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【ペーパーレス推進局】 設備点検の効率化のために、タブレット活用をご提案!

こんにちは。世の中の紙業務に関するお悩みごとの解決を目指して、日々ペーパーレスによる業務改善を推進しているペーパーレス推進局です。先日もまた、悩めるお客様からご相談があったので、解決に貢献させていただきました。きっと同じお悩みを持つ方がいらっしゃると思いますので、お客様に喜んでいただいた体験談をご紹介したいと思います。

1. 今回のご相談「点検業務を効率化し、人的リソースを有効活用したい」


今回は製造業のお客様からのご相談です。お客様の社内でも働き方改革が叫ばれる中、労働時間の短縮や人的リソースの有効活用が求められており、設備点検業務を効率化できないか、ということで以下のようなご相談がありました。


【ご相談内容】
弊社の製造ラインの設備点検を毎朝1回実施しているのですが、かなりの時間と手間がかかっていて、何とか改善したいと思っています。
特に現場の作業員にとって、紙を見ながらの管理システムへの点検結果の入力作業は非常に面倒で、本来の業務スタートが遅れたりして困ることがあります。 ここを見直すことで、人的リソースを有効活用したいと考えています。


今回のようなお悩みは、製造業のお客様に限らずよく推進局に相談されるため、入力作業が課題と感じている方々は多くいらっしゃるのだと改めて実感しました。 まずは実際にどのような業務をしていて、どのような課題があるのかを確認するために打合せを設けました。

2. 推進局から見たお客様の課題


推進局がお悩みごとを解決するにあたり、いつも最初にすることはお客様の業務状況の把握です。業務の流れをきちんと把握し、課題を洗い出すことが最適な提案に繋がると考えています。同じようなお悩みであっても、お客様によって環境や要件は様々であるため、お客様目線に立って確認することが重要です。 今回のヒアリングでは、以下のようなことが分かりました。

【ヒアリングメモ】

  • Q:毎日点検をするとのことですが、1人で点検しているのですか?
  • A:3人でしている。点検する製造ラインが3つあり、1人1つ点検するカタチ。点検の担当は順番に決める。
  • Q:点検に時間がかかるとのことですが、どのくらい時間がかかりますか?
  • A:合計40分程。20分の点検作業に対し、入力作業にも20分かかっている
  • Q:点検結果に対する確認はないのですか?
  • A:システムに入力された点検結果を確認している。入力/記入ミスによる再入力/再点検といった二度手間もある。
  • Q:どのような紙帳票を使って点検をしていますか?
  • A:2枚1セット。チェック(レ点)や数値を記入する項目が30程。
  • Q:使用後のチェックシートはどうされていますか?
  • A:キャビネットに保管。膨大にある紙の中から対象の点検結果を探すのが大変

ヒアリングした結果、「入力作業にも20分かかっている」、「二度手間もある」、「対象の点検結果を探すのが大変」ということが分かりました。
入力作業の効率化には、点検結果をスキャンしてOCR(光学文字認識)する方法でも実現できますが、記入漏れ等による二度手間という課題も見えているので、タブレットの活用によって、確実に記入できる等、他の課題も含めて改善できると考えました。
タブレットの活用をご提案するにあたり、業務の流れがどのように変化するのか、そもそもお客様に受け入れられるのか等を確認するため追加でヒアリングしました。

【ヒアリングメモ】

  • Q:押印が必須等と紙で運用する必要がありますか?
  • A:押印の項目もなく、必ずしも紙で点検する必要はない
  • Q:過去の点検結果はデータ化する必要ありますか?
  • A:キャビネットに保管している過去の結果はデータ化済み。
  • Q:タブレットを配布していたりしますか?
  • A:配布していない。タブレットを導入するとしたら、できるだけ低価格のものを導入したい。
  • Q:タブレットの操作ができない等不慣れな方はいらっしゃいますか?
  • A:いるかもしれない。不慣れな方がいても点検できるのか、一度操作感を試してみたい
  • Q:工場内はオンラインですか?
  • A:工場内はオンライン。

必ずしも紙で運用する必要がないということで、改めてタブレット活用による点検が最適な改善方法だと確信し、ご提案させていただきました。
まずは操作感について不安ということで、評価用のタブレットをお渡しして、試しに触っていただき、最終的には現場でも使えそうだと実感いただき導入に至りました。

3. タブレット活用で効率化したポイント


タブレットを活用したことでお客様に喜んでいただいたポイントをご紹介します。

  1. ①タブレットの操作への不安を払拭できた
    事前にタブレットを触って操作感を試せたので、現場の作業員が納得できることを確認したうえで導入できた。
  2. ②システムへの入力作業が無くなった
    タブレットに入力してボタン一つで情報がシステムに登録されるので、事務所に戻ることも手入力も不要となり、合計40分かかっていた点検が半分の20分になった。
  3. ③記入漏れ/ミスに悩まされなくなった
    記入漏れに対するエラーや異常値に対する警告が出るため、漏れやミスにその場で気付けるようになり、再点検の二度手間を防げるようになった。
  4. ④紙の検索時間を削減できた
    点検結果はPCでPDFを検索するだけで良くなり、キャビネットから紙を探すよりも短時間で簡単に探せるようになった。
    また、そもそも紙を使わないので紙のコストや印刷コストも削減できた。

4. まとめ


設備点検は、安全に工場を稼働させるために不可欠です。正確かつ効率的な点検を実現するために、入力作業だけでなく、点検業務全体を見直してみてはいかがでしょうか。
また、今回は設備点検に関するご相談でしたが、他の業務でも似たようなお悩みはあり、ペーパーレス化による業務改善は様々なシーンに適応できると考えています。
これからも、ペーパーレス推進局に寄せられる「紙業務を改善したい」、「改善したいけど方法が分からない」等のお悩みに応えていきたいと考えていますので、その中でも何かお役に立てそうな情報があれば、またコラムにて発信していきたいと思います。

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