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e-文書法への対応を通じ業務効率化を実現

全国に多くの営業所を展開しているK社様。「社内の受領文書をすべて廃棄する」そんな最終目標を掲げ、まずは経理部と営業所の業務環境改善に向けて動き出すことになりました。




お客様の課題

紙文書の山をなくし、業務効率をあげたい

K社様の中でも特に紙文書の量がキャパオーバーしていた現場は、経理部門と営業部門。経理部では精算・支払処理の済んだ証憑類が段ボール5箱分、営業部門では注文書が段ボール50箱分も、毎月積み上げられており、在庫保管スペースやワークスペースを圧迫しており、紙文書の対処に課題を抱えていらっしゃいました。紙で保存していることで、常に紛失リスクと隣り合わせである上に、対象の書類を探すのに膨大な時間がかかってました。

PFUのご提案・取組

実績の高いe-文書サービスをご提案

業界を問わず様々な企業が文書管理に活用し高い実績をあげている「OnBase」によるe-文書サービスの導入をご提案。
e-文書法対応システムの要件を満たすためには業務整理とシステム構築の両面での対応が必要となりますので、2つの工程を並行して進めて本格運用を開始します。

01 業務整理

電子化の対象となる文書の分類から始まり、e-文書法法令要件のご説明、規定作成・申請書作成の支援まで行います。法令要件は解釈が難しい部分もあるため、PFUの熟練したe-文書の専門家が細かくフォローします。

02 システム構築

まずは要件定義を行います。電子化する文書形式や抽出項目などの必要情報をヒアリング。
お聞きした内容を元に「OnBase」を中核としたシステムに落とし込み、運用テスト・先行稼働を経て、本稼働となります。


PFUは、2005年4月のe-文書法施行を機に自社内の請求書の電子化に取組み、全国初の事例として国税当局の審査を受け、2005年12月1日から運用を開始しました。
そこで培ったノウハウを元に、お客様に最適なe-文書サービスを提供しています。



導入のポイント

実績に伴うノウハウを提供

e-文書法について詳しく調査されていたK社様からは、細かい点にまで懸案事項が及ぶこともありましたが、PFUの過去10年を超える経験から蓄積した事例を踏まえ、解決案をご提示しました。実績に基づいた情報や知識をご提供し、難易度の高い申請作業も迅速に対応できるようサポートいたしました。


「分散型」入力へ対応

今回、一部文書は各営業拠点でスキャンする「分散型」で進めることになりました。「各現場が慣れるまでに時間がかかるのでは」という声に対しては、導入前にデモ機を貸し出し、事前にスキャナーを使って電子化を体験していただくことで、稼働後スムーズに業務に臨むことができました。


フォロー体制の整備

新たなシステムや業務フローが追加されることに、不安を感じておられるスタッフに対しては、導入後の実務についてガイダンスに沿ってしっかりとレクチャー。さらに意見交換の場を設け、不安要素や疑問点を解消できるようご説明いたしました。

導入効果

稼働して間もない段階ですが、ファイリング工数や書類の検索時間、輸送コストが大幅に削減されることで、年間1,000万円のコスト削減につながりました。導入後は、顧客からの問い合わせに対し、書類をさがし出すのでなく、システムから閲覧することで素早く対応できるようになりました。
このように業務効率化が図れ、働き方改革につながりました。今後は、電子化範囲の更なる拡張と並行して、紙文書がなくなった空きスペースの有効活用に向け検討を進めています。

当社調べによる想定数値


お客様概要

業種 流通(商社)業
従業員数 約800名


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