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ファイルサーバ整頓サービス

電子ファイルのライフサイクルを管理して、ファイルサーバ上にある電子ファイルの整頓を促進します。

課題/解決


特長

“文書ライフサイクル”の導入でファイルサーバの整理と整頓を進めます。


メリット/効果

  • ファイルサーバの整頓が始まります
  • 保存するときに索引を付けることでファイルを探しやすくなり、情報の活用と再利用が活性化します

提供サービス

ペーパーレスオフィス実現サービス」に追加導入できます。本サービスから導入する場合は、オフィス文書管理システムや運用サービスが必要です。

  • ファイルサーバ整頓メソッド:
    PFUが実践したファイルサーバの整頓手段をお伝えし、整頓をサポートします。
  • 電子文書整頓オプション 導入サービス
    電子文書の登録ルール定義の設定操作教育など、電子文書整頓のしくみの導入サポートを行います。
  • フォルダ整頓オプション 導入サービス
    フォルダを保存する領域の検討や残留検出ツールの設定などフォルダ整頓のしくみの導入サポートを行います。
  • 整頓アウトソーシングサービス
    電子情報の整頓作業を代行します。
  • オフィス文書管理システム 電子文書整頓オプション
    ファイルサーバの電子文書を継続的に整頓するしくみ(各種支援ツールなど)を提供します。
  • オフィス文書管理システム フォルダ整頓オプション
    データが格納されたフォルダを継続的に整頓するしくみ(各種支援ツールなど)を提供します。

費用・期間

条件を打合せの上、ご提案いたします。


活用例:PFUでの実践事例

ペーパーレスオフィスを実現した次の段階として、3億ファイルに膨れ上がっていたファイルサーバの整頓に取り組みました。

導入の目的

  • ファイルサーバのファイル数増加(探せない状態)からの脱却
  • 電子ファイルの個人に依存した管理から脱却し、組織的な記録管理に移行

導入の進め方

PFUの実践

① 保有情報をリストアップ

  • 保存対象の情報と保存するタイミングを明確にした

② 保有情報ごとの登録ルールを定義

  • 文書やデータの種類に応じて、登録ルールを定義したテンプレートを作成した

③ 電子ファイルを定義の選択で保存

  • 登録ツールでテンプレートを選択して、オフィス文書管理システムやデータ管理領域に保存

導入効果

  • 全社でリストアップされた情報から、3億ファイルに対して、登録ルールのテンプレートを224パターンに集約して、探せるようになった
  • 1年間に増加するファイルサーバの容量が導入前と比較して半減
    ファイルサーバの容量:現状のまま放置すると3年後には231TBに → 整頓実施で100TBに抑制見込み(57%削減)

導入期間

  • 導入準備期間 3ヶ月

    内訳:保有情報リストアップ 1ヶ月、登録ルールテンプレート作成 1ヶ月、各部署への導入 1ヶ月




ファイルサーバ整頓サービスに関するお問い合わせ