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産廃マニフェスト・社内伝票・契約書のスキャン/OCRにより計4,400時間を削減!
安定給紙のスキャナーと高精度のOCRソフトウェアがエッセンシャルワークを効率化

横浜環境保全株式会社

業種:物流(産業廃棄物処理業)

従業員数:273名(2021年11月現在)/営業職12名、
事務職48名/運転手(管理職含)180名、
常駐作業員33名

課題:産廃マニフェストに事務所のスペースが圧迫されている。また、社内伝票と契約書のシステムへの入力に多大な時間を要し、連日の時間外勤務が発生している。

解決法:PFUのスキャナー「fiシリーズ」と「ScanSnap」、業務用OCRソフトウェア「DynaEye 10」を導入し、産廃マニフェスト・社内伝票・契約書の電子化やOCRを開始。

効果:産廃マニフェストの記録・閲覧が楽になり一時保管スペースが1/3に縮小。書類の電子化とOCRによって手間のかかる事務作業が大幅に効率化し、社内伝票で2,700時間、契約書で1,700時間を削減。

横浜環境保全株式会社 経営企画室 情報システム課 シニアマネージャーの伊福英樹さん。
同社金沢事業所(神奈川県横浜市金沢区)にて。

横浜環境保全株式会社 経営企画室 情報システム課 シニアマネージャーの伊福英樹さん。
同社金沢事業所(神奈川県横浜市金沢区)にて。

産業廃棄物の収集と処理は制度に基づいて厳密かつ適正に遂行する必要があるため、日々大量のエビデンス書類が発生します。首都圏の廃棄物収集とリサイクルの一翼を担う業界大手の横浜環境保全株式会社では、産廃マニフェスト(産業廃棄物管理票)の管理にスキャナー「fi-7160」を、社内伝票の入力に「fi-7160」と業務用OCRソフトウェア「DynaEye 10」を、また契約書の電子化に「ScanSnap SV600」を導入し多大な効率化を実現しています。その実際について具体的にうかがいました。

産廃マニフェスト×fiシリーズ
産廃マニフェストをPDF化、共有と検索が楽になり一時保管スペースが
大幅に縮小

経営企画室情報システム課シニアマネージャーの伊福英樹さんにうかがいます。最初に横浜環境保全株式会社の事業内容について教えてください。

伊福さん:弊社は1972年に横浜市の一般廃棄物収集運搬業許可第一号を受けた事業者で、2022年の2月に創立50周年を迎えます。企業や店舗などの事業者から出る一般廃棄物のみならず産業廃棄物も取り扱えるため、企業や店舗など事業者のお客様には廃棄物に関して包括的にお任せいただいているほか、SDGsに基づいたコンサルティング業務なども行っています。現在は一日に130台以上の車両が、神奈川県横浜市・川崎市・大和市・相模原市、東京都港区・世田谷区・大田区・品川区・目黒区・町田市と広範囲にわたって廃棄物を収集しています。

横浜環境保全金沢事業所は産業廃棄物を収集する車両の基地でもあります。車両にプリントを施す「デザインプリントLAB」もあります。

金沢事業所の壁に描かれたイラスト。太陽のフレアは社員の手形です。

左:横浜環境保全金沢事業所は産業廃棄物を収集する車両の基地でもあります。車両にプリントを施す「デザインプリントLAB」もあります。
右:金沢事業所の壁に描かれたイラスト。太陽のフレアは社員の手形です。

生ごみなどの一般廃棄物から産業廃棄物までを幅広く大量に取り扱う中で、このたびPFUのスキャナーと業務用OCRソフトウェアを導入されたのは、 どの分野の業務でしょうか。

伊福さん:産業廃棄物です。この分野にはマニフェスト制度があり、産業廃棄物管理票、通称「産廃マニフェスト」という伝票が毎日大量に発生するほか、それに付随する書類も大量に発生するため、産業廃棄物に関わる業務の効率化が課題でした。

