Abrechnen der Kosten für eine Geschäftsreise

Scannen Sie Quittungen und speichern Sie sie als PDF-Dateien. Der Betrag auf der Quittung wird automatisch extrahiert, sodass Sie den Betrag bei der Kostenabrechnung einfach kopieren können.

Übersichtsbild

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In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie die bei einer Geschäftsreise erhaltenen Quittungen scannen und wie der Betrag (Text) auf den Quittungen als Metainformationen erkannt wird, um die Kosten für eine Geschäftsreise abrechnen zu können.

Quittungen können mit dem ScanSnap gescannt werden, indem gleichzeitig zwei Quittungen eingelegt werden oder indem das nächste Dokument eingelegt wird, während das aktuelle gerade gescannt wird. Dieses Scanverfahren wird als Doppelscan bezeichnet. Der Vorgang unten zeigt ein Beispiel für das gleichzeitige Einlegen von zwei Quittungen in den ScanSnap. Weitere Informationen zu Doppelscans finden Sie unter Scannen von Dokumenten, indem gleichzeitig zwei Dokumente eingelegt werden oder indem das nächste Dokument eingelegt wird, während das derzeitige gerade gescannt wird.

HINWEIS
  • Wenn Sie kleinformatige gefaltete oder gewellte Dokumente wie Quittungen scannen wollen, empfiehlt es sich, die Dokumente einzeln zu scannen.

    Wählen Sie [Manueller Scan] unter [Zuführungsmodus-Einstellung] auf dem Touchpanel des ScanSnap, um Papierstaus zu verhindern und Dokumente ohne Beschädigung scannen zu können. Weitere Informationen finden Sie unter Einzelnes Scannen gefalteter oder gewellter Dokumente wie Quittungen.

  1. Legen Sie die mit dem ScanSnap zu scannenden Dokumente bereit.

    Halten Sie die Quittungen bereit, die Sie während einer Geschäftsreise erhalten haben.

  2. Öffnen Sie zum Einschalten den ADF-Papierschacht (Abdeckung) des ScanSnap. Halten Sie die rechte Seite des ADF-Papierschachts (Abdeckung) des ScanSnap fest und öffnen Sie sie oder drücken Sie die [Scan] Taste, um ihn einzuschalten. Öffnen Sie zum Einschalten die Einzugsführung des ScanSnap.

    Öffnen des ADF-Papierschachts (Abdeckung)

    Öffnen des ADF-Papierschachts (Abdeckung)

    Öffnen des ADF-Papierschachts (Abdeckung)

    Öffnen des ADF-Papierschachts (Abdeckung)

  3. Halten Sie die rechte Seite des ADF-Papierschachts (Abdeckung) des ScanSnap fest und öffnen Sie sie, um ihn einzuschalten.

    Öffnen Sie den ADF-Papierschacht (Abdeckung) vollständig, sodass die [Scan] Taste blau leuchtet.

    Wenn der ADF-Papierschacht (Abdeckung) geöffnet ist, hebt sich die Erweiterung automatisch.

    Einschalten des ScanSnap
  4. Öffnen Sie zum Einschalten den ADF-Papierschacht (Abdeckung) des ScanSnap. Halten Sie die rechte Seite des ADF-Papierschachts (Abdeckung) des ScanSnap fest und öffnen Sie sie oder drücken Sie die [Scan] Taste, um ihn einzuschalten. Öffnen Sie zum Einschalten die Einzugsführung des ScanSnap.

    Öffnen der Einzugsführung

    Öffnen der Einzugsführung

  5. Drücken Sie die [Scan] Taste oder [Stop] Taste des ScanSnap, um ihn einzuschalten.

    Drücken der Taste

  6. Bereiten Sie ein Profil in ScanSnap Home vor.
    1. Klicken Sie oben im Hauptfenster von ScanSnap Home auf die Schaltfläche [Scan], um das Scanfenster anzuzeigen.
      Windows

      Wenn das Hauptfenster nicht bereits angezeigt wird, schlagen Sie unter So rufen Sie das Hauptfenster auf nach.

      Mac OS

      Wenn das Hauptfenster nicht bereits angezeigt wird, klicken Sie auf das Symbol von [ScanSnap Home] ScanSnap Home-Symbol in der Anwendungsliste, die erscheint, wenn Sie auf das Launchpad im Dock klicken.

       

    2. Klicken Sie auf Symbol Hinzufügen eines Profils, um Fenster [Neues Profil hinzufügen] anzuzeigen.
    3. Wählen Sie [Geschäftsreisekosten] aus der Vorlagenliste.
      Windows

      Standardmäßig werden die aus dem gescannten Dokument erstellten Bilder im Ordner [Geschäftsreise] gespeichert.

      Wenn Sie den Speicherort für gescannte Bilder in einen neuen Speicherort ändern, legen Sie den neuen Speicherort unter [Speichern unter] von [Verwaltungsoptionen] fest.

