Richiesta rimborso spese per un viaggio di lavoro

Scandire le ricevute e salvarle come file PDF. L'importo sulla ricevuta viene estratto automaticamente in modo da poter facilmente copiare l'importo quando se ne richiede il rimborso come spesa.

Immagine panoramica

Immagine panoramica

Questa sezione spiega come eseguire la scansione delle ricevute ottenute durante un viaggio di lavoro e per riconoscere l'importo (testo) sulle ricevute come metainformazioni per richiedere il rimborso delle spese per un viaggio d'affari.

Le ricevute si possono scansionare con ScanSnap inserendo due ricevute alla volta o inserendo il documento successivo durante la scansione del documento corrente. Questi metodi di scansione sono chiamati scansioni duplici. La procedura seguente mostra un esempio di inserimento contemporaneo di due ricevute nello ScanSnap. Per dettagli sulle scansioni duplici, consultare Scansione di documenti inserendo due documenti alla volta o inserendo il documento successivo durante la scansione del documento corrente.

SUGGERIMENTO
  • Quando si esegue la scansione di documenti di piccole dimensioni piegati o arricciati, quali ricevute, si consiglia di eseguire la scansione dei documenti uno alla volta.

    Specificando [Scansione manuale] per [Impostazione modalità feed] sul pannello a sfioramento di ScanSnap si evitano inceppamenti della carta in modo che i documenti possano essere scanditi senza alcun danno. Per i dettagli, consultare Scansione di documenti piegati o arricciati (quali ricevute) una alla volta.

  1. Preparare i documenti da scandire con ScanSnap.

    Preparare le ricevute ottenute durante un viaggio di lavoro.

  2. Aprire lo scivolo della carta ADF (coperchio) di ScanSnap per accenderlo. Aprire la guida di alimentazione di ScanSnap per accenderlo.

    Apertura dello scivolo della carta ADF (coperchio)

    Apertura dello scivolo della carta ADF (coperchio)

    Apertura dello scivolo della carta ADF (coperchio)

  3. Aprire lo scivolo della carta ADF (coperchio) di ScanSnap per accenderlo. Aprire la guida di alimentazione di ScanSnap per accenderlo.

    Apertura della guida di alimentazione

    Apertura della guida di alimentazione

  4. Premere il pulsante [Scan] o [Stop] di ScanSnap per accenderlo.

    Premere il pulsante

  5. Preparare un profilo in ScanSnap Home.
    1. Cliccare il tasto [Scan] in alto a sinistra della Finestra principale di ScanSnap Home per mostrare la Finestra di scansione.
      Windows

      Se la finestra principale non è già mostrata, consultare Per mostrare la finestra principale.

      Mac OS

      Se la finestra principale non è già mostrata, cliccare l'icona [ScanSnap Home] Icona di ScanSnap Home nella lista applicazioni mostrata quando si clicca il launchpad nel dock.

       

    2. Cliccare Icona Aggiunta profilo per visualizzare Finestra [Aggiungi nuovo profilo].
    3. Selezionare [Spese viaggio di lavoro] dall'elenco dei modelli sul lato sinistro della finestra.
      Windows

      Per impostazione predefinita, le immagini create dal documento scandito vengono salvate nella cartella [Viaggio di lavoro].

      Se si modifica la destinazione per le immagini scandite in una nuova destinazione di salvataggio, specificare la nuova destinazione in [Salva in] in [Opzioni modalità gestione].

      Modificare le impostazioni di scansione, se necessario.

      Mac OS

      Per impostazione predefinita, le immagini create dal documento scandito vengono salvate nella cartella [ScanSnap Home].

      Se si modifica la destinazione per le immagini scandite in una nuova destinazione di salvataggio, specificare la nuova destinazione in [Salva in] in [Opzioni modalità gestione].

      Modificare le impostazioni di scansione, se necessario.

       

    4. Cliccare il pulsante [Aggiungi] per aggiungere questo profilo nella finestra di scansione.
    SUGGERIMENTO
  6. Nella schermata iniziale sul pannello a sfioramento, selezionare il profilo aggiunto nel passaggio 3 dall'elenco dei profili.
  7. Verificare che il profilo aggiunto nel passaggio 3 sia selezionato nell'elenco dei profili nella finestra di scansione.
  8. Scandire i documenti con ScanSnap.

    Caricare più ricevute con diverse larghezze e ampiezze in ScanSnap e scansionarle contemporaneamente.

    Questa sezione spiega la procedura per eseguire una scansione con la Guida ricevute che è utile per caricare contemporaneamente più ricevute in ScanSnap.

    In questo passaggio, inserire più ricevute in ScanSnap e scansionarle contemporaneamente.

    In questo passaggio, posizionare più ricevute in ScanSnap e scansionarle contemporaneamente.

    1. Posizionare il cuscinetto di sfondo sul lato anteriore di ScanSnap.

      Posizionare il cuscinetto di sfondo in modo che sia a contratto con ScanSnap.

      Posizionamento del cuscinetto di sfondo
    2. Posizionare i documenti nell'area di scansione di ScanSnap.
      Posizionamento di più documenti alla volta
    3. Premere il tasto [Scan] per avviare la scansione dei documenti.

      Per proseguire con la scansione, posizionare i documenti successivi da scansionare e premere il tasto [Scan].

      ATTENZIONE
      • Non coprire i fogli bianchi su ScanSnap con le mani o con qualcos'altro durante la scansione dei documenti. La riproducibilità del colore delle immagini scansionate viene influenzata.

