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ペーパーレスオフィス実現サービス

PFUでの実践をもとに、オフィスのペーパーレスをお手伝いします。

課題/解決


特長

  • PFUでの実践をもとに、お客様が進め方を迷うことなく推進できます。
  • 紙(物)から脱却し、場所と時間にとらわれない働き方に変わります。

メリット/効果

  • ペーパーレスオフィスの実現と定着
  • 紙文書電子化による業務の効率化
  • 働きやすい環境の創造時間を創出
  • 社員のモチベーションアップ

提供サービス

  • ペーパーレス実践メソッド
    紙文書のスリム化を実現するために、ガイドライン策定・現有紙文書の調査・机上仕分の方法をお伝えして支援します。
  • オフィス文書管理システム導入サービス
    文書を保存するシステムを使うための準備をします。
  • 電子化システム導入サービス
    紙文書の電子化を行うための仕組み(運用手順・システム)づくりを支援します。
  • 電子化アウトソーシングサービス
    紙文書の電子化作業を代行します。
  • オフィス文書管理 運用サービス スタートアップ
    運用サービスをご利用いただくための準備をします。
  • オフィス文書管理システム
    電子化した紙文書・電子文書を保存するシステムです。ガイドラインに従った文書登録、検索、アクセス制御や保存年限管理を提供します。

    ・クラウド(for Office 365):SharePoint Onlineを文書の保存場所として利用します。
    ・オンプレミス(for SharePoint Server):SharePoint Server を文書の保存場所として利用します。

  • オフィス文書管理運用サービス
    ペーパーレスの維持施策、保存文書の維持管理、システムのメンテナンス等の運用を代行します。

費用・期間

従業員1,000人規模のオフィスを前提としたペーパーレスオフィス実現サービスの概算費用です。

初期費 600万円
運用費 600万円/年(Office 365 の利用料は含まれておりません)

活用例:PFUでの実践事例

オフィスの移転を機に、ペーパーレスを起点としたワークスタイル変革に取り組みました。

導入の目的

  • リスクマネジメント(紛失リスク・運搬リスク・訴訟リスク・不正に対する抑止力)
  • 紙からの脱却と文書管理によるコストセーブ(固定費削減・事務フローの見直しによる工数削減・内部統制、会計監査対応の効率化)
  • 社員の意識を改革し業務改善につなげる(魅せるスマートなオフィス・自分事としてペーパーレスを定着)
  • どこでもオフィスの実現(在宅勤務・サテライトオフィスの推進)

導入の進め方

実践した方法

PFUペーパーレスオフィスの取組み

2014年7月 ペーパーレスの取組み開始を全社に発信
2014年10月 フィールド部門でオフィス移転を契機としたペーパーレスを実現
2015年9月 工場のペーパーレスを実現
2016年8月 開発部門にてリノベーションを契機としたペーパーレスを実現
(主要事業所のペーパーレス化が完了)

導入効果

  • オフィスの紙文書92%削減
  • オフィス内の書庫スペース860m²削減
  • ペーパーレス会議の実施率80%
  • オフィス環境の満足度80%

導入期間

  • 導入準備期間 4ヶ月

    内訳:ガイドライン作成 1ヶ月、紙文書のリストアップ 1ヶ月、紙文書の机上仕分 1ヶ月、紙文書の削減実施 1ヶ月




ペーパーレスオフィス実現サービスに関するお問い合わせ