1. ホーム > 
  2. 働き方改革 > 
  3. お客さま事例 > 
  4. 紙媒体の証憑保管コストを削減 手間取る検索作業もスムーズに

紙媒体の証憑保管コストを削減
手間取る検索作業もスムーズに

製造業のH社様では、各拠点・各部署で発生した領収書や請求書等の証憑を、経理部門がすべて管理。
経理業務の効率化とスペースの有効活用の取り組みが始まりました。




お客様の課題

保管業務の負担を減らし、業務最適化を行いたい

経理部門では、証憑をすべて紙文書で保管し続けており、その数は数十万件に及びます。膨大な数の証憑を格納する倉庫やキャビネットは、社内スペースを圧迫。月末や決算期の繁忙期には、ファイリング業務で手いっぱいになることもあります。
また、監査・税務調査や社内問い合わせが入った際、スピーディに特定の証憑を取り出すことが困難になっており、紙文書の保管方法と業務の最適化が課題となっていました。

PFUのご提案・取組

実績の高いe-文書サービスをご提案

業界を問わず様々な企業が文書管理に活用し、高い実績を上げている「OnBase」を活用したe-文書サービスの導入をご提案。e-文書法対応システムの要件を満たすためには業務整理とシステム構築の両面でのアプローチが必要となりますので、2つの工程を並行して進めて本格運用を開始します。

01 業務整理

電子化の対象となる文書の分類から始まり、e-文書法令要件のご説明、規定作成・申請書作成の支援まで行います。法令要件は解釈が難しい部分もあるため、PFUの熟練したe-文書の専門家が細かくフォローします。

02 システム構築

まずは要件定義を行います。電子化する文書形式や抽出項目などの必要情報をヒアリング。
お聞きした内容を元に「OnBase」を中核としたシステムに落とし込み、運用テスト・先行稼働を経て、本稼働となります。


PFUは、2005年4月のe-文書法施行を機に自社内の請求書の電子化に取組み、全国初の事例として国税当局の審査を受け、2005年12月1日から運用を開始しました。
そこで培ったノウハウを元に、お客様に最適なe-文書サービスを提供しています。



導入のポイント

e-文書法対応システムとして最適な「OnBase」

既存の基幹システムに手を加えず、外付けして連携が可能な「OnBase」は、経理システムの伝票処理を行っている見慣れた画面から、ワンクリックで伝票イメージを表示することができ、e-文書法に対応したシステムとして最適です。


OCR認識率を99%に向上

導入にあたり、H社様が最も懸念されていた点はOCR認識率。電子化する文書フォーマットやフォントサイズなどを調整し、読込みやすい書式にチューニング。認識率が99%へアップし、ほぼ正確に文字を読み取ることができるようになりました。


万全のサポート体制

「果たして大量の証憑を対処できるのか」という、不安の声があがっていました。そんな懸念を払拭できるよう、スキャン業務のフローを提示し明確化。チェックリストを設け、スムーズな運用ができるよう体制を整えました。

導入効果

保管帳票件数は年間で3.7万件、帳票枚数は約20万枚ほど発生していた証憑類の廃棄が可能となりました。既存の経理システムから、容易に検索できるようになったことで、監査が入った際も素早く帳票を提出。ファイリング、書類検索の工数削減により、生産性の向上が図れ、働き方改革につながりました。また、大量の紙文書が処分され、倉庫やオフィスにゆとりが生まれました。

当社調べによる想定数値


お客様概要

業種 製造業
従業員数 約11,000名(連結)


お問い合わせ