      • Non scuotere il tavolo o la scrivania quando ScanSnap viene utilizzato né spostare i documenti durante la scansione. Ciò potrebbe distorcere l'immagine scansionata oppure offuscare il colore.

      SUGGERIMENTO
    4. Premere il tasto [Stop] per terminare la scansione dei documenti.
    5. Estrarre l'estensione e il vassoio dello scivolo della carta ADF (coperchio).

      Estrazione dell'estensione

    6. Tirare il vassoio verso di sé.

      Tirare il vassoio verso di sé

    7. Estrazione dell'estensione.

      Estrazione dell'estensione

    8. Inserire la Guida ricevute.

      Per i dettagli, consultare Inserimento della Guida ricevute.

    9. Caricare le ricevute sullo scivolo della carta ADF (coperchio).

      Caricare le ricevute in base alla larghezza delle guide sulla Guida ricevute.

      Caricare dalla parte superiore le ricevute rivolte verso il basso con il retro verso di sé.

      Caricamento dei documenti
    10. Premere il tasto [Scan].
    11. Estrarre l'estensione dello scivolo della carta ADF (coperchio) e aprire il vassoio.

      Apertura del vassoio

    12. Allineare il bordo principale con il centro dei documenti.

      Raddrizzamento dei documenti

    13. Caricare i documenti al centro dello scivolo della carta ADF (coperchio).

      Caricare tutti i documenti sopra il rullo di presa (centro). I documenti che non sono caricati sopra il rullo di presa non possono essere alimentati.

      Caricamento dei documenti

      Caricamento dei documenti

      Caricamento dei documenti

      ATTENZIONE
      • Infine, adattare le guide laterali alla larghezza maggiore del documento nella pila. Caricare gli altri documenti in modo che possano essere scanditi diritti. Se i documenti sono disallineati durante la scansione, possono verificarsi i problemi seguenti:

        • parte dell'immagine scandita non è visualizzata;

        • nell'immagine scandita si visualizzano linee inclinate;

        • la dimensione dell'immagine scandita differisce da quella del documento;

    14. Inserire i documenti diritti nella sezione di alimentazione di ScanSnap con la parte da scansionare rivolta verso l'alto.

      Inserire ciascun documento al centro della metà sinistra e al centro della metà destra della sezione di alimentazione di almeno 10 mm l'uno dall'altro. Accertarsi che il documento sia inserito in ScanSnap e tenerlo saldamente.

      Inserimento dei documenti (scansione duplice)
      Inserimento dei documenti (scansione duplice)
      SUGGERIMENTO
      • Aprire la guida di uscita per espellere un documento dalla parte anteriore di ScanSnap o quando non è presente spazio sufficiente per l'uscita del documento di ScanSnap.

        Apertura della guida di uscita
        Apertura della guida di uscita
      • La modalità di espulsione dei documenti è diversa a seconda che la guida di output sia aperta o chiusa.

        • Quando la guida di uscita è chiusa

          Quando la guida di uscita è chiusa
          Quando la guida di uscita è chiusa
        • Quando la guida di uscita è aperta

          Quando la guida di uscita è aperta
          Quando la guida di uscita è aperta
    15. Premere il tasto [Scan].
    16. Premere il tasto [Scan/Stop] per avviare la scansione del documento.

      Per continuare la scansione, inserire il documento successivo da scansionare. Quando il documento è inserito, la scansione inizia automaticamente.

    17. Premere il tasto [Scan/Stop] per terminare la scansione dei documenti.
      ATTENZIONE
      • Utilizzare una scansione duplice per eseguire la scansione di un documento negli intervalli seguenti. Se uno degli intervalli seguenti viene superato, si verifica un errore di lunghezza e parte del documento potrebbe non viene visualizzata nell'immagine scansionata.

        • Lunghezza di un documento che può essere scansionata.

          863 mm (355,6 mm) (quando è specificato [Eccellente] per la qualità immagine nelle impostazioni di scansione)

        • Numero di documenti che può essere scansionato

          20 fogli

      • Quando si continua la scansione inserendo il documento successivo durante la scansione del documento corrente, il tasto [Scan/Stop] lampeggia più rapidamente se la lunghezza di scansione supera 650 mm. In questo caso, attendere fino al completamento della scansione senza continuare a inserire altri documenti. Al termine della scansione, inserire il documento successivo. La scansione successiva viene avviata automaticamente.

  9. Verificare le [Informazioni ricevuta] nei record dei dati dei contenuti delle ricevute scansionate con ScanSnap Home.
    1. Quando la cartella che è stata specificata per la destinazione di salvataggio è selezionata nella vista elenco delle cartelle nella finestra principale di ScanSnap Home, i record dati dei contenuti creati dalle ricevute scansionate vengono visualizzati nella vista dell'elenco dei record dati contenuto.
    2. Selezionando il record di dati del contenuto creato dalla ricevuta scansionata, viene visualizzato l'importo in [Informazioni ricevuta] in Vista record dati contenuto.

L'importo sulla ricevuta scansionata con ScanSnap Home viene riconosciuto come testo. Pertanto, può essere copiato e incollato in altre applicazioni.

La metainformazione che include l'importo sulla ricevuta può essere emessa in formato CSV. Quindi, può essere copiata e incollata con altre applicazioni.

Da [Informazioni ricevuta] nel record di dati del contenuto della ricevuta scansionata, l'importo sulla ricevuta viene emesso come dati della ricevuta in formato CSV.