Abrechnen der Kosten für eine Geschäftsreise

Scannen Sie Quittungen und speichern Sie sie als PDF-Dateien. Der Betrag auf der Quittung wird automatisch extrahiert, sodass Sie den Betrag bei der Kostenabrechnung einfach kopieren können.

Übersichtsbild

In diesem Abschnitt wird vorgestellt, wie Sie die während der Geschäftsreise erhaltene Quittung scannen und den Betrag (Text) auf der Quittung als Inhaltsinformationen erkennen, um die Geschäftsreisekosten zu erstatten.

Quittungen können mit dem ScanSnap gescannt werden, indem gleichzeitig zwei Quittungen eingelegt werden oder indem das nächste Dokument eingelegt wird, während das aktuelle gerade gescannt wird. Dieses Scanverfahren wird als Doppelscan bezeichnet. Der Vorgang unten zeigt ein Beispiel für das gleichzeitige Einlegen von zwei Quittungen in den ScanSnap. Weitere Informationen zu Doppelscans finden Sie unter Scannen von Dokumenten, indem gleichzeitig zwei Dokumente eingelegt werden oder indem das nächste Dokument eingelegt wird, während das derzeitige gerade gescannt wird.

HINWEIS

Wenn Sie kleinformatige gefaltete oder gewellte Dokumente wie Quittungen scannen wollen, empfiehlt es sich, die Dokumente einzeln zu scannen.

Wählen Sie [Manueller Scan] unter [Zuführungsmodus-Einstellung] auf dem Touchpanel des ScanSnap, um Papierstaus zu verhindern und Dokumente ohne Beschädigung scannen zu können. Weitere Informationen finden Sie unter Einzelnes Scannen gefalteter oder gewellter Dokumente wie Quittungen.

Legen Sie die mit dem ScanSnap zu scannenden Dokumente bereit.

Halten Sie die Quittungen bereit, die Sie während einer Geschäftsreise erhalten haben.
Öffnen Sie zum Einschalten den ADF-Papierschacht (Abdeckung) des ScanSnap. Halten Sie die rechte Seite des ADF-Papierschachts (Abdeckung) des ScanSnap fest und öffnen Sie sie oder drücken Sie die [Scan] Taste, um ihn einzuschalten. Öffnen Sie zum Einschalten die Einzugsführung des ScanSnap.
Halten Sie die rechte Seite des ADF-Papierschachts (Abdeckung) des ScanSnap fest und öffnen Sie sie, um ihn einzuschalten.

Öffnen Sie den ADF-Papierschacht (Abdeckung) vollständig, sodass die [Scan] Taste blau leuchtet.

Wenn der ADF-Papierschacht (Abdeckung) geöffnet ist, hebt sich die Erweiterung automatisch.
Öffnen Sie zum Einschalten den ADF-Papierschacht (Abdeckung) des ScanSnap. Halten Sie die rechte Seite des ADF-Papierschachts (Abdeckung) des ScanSnap fest und öffnen Sie sie oder drücken Sie die [Scan] Taste, um ihn einzuschalten. Öffnen Sie zum Einschalten die Einzugsführung des ScanSnap.
Drücken Sie die [Scan] Taste oder [Stop] Taste des ScanSnap, um ihn einzuschalten.
Bereiten Sie ein Profil in ScanSnap Home vor.
1. Klicken Sie oben im Hauptfenster von ScanSnap Home auf die Schaltfläche [Scan], um das Scanfenster anzuzeigen.
  
  Windows
  
  Wenn das Hauptfenster nicht bereits angezeigt wird, schlagen Sie unter So rufen Sie das Hauptfenster auf nach.
  
  Mac OS
  
  Wenn das Hauptfenster nicht bereits angezeigt wird, klicken Sie auf das Symbol von [ScanSnap Home] in der Anwendungsliste, die erscheint, wenn Sie auf das Launchpad im Dock klicken.
2. Klicken Sie auf , um Fenster [Neues Profil hinzufügen] anzuzeigen.
3. Wählen Sie [Geschäftsreisekosten] aus der Vorlagenliste.
  
  Windows
  Standardmäßig werden die aus dem gescannten Dokument erstellten Bilder im Ordner [Geschäftsreise] gespeichert.
  
  Wenn Sie den Speicherort für gescannte Bilder in einen neuen Speicherort ändern, legen Sie den neuen Speicherort unter [Speichern unter] von [Verwaltungsoptionen] fest.
  
  Ändern Sie bei Bedarf andere Scaneinstellungen.
  
  Mac OS
  Standardmäßig werden die aus dem gescannten Dokument erstellten Bilder im Ordner [ScanSnap Home] gespeichert.
  
  Wenn Sie den Speicherort für gescannte Bilder in einen neuen Speicherort ändern, legen Sie den neuen Speicherort unter [Speichern unter] von [Verwaltungsoptionen] fest.
  
