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e-文書法とは

e-文書法、電子帳簿保存法とは

e-文書法、電子帳簿保存法とは、従来法令により書面(紙)での保存が義務付けられていた国税関係書類などの法定保存文書を、電子データで保存することを容認する法律です。ICTの活用により書面や帳簿書類の保存にかかる負担を軽減して利便性の向上を図ることで、生活の向上や経済の発展に寄与することを目的としています。

文書の種類とe-文書法、電子帳簿保存法が電子化要件を定めている範囲の関係は以下の通りです。会社で作成、授受される文書のうち、業務のエビデンスとなる記録は管理規程を整備して運用管理することが必要です。社会的に重要な記録は法定保存文書として法律で保存が規定されています。取引で授受した見積書、領収書などは国税関係書類と呼ばれ、税法で原本の保存が規定されています。

e-文書法の要件

e-文書法適用の要件には、各府省により定められるため一定ではありませんが、主に以下の3つの基本要件があります。国税関係書類と医療情報には完全性が要件となっています。

見読性
パソコンやディスプレイなどを用いて、明瞭な状態で見ることができるように「見読性の確保」が求められています。

完全性
重要な記録にはエビデンスとしての証明力が求められています。特にスキャナーによる電子化文書は原本ではないので原本受領からスキャン電子化のプロセス、スキャン品質や電子化文書に改ざんや消去があったか否かを確認できるなど証明力を確保することが重要です。

検索性
電子化文書を有効に活用するため、必要なデータをすぐに引き出せる「検索性の確保」が求められています。

電帳法スキャナ保存とは

電子帳簿保存法は1998年に国税関係帳簿を電子作成、保存する法律として施行され、2005年 e-文書法により国税関係書類のスキャナ保存を容認する4条3項(電帳法スキャナ保存)が追加改正されました。

電帳法スキャナ保存は、取引先と合意したエビデンスである国税関係書類の原本保存を、自社でスキャンして電子化した電子データ保存に代えるものです。このため原本の代わりとなるように「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件が定められています(※)。

真実性の確保
高い証明力を規定するものであり、書類の授受から一定要件でのスキャン電子化、廃棄に至るまでのプロセスおよび電子データについて改変や消去の抑止が求められています。
具体的には、国税関係書類のうち重要な書類に関しては書類の授受、スキャン電子化と確認、タイムスタンプ付与、定期的な検査などの各事務に相互けん制、定期的な検査と再発防止からなる適正事務処理要件を盛り込んで事務プロセスを規定して運用管理を行います。

可視性の確保
税務調査が適切に行えるように検索性と見読性が規定されています。

※ 国税庁パンフレット https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/03.pdf の「スキャナ保存要件一覧表(平成28年9月30以後申請分)」を参照

電帳法スキャナ保存適用のポイント

電帳法スキャナ保存のポイントはITシステムだけでなく各事務の規程と運用の管理をしっかりと整備することです。
電帳法で規定される適正事務処理要件を盛り込んだスキャナ保存事務規程に従って運用管理を行うことで高い証明力をもった記録管理を行います。

電帳法スキャナ保存の動向と要件緩和の効果

2005年当初の電帳法スキャナ保存の要件は厳しく、民間からの要件緩和の要望が多く、2015年に領収書と契約書の金額制限、電子署名などの要件が緩和されました。2016年にもスマートフォンなどでの入力が可能となる要件緩和が行われました。これらの要件緩和により停滞していた電帳法スキャナ保存承認件数は急拡大しています。

平成27年度 税制改正による要件緩和

  • 領収書、契約書の金額制限(3万円未満)を撤廃
    金額基準が廃止され、すべての国税関係書類がスキャナ保存して廃棄できるようになり、書面原本保存のための仕分けが不要となりました。
  • 入力者の電子署名が不要
    システムにログインするときのID、パスワードで認証した入力者の情報が使えるようになりました。電子署名の費用や管理が不要となり、支店や代理店で書類をスキャンして原紙送付を不要とする分散入力がやりやすくなりました。
  • 月次処理の場合でも、帳簿の電子帳簿保存法の承認は不要
    システム要件が軽くなりました。いつでもスキャナ保存申請できます(帳簿は年度初めにのみ申請可)。