では、スキャナー「fi-7160」による産廃マニフェストの電子化からうかがいます。産廃マニフェストとはどのような伝票でしょうか。

伊福さん:産廃マニフェストは7枚綴りのカーボン複写式伝票で、弊社収集車のドライバーが収集した産廃の重量を記入して1枚目をお客様にお渡しするものです。130台以上の車両が広範囲を回って収集しているため、車両基地のある金沢事業所(横浜市金沢区)に集まる産廃マニフェストは膨大な数になります。

金沢事業所に集まる産廃マニフェスト。写真はそのごく一部です。

産業廃棄物を収集する車両。環境保全事業の一環として、近隣の学校の子供たちが描いた絵を自社工場で車体にプリントしています。

左:金沢事業所に集まる産廃マニフェスト。写真はそのごく一部です。
右:産業廃棄物を収集する車両。環境保全事業の一環として、近隣の学校の子供たちが描いた絵を自社工場で車体にプリントしています。

スキャナー導入前、産廃マニフェストはどのように運用・保管していましたか。

伊福さん:産業廃棄物を収集する車両は横浜市金沢区の金沢事業所に戻ってくるため、産廃マニフェストは金沢事業所に集まります。以前はそれを翌日に、横浜市中区にある本社に車で届けていたため、伝票の情報をシステムに入力する作業の開始まで1日のタイムラグが発生するのがネックでした。
また、入力作業後の伝票は、後日の社内チェックで原本確認の必要が生じたときに備えて、本社と金沢事業所の事務所内に一時保管していました。もともと産廃マニフェストは5年間の保存が義務づけられているため保管は行うのですが、保管庫ではなく事務所に置くと、限られたスペースが大きな棚に圧迫されてしまいます。特に金沢事業所では数か月分の伝票を手の届くところに置いていたため、悩みの種になっていました。
さらに、過去の伝票を確認することになった場合、伝票を綴じたファイルを引っ張り出して、紙をめくりながら該当箇所を探し出すことになります。これは大変に手間のかかる作業ですし、伝票の裏がカーボンのため手が真っ黒になってしまうのも困りものでした。

金沢事業所の事務所には「fi-7160」専用のPCが置かれています。

「fi-7160」なら薄い産廃マニフェストも紙詰まりを起こすことなく、高速でスムーズにスキャンできます。

左:金沢事業所の事務所には「fi-7160」専用のPCが置かれています。
右:「fi-7160」なら薄い産廃マニフェストも紙詰まりを起こすことなく、高速でスムーズにスキャンできます。

それが「fi-7160」の導入でどのように変化したのでしょうか。

伊福さん:現在は金沢事業所に「fi-7160」を設置し、産廃マニフェストが集まった時点でスキャンして電子化しています。そうすることでタイムラグなく、即座に本社の複数名と共有できるようになりました。スキャンデータはfiシリーズの標準添付ソフト「PaperStream Capture」で「検索可能なPDF」にしています。標準ソフトに搭載されているOCR機能でも、印字された活字に対しては十分な精度で認識してくれるので、伝票を確認したいときはお客様の名称など簡単なキーワードですぐに探し出すことができるようになりました。手を黒くしながら紙をめくるよりもはるかに楽でスムーズです。
また、スキャンすれば伝票の原本を手元に置く必要はないので、伝票を本社へ運ぶ必要がなくなり、本社事務所の一時保管の棚も不要になって場所が空きました。金沢事業所の事務所には今も念のため1か月分を置いていますが、棚が占めるスペースは数か月分を保管していた頃の3分の1程度と大幅に減りました。伝票は1か月が経過したら保管庫に移すだけです。

スキャンした産廃マニフェストは「検索可能なPDF」にしているため、顧客の名称や伝票番号などのキーワードであとから簡単に検索できます。

産廃マニフェストのスキャンデータは本社事務所にタイムラグなしで共有できるため、データの集約や請求書作成などをただちに始められます。

左:スキャンした産廃マニフェストは「検索可能なPDF」にしているため、顧客の名称や伝票番号などのキーワードであとから簡単に検索できます。
右:産廃マニフェストのスキャンデータは本社事務所にタイムラグなしで共有できるため、データの集約や請求書作成などをただちに始められます。