  Ändern Sie bei Bedarf andere Scaneinstellungen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen], um dieses Profil zur Profilliste im Scanfenster hinzuzufügen.
HINWEIS
- Die Währung der Quittungen wird automatisch vom Gebietsschema (Informationen zu Land und Region) Ihres Computers übernommen.
- Informationen zum Ändern der Währung und anderer relevanter Elemente für eine Quittung finden Sie unter Angeben einer Texterkennungssprache für die einzelnen Dokumenttypen.
Wählen Sie auf der Startseite des Touch Panels das Profil aus der Profilliste aus, das Sie in Schritt 3 hinzugefügt haben.
Vergewissern Sie sich, dass das Profil, das Sie in Schritt 3 hinzugefügt haben, in der Profilliste im Scanfenster ausgewählt ist.
Scannen Sie Dokumente mit dem ScanSnap.

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie mit der Quittungsführung scannen. Diese ist nützlich, wenn Sie mehrere Quittungen gleichzeitig in den ScanSnap einlegen wollen.

Legen Sie mehrere Quittungen mit unterschiedlichen Breiten und Längen in den ScanSnap ein und scannen Sie sie gleichzeitig.

Legen Sie in diesem Schritt zwei Quittungen in den ScanSnap ein und scannen Sie sie gleichzeitig.

Legen Sie in diesem Schritt mehrere Quittungen in den ScanSnap ein und scannen Sie sie gleichzeitig.
1. Platzieren Sie das Background Pad an der Vorderseite des ScanSnap.
  Platzieren Sie das Background Pad so, dass es Kontakt mit dem ScanSnap hat.
2. Legen Sie Dokumente in den Scanbereich des ScanSnap ein.
3. Drücken Sie die [Scan] Taste, um das Scannen des Dokuments zu starten.
  Um den Scanvorgang fortzusetzen, legen Sie das nächste zu scannende Dokument ein und drücken Sie die [Scan] Taste.
  WICHTIG
  Bedecken Sie während des Scannens von Dokumenten nicht die Weißblätter auf dem ScanSnap mit den Händen oder mit einem anderen Gegenstand. Andernfalls wird die Farbreproduzierbarkeit der gescannten Bilder beeinträchtigt.
  
  Stoßen Sie nicht gegen den Tisch, auf dem der ScanSnap verwendet wird, und verschieben Sie nicht die Dokumente, während sie gescannt werden. Andernfalls kann das gescannte Bild verzerrt oder die Farben können verschwommen sein.
  HINWEIS
  Mit dem Timed-Modus können Sie Dokumente automatisch scannen, ohne die [Scan] Taste zu drücken. Weitere Informationen finden Sie unter Scannen von Dokumenten mit dem Timed-Modus.
4. Drücken Sie die Taste [Stop], um das Scannen der Dokumente zu beenden.
5. Wählen Sie eine Methode zum Speichern gescannter Bilder im Fenster [ScanSnap Home - Bild erfassen und Datei speichern] von ScanSnap Home aus.
  Windows
  Wählen Sie [Zuschneiden und flaches Dokument unverändert speichern] aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Dieses Bild speichern].
  
  Mac OS
  Wählen Sie [Flach] aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Dieses Bild speichern].
  HINWEIS
  Klicken Sie auf die Schaltfläche [Prüfen/Korrigieren] im Fenster [ScanSnap Home - Bild erfassen und Datei speichern], um das gescannte Bild zu korrigieren.
  
  Weitere Informationen finden Sie unter:
  
  Korrigieren der Dokumentausrichtung
  
  Ändern des Zuschneidebereichs eines Dokuments
  
  Ausfüllen der mitgescannten Fingerbereiche im gescannten Bild eines Dokuments
6. Ziehen Sie das Ausgabefach und die Erweiterung des ADF-Papierschachts (Abdeckung) heraus.
7. Ziehen Sie das Ausgabefach auf sich zu.
8. Ziehen Sie die Erweiterung heraus.
9. Setzen Sie die Quittungsführung ein.
  
  Weitere Informationen finden Sie unter Anbringen der Quittungsführung.
10. Legen Sie Quittungen in den ADF-Papierschacht (Abdeckung) ein.
  
  Legen Sie die Quittungen entsprechend der Breite der Führungen an der Quittungsführung ein.
  
  Legen Sie die Quittungen nach unten zeigend so ein, dass ihre Rückseite auf Sie weist und die Blattoberkante zuerst eingezogen wird.
11. Ziehen Sie die Erweiterung am ADF-Papierschacht (Abdeckung) heraus und klappen Sie das Ausgabefach auf.
12. Richten Sie die obere Kante und die Mitte der Dokumente aneinander aus.
13. Legen Sie die Dokumente in die Mitte des ADF-Papierschachts (Abdeckung) ein.
  