      Ändern Sie bei Bedarf andere Scaneinstellungen.

      Mac OS

      Standardmäßig werden die aus dem gescannten Dokument erstellten Bilder im Ordner [ScanSnap Home] gespeichert.

      Wenn Sie den Speicherort für gescannte Bilder in einen neuen Speicherort ändern, legen Sie den neuen Speicherort unter [Speichern unter] von [Verwaltungsoptionen] fest.

      Ändern Sie bei Bedarf andere Scaneinstellungen.

       

    4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen], um dieses Profil zur Profilliste im Scanfenster hinzuzufügen.
    HINWEIS
  7. Wählen Sie auf der Startseite des Touch Panels das Profil aus der Profilliste aus, das Sie in Schritt 3 hinzugefügt haben.
  8. Vergewissern Sie sich, dass das Profil, das Sie in Schritt 3 hinzugefügt haben, in der Profilliste im Scanfenster ausgewählt ist.
  9. Scannen Sie Dokumente mit dem ScanSnap.

    In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie mit der Quittungsführung scannen. Diese ist nützlich, wenn Sie mehrere Quittungen gleichzeitig in den ScanSnap einlegen wollen.

    Legen Sie mehrere Quittungen mit unterschiedlichen Breiten und Längen in den ScanSnap ein und scannen Sie sie gleichzeitig.

    Legen Sie in diesem Schritt zwei Quittungen in den ScanSnap ein und scannen Sie sie gleichzeitig.

    Legen Sie in diesem Schritt mehrere Quittungen in den ScanSnap ein und scannen Sie sie gleichzeitig.

    1. Platzieren Sie das Background Pad an der Vorderseite des ScanSnap.

      Platzieren Sie das Background Pad so, dass es Kontakt mit dem ScanSnap hat.

      Platzieren des Background Pad
    2. Legen Sie Dokumente in den Scanbereich des ScanSnap ein.
      Gleichzeitiges Einlegen mehrerer Dokumente
    3. Drücken Sie die [Scan] Taste, um das Scannen des Dokuments zu starten.

      Um den Scanvorgang fortzusetzen, legen Sie das nächste zu scannende Dokument ein und drücken Sie die [Scan] Taste.

      WICHTIG
      • Bedecken Sie während des Scannens von Dokumenten nicht die Weißblätter auf dem ScanSnap mit den Händen oder mit einem anderen Gegenstand. Andernfalls wird die Farbreproduzierbarkeit der gescannten Bilder beeinträchtigt.

      • Stoßen Sie nicht gegen den Tisch, auf dem der ScanSnap verwendet wird, und verschieben Sie nicht die Dokumente, während sie gescannt werden. Andernfalls kann das gescannte Bild verzerrt oder die Farben können verschwommen sein.

      HINWEIS
    4. Drücken Sie die Taste [Stop], um das Scannen der Dokumente zu beenden.
    5. Wählen Sie eine Methode zum Speichern gescannter Bilder im Fenster [ScanSnap Home - Bild erfassen und Datei speichern] von ScanSnap Home aus.
      Windows

      Wählen Sie [Zuschneiden und flaches Dokument unverändert speichern] aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Dieses Bild speichern].

      Mac OS

      Wählen Sie [Flach] aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Dieses Bild speichern].

       

      HINWEIS
    6. Ziehen Sie das Ausgabefach und die Erweiterung des ADF-Papierschachts (Abdeckung) heraus.

      Herausziehen der Erweiterung

      Herausziehen der Erweiterung

    7. Ziehen Sie das Ausgabefach auf sich zu.

      Ziehen des Ausgabefachs auf sich zu

    8. Ziehen Sie die Erweiterung heraus.

      Herausziehen der Erweiterung

    9. Setzen Sie die Quittungsführung ein.

      Weitere Informationen finden Sie unter Anbringen der Quittungsführung.

    10. Legen Sie Quittungen in den ADF-Papierschacht (Abdeckung) ein.

      Legen Sie die Quittungen entsprechend der Breite der Führungen an der Quittungsführung ein.

      Legen Sie die Quittungen nach unten zeigend so ein, dass ihre Rückseite auf Sie weist und die Blattoberkante zuerst eingezogen wird.

      Einlegen der Dokumente
      Einlegen der Dokumente
    11. Ziehen Sie die Erweiterung am ADF-Papierschacht (Abdeckung) heraus und klappen Sie das Ausgabefach auf.

      Öffnen des Ausgabefachs

    12. Richten Sie die obere Kante und die Mitte der Dokumente aneinander aus.

      Ausrichten der Dokumente

    13. Legen Sie die Dokumente in die Mitte des ADF-Papierschachts (Abdeckung) ein.

      Legen Sie alle Dokumente übereinander über der Einzugsrolle (Mitte) ein. Nicht über der Einzugsrolle eingelegte Dokumente können nicht eingezogen werden.

