen].

       

      SUGERENCIA
    6. Tire de la extensión y de la bandeja de salida de la bandeja de entrada al ADF (cubierta).

      Extraer la extensión

      Extraer la extensión

    7. Tire de la bandeja de salida hacia usted.

      Tirar de la bandeja de salida hacia usted

    8. Extraiga la extensión.

      Extraer la extensión

    9. Instale la guía de recibos.

      Para obtener detalles, consulte Colocar la guía de recibos.

    10. Cargar recibos en la bandeja de entrada al ADF (cubierta).

      Cargue los recibos en función del ancho de las guías de la guía de recibos.

      Coloque los recibos cara abajo y cabeza abajo de modo que el lado posterior mire hacia usted.

      Colocando los documentos
      Colocando los documentos
    11. Tire la extensión de la bandeja de entrada al ADF (cubierta), y abra la bandeja de salida.

      Abrir la bandeja de salida

    12. Alinee el primer borde con el centro de los documentos.

      Alineando los documentos

    13. Coloque los documentos en el centro de la bandeja de entrada al ADF (cubierta).

      Coloque los documentos uno sobre otro en el rodillo de recogida (centro). Los documentos que no están colocados sobre el rodillo de recogida no podrán ser alimentados.

      Coloque los documentos uno sobre otro en el rodillo de recogida (centro). Los documentos que no están colocados sobre el rodillo de recogida no podrán ser alimentados.

      Colocando los documentos

      Colocando los documentos

      Colocando los documentos

      ATENCIÓN

      • También, ajuste las guías laterales al documento más ancho del lote. Coloque los otros documentos para que puedan ser digitalizados de forma recta. Podrían ocurrir los siguientes problemas si los documentos están torcidos durante la digitalización:

        • Faltan partes de la imagen digitalizada

        • Aparecen líneas inclinadas en la imagen digitalizada

        • El tamaño de la imagen digitalizada varía respecto al tamaño del documento

    14. Inserte los documentos recto en la sección de alimentación del ScanSnap con la cara que quiere digitalizar hacia arriba.

      Inserte cada documento en el centro de la mitad izquierda y en el centro de la mitad derecha de la sección de alimentación a una distancia mínima de 10 mm (0,39 pulgadas) uno del otro. Asegúrese de que el documento está introducido en el ScanSnap y de que está bien sujeto.

      Insertar documentos (digitalización dual)
      Insertar documentos (digitalización dual)
      SUGERENCIA

      • Si desea que se expulsen los documentos por la parte frontal del ScanSnap o cuando no haya suficiente espacio donde sale el documento del ScanSnap, abra la guía de salida.

        Abrir la guía de salida
        Abrir la guía de salida

      • La manera en que los documentos salen varía dependiendo de si la guía de salida está abierta o cerrada, como se muestra a continuación.

        • Cuando la guía de salida está cerrada

          Cuando la guía de salida está cerrada
          Cuando la guía de salida está cerrada

        • Cuando la guía de salida está abierta

          Cuando la guía de salida está abierta
          Cuando la guía de salida está abierta
    15. Pulse el botón [Scan]. Pulse el botón [Scan].
    16. Pulse el botón [Scan/Stop] para iniciar la digitalización del documento.

      Para continuar digitalizando, inserte el siguiente documento que quiera digitalizar. Una vez insertado el documento, la digitalización se inicia automáticamente.

    17. Pulse el botón [Scan/Stop] para finalizar la digitalización de los documentos.
      ATENCIÓN

      • Utilice la digitalización dual para digitalizar un documento dentro de los siguientes intervalos. Si se excede uno de los siguientes intervalos, se produce un error de longitud y puede que una parte del documento no aparezca en la imagen digitalizada.

        • Longitud de un documento que se puede digitalizar

          863 mm (34 pulgadas) (355,6 mm (14 pda.) cuando [Excelente] está especificado para la calidad de la imagen en las configuraciones de digitalización)

        • Número de documentos que se puede digitalizar

          20 hojas

      • Si continúa con la digitalización insertando el siguiente documento mientras el documento actual se está digitalizando, el botón [Scan/Stop] parpadea más rápido si la longitud de digitalización excede los 650 mm (26 pulgadas). Si esto sucede, espere hasta que se haya completado la digitalización sin insertar más documentos. Una vez que la digitalización se haya completado, inserte el siguiente documento. La siguiente digitalización se inicia automáticamente.

  10. Compruebe [Información del recibo] en los registros de datos de contenido de los recibos que ha digitalizado con ScanSnap Home.
    1. Cuando la carpeta que especificó como destino de almacenamiento está seleccionada en la vista "Lista de carpetas" en la ventana principal de ScanSnap Home, los registros de datos de contenido creados de los recibos que ha digitalizado se mostrarán en la vista de la lista del registro de datos de contenido.
    2. Al seleccionar el registro de datos de contenido del recibo que ha digitalizado, se muestra la cantidad en [Información del recibo] en la Vista de registro de datos de contenido.

La cantidad en el recibo que ha digitalizado con ScanSnap Home se reconoce como texto. Por lo tanto, puede copiarse y pegarse en otras aplicaciones.

La metainformación que incluye el importe del recibo puede enviarse en formato CSV. Por lo tanto, puede usarse en otras aplicaciones.

Desde [Información del recibo] en el registro de datos de contenido del recibo digitalizado, la cantidad del recibo se emite como datos del recibo en formato CSV.