  Legen Sie alle Dokumente übereinander über der Einzugsrolle (Mitte) ein. Nicht über der Einzugsrolle eingelegte Dokumente können nicht eingezogen werden.
  
  Legen Sie alle Dokumente übereinander über der Einzugsrolle (Mitte) ein. Nicht über der Einzugsrolle eingelegte Dokumente können nicht eingezogen werden.
  WICHTIG
  Passen Sie die Papierführungen an die Seitenkanten des breitesten Dokuments an. Legen Sie die anderen Dokumente so ein, dass sie gerade gescannt werden können. Wenn Dokumente beim Scannen schräg eingezogen werden, können folgende Probleme auftreten:
  
  Teile des gescannten Bilds fehlen
  
  Schräge Linien erscheinen im gescannten Bild
  
  Die Größe des gescannten Bilds variiert je nach Größe des Dokuments
14. Legen Sie die Dokumente gerade in den Einzugsbereich am ScanSnap ein, wobei die zu scannende Seite nach oben weist.
  Legen Sie jedes Dokument in die Mitte der linken Hälfte und in die Mitte der rechten Hälfte des Einzugsbereichs mit einem Abstand von mindestens 10 mm ein. Stellen Sie sicher, dass das Dokument in den ScanSnap eingezogen und festgehalten wird.
  HINWEIS
  Öffnen Sie die Ausgabeführung, falls Sie die Dokumente an der Vorderseite des ScanSnap auswerfen möchten oder nicht genügend Platz zum Auswerfen der Dokumente zur Verfügung steht.
  
  Je nachdem, ob die Ausgabeführung geöffnet ist, werden die Dokumente anders ausgegeben.
  
  Bei geschlossener Ausgabeführung
  
  Bei geöffneter Ausgabeführung
15. Drücken Sie die [Scan] Taste. Drücken Sie die [Scan] Taste.
16. Drücken Sie die [Scan/Stop] Taste, um das Scannen des Dokuments zu starten.
  
  Um den Scanvorgang fortzusetzen, legen Sie das nächste zu scannende Dokument ein. Sobald das Dokument eingelegt wird, beginnt der Scanvorgang automatisch.
17. Drücken Sie die [Scan/Stop] Taste, um das Scannen der Dokumente zu beenden.
  WICHTIG
  Verwenden Sie einen Doppelscan, um ein Dokument innerhalb der folgenden Bereiche zu scannen. Wenn einer der folgenden Bereiche überschritten wird, kommt es zu einem Längenfehler und ein Teil des Dokuments wird möglicherweise nicht im gescannten Bild angezeigt.
  
  Länge eines Dokuments, das gescannt werden kann
  
  863 mm (355,6 mm, wenn [Hervorragend] als Bildqualität in den Scaneinstellungen festgelegt ist)
  
  Anzahl der Dokumente, die gescannt werden können
  
  20 Blätter
  
  Wenn Sie den Scan fortsetzen, indem Sie das nächste Dokument einlegen, während das aktuelle Dokument gescannt wird, blinkt die [Scan/Stop] Taste schneller, wenn die Scanlänge 650 mm übersteigt. Warten Sie in diesem Fall, bis der Scanvorgang abgeschlossen ist, ohne weitere Dokumente einzulegen. Legen Sie das nächste Dokument ein, wenn das Scannen abgeschlossen ist. Der nächste Scan wird automatisch gestartet.
Aktivieren Sie [Quittungsinformationen] in den Inhaltsdatensätzen der Quittungen, die Sie mit ScanSnap Home gescannt haben.
1. Wenn der Ordner, den Sie als Speicherort festgelegt haben, in der Ordnerliste-Ansicht im Hauptfenster von ScanSnap Home ausgewählt ist, werden die Inhaltsdatensätze, die aus den gescannten Quittungen erstellt wurden, in der Liste der Inhaltsdatensätze angezeigt.
2. Die Auswahl des aus der gescannten Quittung erstellten Inhaltsdatensatzes zeigt den Betrag unter [Quittungsinformationen] im Ansicht des Inhaltsdatensatzes an.

Der Betrag der mit ScanSnap Home gescannten Quittung wird als Text erkannt. Daher kann er kopiert und in andere Anwendungen eingefügt werden.

Die Inhaltsinformationen, die den Betrag auf dem Quittung enthalten, können im CSV-Format ausgegeben werden. Daher können sie in anderen Anwendungen verwendet werden.

Aus [Quittungsinformationen] im Inhaltsdatensatz der gescannten Quittung wird der Betrag der Quittung als Quittungsinformationen im CSV-Format ausgegeben.

Abrechnen der Kosten für eine Geschäftsreise

Siehe auch