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e-文書法とは




e-文書法は2005年4月に施行されましたが、その正式名称は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」といいます。この法律は、それまで紙文書の保存を前提としていた要件を、この法律の制定をもって電子的に作成した文書の電子データによる保存を許容するとしたものです。これに加え、もともと紙文書で作成した書類をスキャナで読み取ることで電子データに変換し、元の紙文書に換えて電子データで保存することも認められることになりました。
この法律のほか、今回規制緩和される国税関連の『電子帳簿保存法』も、広義のe文書法とされています。


e-文書法の効果

一般に企業内部の業務を電子化することはその効率化に大きく寄与しますが、経団連の試算では「税務関係書類の紙による保存コストは年間約3,000億円」(2005年:e-文書法制定当時)とされ、税務関係業務に適用するだけでも大きなコストの削減が見込めます。


e-文書法適用の要件(2015年9月30日までの適用要件)

e-文書法適用の要件については各省が定めることになっています。国税関係書類の扱いのように厳密に定められたものや、読むことができること程度の要件で済むものなど各省庁の要件は異なります。これらの違いは現実の世の中に合わせて制定されたと見ることもできます。

省令 財務省令の国税庁告示に定められた要件 厚生労働省の省令に定められた要件
対象 契約書、領収書(3万円未満) および これらの写し、請求書、注文書、見積書など 診療記録など、厚生労働省の定める書類
解像度 200dpi (8ドット/mm)以上 診療等の用途に差し支えない精度
カラー 24bit カラー (RGB 各色256 階調)以上 なし
e-文書法における各関連省庁の電子化要件(注1)


事例紹介 国税関係書類のスキャナ保存はPFUが全国初!

PFUは、2005年4月のe-文書法施行を機に自社内の請求書の電子化に取組みました。全国初の事例として国税当局の審査を受け、2005年12月1日から運用を開始しました。
以下よりPFUの取り組み・ノウハウをまとめた資料をダウンロードいただけます。

当社調べ)

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電子帳簿保存法の施行規則を改正する省令が公布されました New
(2015年3月31日官報)

2015年3月31日の官報で2015年9月30日に施行される電子帳簿保存法の施行規則が公布されました。新施行規則の要件緩和のポイントをまとめると。以下の表のようになります。

  2015年9月30日までの施行規則 2015年9月30日以降の施行規則
(要件緩和のポイント)
(1) 対象書類の見直し
領収書や契約書のうち、額面が3万円未満のみスキャナ保存が可能 金額基準を廃止
(領収書、契約書の全てをスキャナ保存の対象にすることが出来る)
(内部統制を担保するための社内規程整備と適切な事務処理が必要)
(2) 業務処理後に保存を行う場合の要件の見直し
関連帳簿の所轄税務署長による電子帳簿保存法の承認が必要 関連帳簿の電子帳簿保存法の承認は不要
(3) 電子署名要件の見直し
  • 入力者の電子署名法に規定された電子署名が必要
  • タイムスタンプが必要
  • 入力者に関する情報の保存が必要(ユーザID等。電子署名法で規定された電子署名は不要)
  • タイムスタンプは必要
(4) 大きさ情報・カラー保存要件の見直し
  • 大きさ情報の保存が必要
  • カラー画像での保存が必要
  • 大きさ情報の保存不要 (注3)
  • カラーもしくはグレースケール (注3)
表:電子帳簿保存法の新施行規則で示されたe-文書法規制緩和のポイント(2015年3月31日官報)


【注1】
  • 各省庁の規定する最新の読み取り条件への設定については、お客様の責任において行ってください。
  • 読み取った電子ファイルの原本再現性および画質確認(文書が見読できることなど)はお客様の責任において行ってください。
  • ScanSnapは、各省令に合った読み取りを行う機能を持っていますが、それだけでは、読み取ったデータをe-文書として使用することはできません。各省庁より出される省令、およびガイドラインに従い、場合によっては、電子署名、タイムスタンプを読み取ったデータに別途付加し、管理・運用していく必要があります。これらの部分につきましては、お客さま側で対応していただく必要がありますのでご了承ください。

【注2】
ドキュメントスキャナの主要市場である北米、欧州、日本でそれぞれシェアトップです。
詳細は業務用イメージスキャナ「fiシリーズ」紹介ページを参照ください。 http://imagescanner.fujitsu.com/jp/concept/feature-story/page2.html

【注3】
資金や物の移動に関連しない一般書類や定型的な約款が定められた契約申込書等については、大きさ情報の保存が不要。かつ、グレースケールでの保存が認められる。
 例:検収書、注文書、保険契約申込書など

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