2015年秋に始まったマイナンバー通知カードの配布。PFUでは全国120拠点、社員約3,900名分※のマイナンバー収集にあたり、様々な方法を検討していた。※派遣社員を除く
「セキュリティと効率の観点から、当初からスキャンしたデータでの収集を検討していました。ところが社内調査したところ、工場などの製造部門や外勤の多いサービス拠点では、手元でスキャナーがすぐ使える環境が整っていないということが分かりました。全国の120拠点に巡回で受付窓口を用意し、その場で収集することも検討しましたが、作業時間を試算したところ、延べ840時間以上かかることが判明し、担当者の負担があまりにも大きすぎるため断念せざるを得ませんでした」（山口さん）

そこで目につけたのが、共有で使える「ネットワークスキャナーN7100」だった。すでに、サービス部門での保守業務報告や全社での旅費申請等で活用されていた各拠点の「N7100」に、マイナンバー収集用のアプリを追加し、担当者が出向かなくても収集できるようにした。

実際の「N7100」では、IDとパスワードでログイン時に個人認証することで本人確認を行い、マイナンバー通知カードをスキャン後、マイナンバー業務関係者しかアクセスできないサーバーのフォルダに直接アップロード。12桁のマイナンバーはサーバー上でOCR(文字認識)し自動入力、同時に通知カードの画像も自動添付される。

これにより社員自らが操作してマイナンバー申請ができるようになり、実際の作業時間はなんと当初予定1/5以下の160時間ほどでほぼ収集を終えることができた。しかも、OCRによる自動入力で誤入力など人的ミスも防止する事ができた。「『N7100』を使った自己申請スタイルにしたことで、各自治体からの通知カード配布タイミングのズレなど、想定外の状況にも対応できました」（山口さん）

特にセキュリティ面では、「N7100」を使用することにより、PCを介すことなく専用フォルダに直接データを保存、かつ、スキャナー本体にもデータを一切残さずに収集できたため、情報漏洩リスクをなくすことができた。

アプリ開発を担当したIT推進部の中村さんは「アプリ開発では、いかにセキュリティを守るかという点と、タッチパネルでできるだけ簡単に操作できるようにというユーザーインターフェースの点に注力しました。そのために仕様決定までは時間をかけましたが、機能もシンプルにでき、ソフトウェア開発キット(SDK)も整備されていることもあり、開発期間は約1ヶ月という比較的短期間で済みました」

「今後はマイカー通勤や家族手当、住宅補助の申請など、紙に頼らざるを得ない書類でも同様の仕組みが使えると考えています」（山口さん）
「『N7100』は、集中管理機能によりネットワーク経由でアプリの追加が簡単に行えますし、メニューの並べ替えも簡単に行うことができます。今後、より社内の『N7100』の活用は増えていくと思いますが、特に不安なく対応していけると考えています」（中村さん）

「N7100」のマイナンバー申請は社員からも好評！

「申請システムは『ScanSnap』などのPC接続スキャナーも利用できるようにしましたが、PCにスキャンデータが残らないよう、データ消去アプリをインストールする必要があるため、『N7100』よりも手間がかかります。実際の申請状況を見てみると、『N7100』からのスキャンが全体の2/3、残りが自席からスキャンしたという結果となり、このような特定目的の場合の『N7100』の使い勝手の良さが評価されたようです。社員からも『タッチパネルで操作して、スキャンするだけで申請システムに登録されるので、迷わずできました。マイナンバー申請は1回だけなので、いちいち手順を覚える必要もなくできたのはよかったです』と好評です」（中村さん）