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紙で運用していた領収書の立替精算をペーパーレス化 全社レベルで事務工程短縮とコスト削減を実現 紙で運用していた領収書の立替精算をペーパーレス化 全社レベルで事務工程短縮とコスト削減を実現

イメージスキャナーのトップベンダとして、日本で初めて国税関係書類のスキャナー保存に取り組んだPFU。2015年3月31日 e-文書法(電子帳簿保存法)改正による、領収書のスキャナー保存の要件緩和にも即座に対応した。※ 旅費精算に必要な領収書の電子化に「ネットワークスキャナーN7100」を導入し、全社レベルで事務処理のスピードアップとコスト削減を実現した。

※PFUでは2016年1月から運用開始。

課題

  • 精算手続きに手間と時間がかかる
    (申請から処理完了まで2~3日)
  • 書類の運搬費(年間400万円)
  • 倉庫保管費(年間100万円)が発生

効果

  • 精算手続きの簡略化、スピードアップ
    (全体工程1日)
  • 書類の運搬費用、倉庫費用を全廃
    (年間500万円のコスト削減)
  • 書類の紛失リスクがゼロに

ネットワークスキャナー
「N7100」採用のポイント

  • サイズの小さい領収書や薄いレシートを簡単に取り込める
  • e-文書法(電子帳簿保存法)の要求画質に対応
  • 全社導入の際操作説明が最小限で済む

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旅費精算の流れ

~導入の背景~

紙の領収書は事務手続きが煩雑

会社の営業活動とは切り離せない交通費の立替精算。特にPFUグループでは全国120のサービス拠点にカスタマーエンジニアが数多く在籍し、客先対応時に使用する営業用車の駐車場代や燃料代の立替精算も少なくない。
これまで、PFU社内では電車・バス・飛行機といった利用金額が決まっている交通機関の処理は『Web』で申請ができたが、タクシーや駐車場代、燃料代など、金額が変動するものについては、領収書原本を添付した『紙伝票』での申請を行う必要があった。これは領収書原本を紙として保管しなければならなかったためである。
紙の伝票の場合、申請者が申請書を起票・印刷し、そこに領収書を貼り付け、所属長と統制部門が承認し押印。そして各拠点から石川県の本社にある経理に送られ、確認を行った上で支払いをするというプロセスになっていた。このため、申請から処理完了まで2~3日の時間と、拠点から本社への書類運搬コスト(年間400万円)、倉庫保管コスト(年間100万円)がかかっていた。


~導入の効果~

事務工程を1日に短縮、年間500万円のコスト削減

「2015年3月のe-文書法(電子帳簿保存法)改正で証憑の電子保管要件が緩和され、3万円以上の領収書を含めすべての領収書をスキャナーで電子化し廃棄できるようになりました。そこで、これを契機に『ネットワークスキャナーN7100』を使ったWebでの旅費精算申請に一本化を図りました。『N7100』の活用により、承認プロセスを短縮でき、申請者は立替分の払い戻しを早く受けられるようになりました。また、紙を回送する必要がなくなったため、無駄な用紙代や運搬コスト、そして保管用の倉庫費用を全廃しています」(田中さん)


~採用のポイント~

簡単操作が全社展開をスムーズに

「全社展開で重視したポイントは、簡単で手間がかからない事でした。『N7100』は領収書やレシートなど、小さく薄い紙でも紙詰まりを起こすことなくまとめて読み取りができます。また、あらかじめe-文書法の画像条件を満たすように設定されているため、申請者が画質を気にする必要もありません。画面の表示に従ってタッチパネルで操作するだけで誰でも直感的に使う事ができますので、利用方法に関する質問はほとんどありません。社員へ向けた導入時の説明もWebにマニュアルを掲載するだけで最小限で済みました」(田中さん)


引き続き、業務改善に取り組んでいます

「さらに手軽に使えるよう、IDカードでのログイン認証のテスト運用を始めています。現在はスキャン時にID・パスワードを入力する必要がありますが『N7100』にカードリーダを接続すれば、IDカードをかざすだけで確実に認証が行えるので、使い勝手がよくなるでしょう。また、帰省手当や転勤費用精算、海外出張旅費精算など、同様に証憑として領収書が必要な申請も移行できないか、検討しています」(古谷さん)

[記載の肩書きや数値、固有名詞などは、記事作成当時のものです。(作成日:2016年4月)]

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