平成28年度 税制改正による要件緩和

  • スマートフォン/カメラでの入力、受領者入力要件の規定
    国税関係書類の読み取りを行うスキャナ要件の緩和と、領収書や請求書等の受領者が読み取る場合の要件が整備されました。これにより、受領した領収書を社外からスマートフォンで読み取ることができるようになりました。
  • 小規模企業者の特例の創設
    小規模企業者については、定期的な検査を税務代理人が行うことにより、適正事務処理要件のうち、相互けん制は不要となりました。

文書の電子化保存によるメリット

業務の電子化を通じ、お客様の「働き方改革」を推進します

文書の電子化保存するメリットは、書類の保管に関わるコストの軽減だけでありません。紙からデジタルデータへと形を変えることで生まれるさまざまな利点を活用することで、業務遂行や経営においても多くのメリットをもたらし、企業が目指す「働き方改革」の基盤となるものです。


紙を電子に置き換えることで業務が紙に依存しなくなり、場所を選ばない業務の遂行が可能となります。電子化が「働き方改革」の基盤となります。

例えば、シェアードセンターにおける業務を電子化することで新たな時間が創出され、シェアードサービス内容の拡大、ひいては、営業部門など現場の働き方改革につながります。

<効果>

  • 事務工程のリードタイム短縮
  • コピー不要
  • 事務所スペースの有効活用が可能
  • 紙紛失リスクの回避
  • 担当者以外でも素早く探せる
  • 内部統制の強化(業務の透明性確保により牽制機能強化)
  • BCM(事業継続管理):災害等による紛失リスク軽減
  • 説明責任:確実かつ素早く記録を提出し、説明責任を果たすことが可能

<当社での実践効果>

  • 倉庫費用:全廃
  • 運搬費用:400万円/年
  • 問い合わせ対応、書類検索工数:85%減

電帳法適応システム構築の進め方

税法で原本保存が規定されている国税関係書類をスキャナーで電子化して一元運用管理するためには電子帳簿保存法スキャナ保存の要件を盛り込んだスキャン電子化の事務処理プロセスの規程、運用管理、ITシステムの整備、所轄税務署への申請と承認が必要です。

これらの電子帳簿保存法の要件を満足する規程、運用管理、ITシステムの整備は、以下の流れで進めます。

PFUの「e-文書導入支援サービス」

PFUでは、ITシステムの整備だけでなく、電子帳簿保存法の要件を満足する規程、運用管理の整備を支援する以下のサービスをご用意しております。

  1. ワークショップ
    法令要件と進め方の説明を行い、お客様と電子化方法の検討を行います。
  2. 電子化要件調査 (オプション)
    対象文書の法令要件を調査して電子化の要件を確定します。
    国税関係書類である場合は電子帳簿保存法4条3項の要件に従ってスキャン電子化保存が必要です。電子的に授受された取引情報の場合は電子帳簿保存法施行規則8条の要件に従って保存を行います。文書を正しく電子化するために電子化要件を調査します。
  3. 規程作成支援
    国税関係書類のスキャナ保存には書類の授受からスキャン電子化、廃棄に至るまでの事務プロセスに電帳法規定の適正事務処理要件などを満足する規程を整備して運用管理する必要があります。
    本サービスは法令要件を満足した事務処理規程の作成を支援するものです。事務処理プロセスの確定後、システム要件の検討を行います。
  4. 申請作成支援 (オプション)
    所轄税務署への申請書、備付書類などの作成、整備の支援を行います。
  5. 申請代行 (オプション)
    所轄税務署への申請をお客様に代わり当社契約税理士が代行します。

事例

PFU実践事例

コスト削減、内部統制の強化に貢献する「e-文書法」対応の秘訣

株式会社エムティーアイ様

PFUのe-文書サービス(e-文書ソリューション)がペーパーレス化を支援ワークスタイル変革と業務効率改善を目指す

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