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ネットワークスキャナーで検収書処理を自動化 内部統制を強化しつつ、事務処理の簡略化を実現 ネットワークスキャナーで検収書処理を自動化 内部統制を強化しつつ、事務処理の簡略化を実現

内部統制の強化に伴い、PFUの営業部門では煩雑な事務処理が増え、営業と営業事務の大きな負担となっていた。年間4万件の検収書の処理に「ネットワークスキャナーN7100」を導入することで、高い統制レベルを維持しながら、年間2,000時間の大幅な事務処理工数削減に成功した。

課題

  • 内部統制強化で検収書の処理が煩雑化
  • 人的ミスのリスクやチェック作業が発生
  • 処理が集中する月末の業務負荷が大きい

従来

効果

  • 営業も営業事務も負荷が大幅軽減 年間2,000時間分の工数削減
  • 検収書の情報でしか登録できず 人的ミス・不正を防止
  • 月末に溜まっていた処理が平準化 他業務の支援が可能に

現在


ネットワークスキャナー
「N7100」採用のポイント

  • ワークフローと連携でき、一連の作業を自動化できる
  • 特別な操作教育が不要で、誰でも間違いなく操作できる

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売上計上の流れ

~導入の背景~

内部統制強化の結果、営業も営業事務も業務が煩雑に

PFU営業部門では、売上計上の根拠として、お客様から検収書に署名・押印をもらい回収している。更に不正、間違い防止のため、売上計上処理は、営業(依頼者)と営業事務(作業者)に分け、管理職確認も含めて3重チェック体制で行い、内部統制の強化を図っている。その結果、次のような課題が発生した。

  • 営業から営業事務への依頼者
    作成業務が発生

    出先から事務所に戻って作業が必要

  • 営業事務は販売管理システムへの
    エントリ作業が必要

    手入力のため入力ミスの可能性や、
    入力内容のチェックが発生

  • まとまった時間が必要なため、
    月末に処理が溜まりがち

    月末に営業も営業事務も
    業務負荷が大きくなった


~導入の効果~

事務処理に人手を介さず、システムで自動化

そこで、「ネットワークスキャナーN7100」を導入し、人手を介さずに自動で処理する仕組みを構築した。検収書を発行する際に、キーとなるオーダー番号をQRコードで印刷。検収書をスキャナーで取り込むとサーバーでQRコードを認識して、販売管理システムに自動登録される。また、手書きの検収日はOCR(文字認識)で自動入力されるため、手入力の必要がなくなった。販売管理システムへの登録と同時に検収書の画像データは文書管理システムにエビデンスとして登録される機能も備わった。
「検収書の情報でしかシステムに登録できないしくみなので、わざわざ営業が事務所に戻ってから依頼書を作成する必要がなくなり、依頼通りかチェックする必要もなくなりました。その効果は、営業と営業事務あわせて年間2,000時間分の工数を削減できたと試算しています」(中村さん)
「この仕組みにより内部統制のレベルを変えないで事務処理を効率化できました。人的ミスのリスクもなくなり以前よりも統制は強化されました」(浜崎部長)


~採用のポイント~

業務にあわせてカスタマイズでき、定型作業をワンボタン化

「N7100」はカスタマイズしたアプリを組み込み、システムと連携することで一連の作業をワンボタンで実行することができる。このため特別な操作教育が不要で、誰でも間違いなく操作できる。「全国に30名の営業事務がいる営業部門ではこれは重要なポイントです。地方拠点にはマニュアルを渡すだけですみました」(中村さん)


実際にスキャン作業を行う営業事務の担当者に話を聞きました

「売上計上の手入力が全く無くなったので、ミスの心配がなくなり、心理的な負担が減りました。以前は検収書を1件ずつチェックしながらシステム入力していましたが、いまは複数枚まとめて処理できるので助かっています。営業からの計上依頼も集中する事がなくなり、月末の忙しい時期に、他のメンバーの業務を支援するゆとりができました。以前では考えられないことです」

[記載の肩書きや数値、固有名詞などは、記事作成当時のものです。(作成日:2016年4月)]

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