      Legen Sie alle Dokumente übereinander über der Einzugsrolle (Mitte) ein. Nicht über der Einzugsrolle eingelegte Dokumente können nicht eingezogen werden.

      Einlegen der Dokumente

      Einlegen der Dokumente

      Einlegen der Dokumente

      WICHTIG
      • Passen Sie die Papierführungen an die Seitenkanten des breitesten Dokuments an. Legen Sie die anderen Dokumente so ein, dass sie gerade gescannt werden können. Wenn Dokumente beim Scannen schräg eingezogen werden, können folgende Probleme auftreten:

        • Teile des gescannten Bilds fehlen

        • Schräge Linien erscheinen im gescannten Bild

        • Die Größe des gescannten Bilds variiert je nach Größe des Dokuments

    14. Legen Sie die Dokumente gerade in den Einzugsbereich am ScanSnap ein, wobei die zu scannende Seite nach oben weist.

      Legen Sie jedes Dokument in die Mitte der linken Hälfte und in die Mitte der rechten Hälfte des Einzugsbereichs mit einem Abstand von mindestens 10 mm ein. Stellen Sie sicher, dass das Dokument in den ScanSnap eingezogen und festgehalten wird.

      Einlegen von Dokumenten (Doppelscan)
      Einlegen von Dokumenten (Doppelscan)
      HINWEIS
      • Öffnen Sie die Ausgabeführung, falls Sie die Dokumente an der Vorderseite des ScanSnap auswerfen möchten oder nicht genügend Platz zum Auswerfen der Dokumente zur Verfügung steht.

        Öffnen der Ausgabeführung
        Öffnen der Ausgabeführung
      • Je nachdem, ob die Ausgabeführung geöffnet ist, werden die Dokumente anders ausgegeben.

        • Bei geschlossener Ausgabeführung

          Bei geschlossener Ausgabeführung
          Bei geschlossener Ausgabeführung
        • Bei geöffneter Ausgabeführung

          Bei geöffneter Ausgabeführung
          Bei geöffneter Ausgabeführung
    15. Drücken Sie die [Scan] Taste. Drücken Sie die [Scan] Taste.
    16. Drücken Sie die [Scan/Stop] Taste, um das Scannen des Dokuments zu starten.

      Um den Scanvorgang fortzusetzen, legen Sie das nächste zu scannende Dokument ein. Sobald das Dokument eingelegt wird, beginnt der Scanvorgang automatisch.

    17. Drücken Sie die [Scan/Stop] Taste, um das Scannen der Dokumente zu beenden.
      WICHTIG
      • Verwenden Sie einen Doppelscan, um ein Dokument innerhalb der folgenden Bereiche zu scannen. Wenn einer der folgenden Bereiche überschritten wird, kommt es zu einem Längenfehler und ein Teil des Dokuments wird möglicherweise nicht im gescannten Bild angezeigt.

        • Länge eines Dokuments, das gescannt werden kann

          863 mm (355,6 mm, wenn [Hervorragend] als Bildqualität in den Scaneinstellungen festgelegt ist)

        • Anzahl der Dokumente, die gescannt werden können

          20 Blätter

      • Wenn Sie den Scan fortsetzen, indem Sie das nächste Dokument einlegen, während das aktuelle Dokument gescannt wird, blinkt die [Scan/Stop] Taste schneller, wenn die Scanlänge 650 mm übersteigt. Warten Sie in diesem Fall, bis der Scanvorgang abgeschlossen ist, ohne weitere Dokumente einzulegen. Legen Sie das nächste Dokument ein, wenn das Scannen abgeschlossen ist. Der nächste Scan wird automatisch gestartet.

  10. Aktivieren Sie [Quittungsinformationen] in den Inhaltsdatensätzen der Quittungen, die Sie mit ScanSnap Home gescannt haben.
    1. Wenn der Ordner, den Sie als Speicherort festgelegt haben, in der Ordnerliste-Ansicht im Hauptfenster von ScanSnap Home ausgewählt ist, werden die Inhaltsdatensätze, die aus den gescannten Quittungen erstellt wurden, in der Liste der Inhaltsdatensätze angezeigt.
    2. Die Auswahl des aus der gescannten Quittung erstellten Inhaltsdatensatzes zeigt den Betrag unter [Quittungsinformationen] im Ansicht des Inhaltsdatensatzes an.

Der Betrag der mit ScanSnap Home gescannten Quittung wird als Text erkannt. Daher kann er kopiert und in andere Anwendungen eingefügt werden.

Die Metainformationen, zu denen der Betrag auf einer Quittung gehört, können im CSV-Format ausgegeben werden. Daher können sie in anderen Anwendungen verwendet werden.

Aus [Quittungsinformationen] im Inhaltsdatensatz der gescannten Quittung wird der Betrag der Quittung als Quittungsinformationen im CSV-Format ausgegeben.