薄い産廃マニフェストも紙詰まりせずスキャンでき、フォルダ仕分けも
自動で行える

産廃マニフェストは非常に薄い紙ですが、スムーズにスキャンできていますか。

伊福さん:まさにその点がfiシリーズを選んだ理由です。fiシリーズが薄い紙をスムーズにスキャンできることを知り、これなら産廃マニフェストをスキャンできるのではないかと思って何度もテストしたところ、まったく問題なく高速でスキャンできることがわかったので「fi-7160」の運用を開始しました。
それまでにも複合機でのスキャンを試みたことがありましたが、複合機は構造上、内部で紙が裏返るような動きになるためか、紙の搬送位置がずれると紙詰まりが起こってしまいます。直したり小分けしたりしてスキャンするにしても枚数が膨大なので、プリンターやコピー機としても使っている複合機を毎日一定時間占有することになり、待ち時間などの問題が発生します。その点、「fi-7160」は紙詰まりをほとんど起こさずに高速でスキャンできますし、仮に紙が詰まっても、本体上部を開けるだけでするりと取れて続きをスキャンできます。

毎日大量のマニフェスト伝票をトラブルなくスキャンしてPDF化する「fi-7160」を、伊福さんは「最高によい」と評価します。

伝票の裏のカーボンはスキャンに影響しますか。

伊福さん:複合機だと内部の布状の部品が汚れてしまう問題がありましたが、「fi-7160」の場合はさほど影響しません。ローラーの清掃をまめに行う程度で問題なく稼働しています。スキャンする枚数が多いので、消耗品であるローラーの交換も早めに行っています。交換が簡単にできるなど、全体的にメンテナンスしやすいよう考えられた造りになっている点が安心感につながっていると思います。

膨大なスキャンデータの保存や整理はどのように行っていますか。

伊福さん:はい、「PaperStream Capture」を活用して、スキャンした日付ごとにフォルダを分けて保存しています。毎日、決まった設定でスキャンするだけで自動的に新しいフォルダが生成され、伝票の向きやサイズも自動的に補正してくれます。これは非常に便利な機能ですね。高い給紙性能といい、「PaperStream Capture」の多彩で使いやすい機能といい、トータルで見て「最高によい」というのが当方の実感です。

社内伝票×fiシリーズ&DynaEye 10
手書き文字も読み取れるOCRソフトウェアを導入し2,700時間の効率化を実現

続いて、「fi-7160」と業務用OCRソフトウェア「DynaEye 10」を組み合わせた社内伝票の電子化についてうかがいます。
どのような伝票で、なぜ「DynaEye 10」を使用するのでしょうか。

伊福さん:伝票は弊社独自のもので、詳細は省きますが印字された項目と手書きされた項目があり、それらを専用システムに入力する作業が必要になるものです。入力する内容が非常に複雑なため、金沢事業所の1名が専任で携わっていたほか、金沢と本社の他の事務職計17名にも手分けするなど、作業に大きな労力を必要としていました。特に専任者は連日の早出・残業でしたが、それでも終わらないという状況でした。
そこに「DynaEye 10」という、オンプレミス環境で使える業務帳票に最適なOCRソフトウェアの存在を知り、手書き文字も認識できるということだったので、即座にあの社内伝票を読み取らせたら自動で入力できると閃きました。

印字と手書き文字が混在した伝票をそのまま読み取れて初めて、入力の自動化が可能だったのですね。

伊福さん:そうです。成功すれば大きな業務改善になりますから、「DynaEye 10」の導入にあたっては社内伝票自体を読み取りやすいフォーマットに一新しました。また手書き文字がきちんと読み取れるよう、書き手にはできるだけきれいに書いてほしいと要請しています。その結果、常時90パーセント以上の読み取り精度を実現できるようになっています。
その上で、現在は社内伝票を「fi-7160」でスキャンしたら「DynaEye 10」で文字を認識してCSVファイルにし、他のシステムに流し込めるようにマトリックスからリストに変換、さらに自社開発のシステムでデータを付加して整えるという運用を行っています。

「DynaEye 10」画面。スキャンした社内伝票の文字を、手書きを含めて読み取ります。オンプレミスで稼働するため情報が外部に出ることがありません。

伊福さんは「DynaEye 10」の性能と費用対効果を高く評価しています。

左:「DynaEye 10」画面。スキャンした社内伝票の文字を、手書きを含めて読み取ります。オンプレミスで稼働するため情報が外部に出ることがありません。
右:伊福さんは「DynaEye 10」の性能と費用対効果を高く評価しています。

