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株式会社 ニフコ様

証憑類を電子化し会計監査等への対応を効率化
SAP会計システムとの連携も低コストで実現

機能性樹脂部品メーカーのニフコでは、会計監査や税務調査などへの対応を効率化すべくPFUの「e-文書サービス」を導入。請求書や領収書などの証憑類を電子化することで、事前準備や当日対応の業務負担軽減、紙証憑保管コスト削減など様々なメリットを実現している。



会計監査や税務調査への対応をいかに効率化するか

「WOWING THE WORLD」のコーポレートスローガンの下、自動車や住生活分野向けの機能樹脂製品を提供するニフコ。同社では長年にわたり培ったファスニング技術を活かし、自動車部品や各種住宅設備用部品、家電・OA機器用ダンパー、衣料・スポーツ用品向けバックルなど、多彩な製品群を提供している。

その同社のビジネスをしっかりと下支えしているのが、財務本部 財務・経理部だ。同部門の部長を務める浜田 博氏は「会社の数字を取り扱う財務・経理部門には、決算業務の確実な遂行だけでなく、企業経営の羅針盤としての役割も求められます。迅速な経営判断に貢献できるよう、全員が一丸となって業務に取り組んでいます」と語る。

そして今回、同部門では、経理業務に使用する紙証憑の電子化に取り組むこととなった。浜田氏はその背景を「最大の狙いは、会計監査や税務調査対応の効率化です。従来は紙ベースで業務が動いていましたので、対応を行う際には保存された紙証憑の詰まった大量の段ボール箱を取り寄せる必要がありました。その準備に相当な手間と日数が掛かっていた上に、依頼があればその都度手作業で紙証憑を探さなくてはなりません。経理部門の負担も非常に大きかったため、電子化を行うことで、こうした状況を解消したかったのです」と明かす。

SAP連携機能などを評価し「e-文書サービス」を採用

今回の電子化の対象となったのは、物品やサービスの購買に伴って発生する領収書/請求書などの証憑類だ。財務本部 財務・経理部 経理課 神澤 良幸氏は「経理部門では1ヶ月あたり約8000件程度の証憑を処理していますので、年間では約10万件規模のボリュームに達します。しかも、長期間にわたって保管する必要があることから、そのための場所や費用も確保しておかなくてはなりませんでした」と語る。

元々、電子化の構想自体は、10年以上前から抱いていたとのこと。しかし、これまではシステム導入に掛かるコストや法令対応などの面がネックとなり、なかなか取り組みが進まなかった。しかし、いわゆるスキャナ保存法の改訂で要件がかなり緩和されたことから、ようやく取り組みが前に進み出したのだ。

「ソリューションの選定にあたっては、法令に添った業務プロセスやシステム環境を実現するためのコンサルティングが受けられること、証憑のスキャニング作業が効率的に行えることなどを重視しました」と浜田氏。また、神澤氏も「当社の経理業務では、SAPの会計システムとWebベースの経理ワークフローを利用していますので、これと連携できることも要件として掲げました」と続ける。

これらの点をクリアできるソリューションとして選ばれたのが、PFUの「e-文書サービス」だ。ここでは、電子帳簿保存法の法令要件を満たすための支援を提供する「e-文書導入支援サービス」と、文書キャプチャー/ファイリング/タイムスタンプなどのシステム群を提供する「e-文書対応システム構築サービス」、それに「運用サポートサービス」を一括で提供。浜田氏は採用のポイントを、「他ベンダーのソリューションでは、コンサルのみの提供だったり、システム構築に必要な環境を自前で用意する必要があったりと、なかなか全ての要素が揃わない。その点、PFUのe-文書サービスなら、スキャナーも含めてワンストップで環境を構築できます」と語る。

また、e-文書サービスで提供される文書管理システム「OnBase」は、SAPシステムとの連携を可能にする「アプリケーションイネーブラー機能」を装備。神澤氏は「SAP本体にカスタマイズを加えるとなると、それだけで数千万円規模の開発費用が掛かってしまいますので、とても費用的に見合いません。その点、OnBaseの機能を利用すれば、格段に低いコストで懸案であったSAP連携が実現できます。この点も、大きな決め手になりましたね」と語る。

