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オフィスのペーパーレス化から始まるワークスタイル変革 ~PFUの実践事例紹介~

弊社は2014年の横浜オフィス移転を機に、紙文書の電子化と徹底廃棄を推進するなど、オフィスのペーパーレス化に取り組み、ワークスタイルの変革を実現しました。



オフィス移転のコンセプト

オフィスの移転にあたり、「PFUらしい空間づくり」をコンセプトに、以下の3つの柱を実現することで、ワークスタイルの変革を目指しました。

  1. 働く場所にとらわれないワークスタイルに向けた、創造性を刺激する開放的で柔軟性のある空間づくり
  2. 社員が気軽に集い、オープンで自由なコミュニケーションができる場の提供
  3. 明るく働きやすい安心・安全・快適な環境の実現

ペーパーレス化の実践

ペーパーレス化の取り組みに際し、弊社の持つドキュメントソリューションの提供実績をもとに、文書管理の基本ルールを作り、電子化・廃棄基準のガイドラインを定め、ガイドラインに則った管理を行うシステムを構築・稼働し、全社へ普及する体制作りを進めていきました。

具体的な取り組みは、移転の3か月前から本格的にスタートし、各部署から選抜された委員が中心となって活動を推進しました。各部署では、紙文書の積極的な電子化を推進するとともに、不要な紙文書の徹底廃棄によるスリム化に取り組むことで、文書の検索・参照など文書管理の業務効率を大幅にアップさせました。

新オフィスへの移転後は、紙文書を保管することの非効率から脱却し、電子文書を中心とするワークスタイルへと社員の行動が変化しました。また、「いつでもどこでも」を合言葉に、働く場所にとらわれない職場環境の整備にも取り組みました。


ペーパーレス化の成果


紙文書のスリム化実績(横浜オフィスの場合)

オフィスのペーパーレス化を推進した結果、移転前のオフィス内紙文書の92%削減を達成し、現在も紙文書量は移転直後の水準を維持しています。さらに紙文書の削減効果として、ペーパーレス会議の実施率が80%に達し、書庫スペースを860㎡削減できたことで、十分な広さのコミュニケーションスペースを確保することができました。

さらに、この実践ノウハウをオフィス移転ではなく、2016年の開発部門施設のリノベーションにも適用し、オフィス内紙文書の84%を削減することができました。


PFUのワークスタイル変革

ペーパーレス化に取り組んだ結果、移転前に紙で溢れ返っていたオフィスは無駄なものが無いスッキリとしたオフィスに変貌を遂げ、非常に快適で働きやすい環境を構築することができました。また、紙からの脱却を図ることで、社員の意識や行動が変わり、場所や時間にとらわれず、自由で創造的な働き方を実現することができました。

PFUは、ペーパーレス化の社内実践を通して、「オフィスが変われば人が変わり、人が変われば会社が変わる」ということを自ら経験し、ペーパーレスから始まるワークスタイル変革の連鎖へつなげることができました。


同一部署、同一人数でも、紙が減り、ゆとりがある空間へ

PFUでは自ら実践して得たノウハウに加え、イメージング技術や、ドキュメントソリューションの提供実績をベースに、お客様のニーズに合せた「オフィスのペーパーレス化から始まるワークスタイル変革」をご提案してまいります。