その結果、どのような効果が生まれましたか。

伊福さん:幸いスムーズに運用を開始できたため、前述の専任者をはじめとする事務職を悩ませていた入力作業が完全になくなりました。認識した文字に誤りがないかチェックするため、同一画面上でCSVファイルと伝票のスキャン画像を目視確認する工程は残っていますが、従来は自分で入力したものを自分の責任で確認するという高ストレス作業だったものが、ソフトウェアが認識した文字を確認する作業になった結果、負担が軽減されてチェックの精度は上がりました。管理体制が強化されたともいえます。
具体的にどれだけの時間が削減されたかを計算すると、間違いなく年間2,700時間に達しています。しかも、この社内伝票自体の稼働率が現時点で目標の50パーセント程度ですので、伝票の数は今後さらに増えていきます。それを考慮すると、従来の手入力に対して年間5,000時間を削減できるのは確実と見ています。

負担軽減によって働き方にもよい影響が出そうですね。

伊福さん:そうした無形の効果が実は大きいと感じています。この自動入力システムが稼働したとき、専任で作業にあたっていた事務職が声を上げて喜んだのが忘れられません。その人は負担軽減によって逆に欲を出してくれ、これまで手つかずのままだった改善案に積極的に関わってくれています。入力を手分けしていた他の事務職も最少で1時間は捻出できていますので、その分だけ改善が進むはずです。

「DynaEye 10」に対する総体的な評価をお聞かせください。

伊福さん:もともと私自身、OCRソフトの導入はハードルが高いと考えていました。裏に人がいてデータを修正してくれるwebサービスもありますが、ランニングコストがかかるほか、お客様の情報をいったん開示することにもなるため、情報漏洩のリスクがつきまといます。ですからオンプレミス環境で利用できる「DynaEye 10」には「ここまで来たか」という感想を抱きました。手書き文字が認識できて社内で完結させられるOCRの価値は高いと思います。ソフトのイニシャルコストは要しますがランニングコストは不要ということもあり、費用対効果の点でも「DynaEye 10」は弊社にとって最適な商品でした。

契約書×ScanSnap
オーバヘッドスキャナーで契約書をスキャンし、1,700時間の削減を果たす

続いて「ScanSnap SV600」を活用した契約書の電子化についてうかがいます。契約書の数や形態、電子化する目的などをお聞かせください。

伊福さん:契約書は、お客様が産業廃棄物の処理を我々事業者に委託される際に必ず取り交わさなければならないものです。前述のように弊社のお客様は累計で3万から4万に及びますので、過去の契約書も同じ数だけ存在しています。たとえば繁華街などでは飲食店のお客様が頻繁に入れ代わるため、すでに閉業されたお客様も多い一方で、新規に開業されるお客様も常にいらっしゃいます。そのため毎月100件ほどの新規契約が発生しています。契約書は紙を綴じて製本した冊子形態で、10数ページのボリュームです。
従来は契約が発生するたび、契約書の内容を自社開発の契約書システムに手で入力していました。書棚に保管してある契約書の原本を取り出してページを開き、お客様の名前や住所、金額などの細かい内容を入力していくのは非常に手間のかかる作業です。最も多い場合で「甲・乙・丙・丁・戊」の5者間契約もあり、たった1通の入力がなかなか終わらないこともしばしばです。また過去の契約が更新されることもあり、そのときに発生する追加の単票の内容も入力しなければなりません。 そのため、契約書をPDF化して基幹システムの中ですぐに閲覧できるようにし、利便性向上と管理強化を図りたいという希望が前々から社内にありました。ただ、なにぶん製本された冊子ですから、複合機やフラットベッド型スキャナーでは相当な労力が必要になります。別の方法はないものかといろいろ調べたところオーバーヘッドスキャナーという選択肢が浮上し、読み取る画像の正確さや運用のしやすさ、今後の可能性などを加味して選ぶなら「ScanSnap SV600」だろうという結論になりました。