ワンタッチで証憑を参照 業務負担も大幅に軽減

従来の業務プロセスでは、まず申請者が経理ワークフローから支払依頼書を出力。これに請求書や領収書などの証憑を添付して経理部門に回覧し、業務処理後は紙のままファイリングされていた。

浜田 博 氏
株式会社 ニフコ
財務本部
財務・経理部
部長

神澤 良幸 氏
株式会社 ニフコ
財務本部
財務・経理部
経理課 主担当

今回構築した仕組みでは、これらの証憑をすべてセットで電子化。関連文書をまとめてスキャンすると自動的にグループ化されるため、どの証憑がどの支払依頼書のものか分からなくなる心配はない。また、頭紙となる支払依頼書に記載された伝票番号をOCRで自動認識することで、SAPシステム側の情報との関連性も確保。現在ではSAP側の画面上に表示された伝票番号を選択するだけで、簡単に関連証憑の検索・表示が行えるようになっている。

「わざわざキャビネットから紙証憑を探す必要もなく、ワンタッチで必要な情報を閲覧できますので、現場の担当者からも好評です。また、課題であった会計監査や税務調査への対応についても、今後はPCを用意するだけで済みますので、事前準備や当日対応に掛かる時間と手間を大幅に軽減できます」と神澤氏は満足げに語る。

また、浜田氏も「経理部門では、より付加価値の高い業務へのシフトを目指しているだけに、証憑類の管理や監査対応などの作業に労力を割く必要が無くなったことは非常に良かった。電子化によって紙証憑保管のためのスペースなども不要になりますので、コスト削減の面でも大きな効果が期待できます」と語る。

PFUの支援に対しても、高い評価が寄せられている。「たとえば今回の取り組みでは、スキャニング作業のアウトソーシングも同時に実施しています。その際、法令要件によりアウトソーシング業者との間で入力事務のプロセスを明確にする契約を行う必要があるとコンサルしてもらえたので助かりましたね。」と浜田氏。神澤氏も「今回のプロジェクトに関しては、和気あいあいとした雰囲気の中で忌憚のない意見交換ができたことが心に残りました。ユーザーとベンダーの枠を超え、みんなでシステムを創り上げたという印象です」と続ける。

ちなみにPFUでは2005年に国内初のe-文書法(電子帳簿保存法)対応の社内実践を行っており、リファレンスモデルとして社内オフィスの公開も行っている。同社でもPFUのオフィス見学を通して、電子化後の業務イメージが具体的に掴めたとのことだ。

今後に向けた抱負を「今回の成果をより拡大すべく、電子化の適用領域を他の業務にも拡大していきたい。また、この仕組みは経理以外の部門でも有効と考えていますので、現在我々が率先して社内への案内を行っているところです。こうした取り組みを通して、全社業務の効率化/生産性向上にも貢献していければ」と語る浜田氏。e-文書サービスが活用される場面も、これからどんどん拡がっていきそうだ。

e-文書法への対応をワンストップで実現


法令要件を満たす記録管理基盤

エンタープライズコンテンツ管理
パッケージソフトウェア「OnBase」

PFUは、2005年4月のe-文書法施行を機に自社内の請求書の電子化に取組み、「全国初」の事例として国税当局の審査を受け、2005年12月1日から運用を開始。
そこで培ったノウハウを元に、お客様に最適な「e-文書サービス」として法令要件を満たす記録管理基盤「OnBase」を活用して提供します。
さらに、各分野の専門家による手厚いサポートで、紙文書の保存・活用に関するお客様の課題をトータルに解決致します。


お客様概要

名称 株式会社 ニフコ
本社 神奈川県横須賀市光の丘5-3
設立 1967年2月13日
資本金 72億9000万円
URL https://www.nifco.com/
事業概要 自動車、住生活分野で事業を展開する大手部品メーカー。自動車用プラスチックファスナーでは国内トップシェアを誇る。この他、住宅設備用部品、衣料・バッグ用バックル、自動車・家電製品用ダンパーなど多彩な製品群を提供している。


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