実際に導入された結果、契約書の電子化作業はどう変わりましたか。

伊福さん:非常に快適で、作業が楽になりました。「ScanSnap SV600」は紙をめくれば自動でスキャンがスタートし、書類の歪みを自動で補正してくれます。契約書のように綴じられた紙媒体をPDF化するのにうってつけのスキャナーだと思います。

本社事務所に設置した「ScanSnap SV600」で契約書をスキャン。非接触のオーバーヘッド型スキャナーなので冊子を傷めることなくスピーディーにスキャンできます。

契約書のサンプル。10数ページの袋綴じ冊子です。

左:本社事務所に設置した「ScanSnap SV600」で契約書をスキャン。非接触のオーバーヘッド型スキャナーなので冊子を傷めることなくスピーディーにスキャンできます。
右:契約書のサンプル。10数ページの袋綴じ冊子です。

現在は「SV600」をどのように運用し、どの程度の効果を実現していますか。

伊福さん:新規だけではなく過去の契約書もどんどん電子化していこうということになり、月におよそ500通ずつ電子化しています。その結果、これまで行っていた契約書システムへの入力作業そのものが不要になりました。契約書システムにこだわることなく、スキャンしたPDFを基幹システムに紐付けておくことで、必要なときに原本の画像を見られるようになったためです。紐付けるための情報入力は必要ですが、これまでの手間とは比較にならないほど楽になりました。
こちらも削減時間を計算してみたところ、従来は月あたり21人日の事務職が入力作業を行っていたものが、「SV600」導入以降はわずか3人日で3日ほどかければ済ませられるようになったので、おおよそ7分の1に激減しています。契約書の管理全般について年間で計算すると、今のところ1,700時間の削減という結果です。

横浜環境保全は「かながわプラごみゼロ宣言」への賛同、横浜型地域貢献企業「プレミアム企業」認定、横浜市SDGs認証制度「Y-SDGs」上位認定など、地域の環境保全に積極的に関わっています。

金沢事業所に併設されたビン・缶・ペットボトルのリサイクル工場。最新の光学選別機による高い処理能力を有しています。リサイクルの分野では、ビール会社や飲食店と協力して生ごみから堆肥を作る事業も手がけています。

左:横浜環境保全は「かながわプラごみゼロ宣言」への賛同、横浜型地域貢献企業「プレミアム企業」認定、横浜市SDGs認証制度「Y-SDGs」上位認定など、地域の環境保全に積極的に関わっています。
右:金沢事業所に併設されたビン・缶・ペットボトルのリサイクル工場。最新の光学選別機による高い処理能力を有しています。リサイクルの分野では、ビール会社や飲食店と協力して生ごみから堆肥を作る事業も手がけています。

社内伝票入力の効率化で2,700時間、契約書の電子化で1,700時間、合計4,400時間を削減した上、無形の改善効果も出ているのですから、理想的な効率化といえますね。

伊福さん:そう思います。数年以内に年間1万時間以上の削減も可能だと考えています。また、このたびの導入にあたって業務をいったん分解して考えたことで、従来は忖度によって成り立っていたような部分を完全にルール化することもできました。
今後、さまざまな伝票や書類の電子化が果たされるまでには何年もかかりますので、その間「fi-7160」「DynaEye 10」「ScanSnap SV600」に活躍してもらいます。また、電子化が主流になっても紙の書類がまったくなくなることはありませんから、将来も新しい活用の仕方が都度発生するはずです。それを考えると、これらの機器やソフトは「安かった」と思いますし、「すでに元は取れている」という実感もあります。

スキャナーとソフトウェアが廃棄物収集というエッセンシャルワークの現場を効率化する一助になれば何よりです。

伊福さん:弊社は「未来、そして子供たちのために、環境保全事業を通して地域社会に最も貢献する」をミッションとして、私たちの社会が明るい未来を実現するために力を尽くしたいと考え、日々精進を続けています。今後は入力作業などの単純作業は極力機械に任せ、さらにお客様に寄り添った業務が行えるよう、よりクリエイティブに考えて行動できる方向にシフトしてきたいと思います。

本日はお忙しいところありがとうございました。

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