膨大な文房具と資料を自宅を兼ねるオフィスに管理する文具王。
ドキュメント類は可能な限りスキャンデータに。プロファイル活用がキモだ。

初代からのScanSnapプレミアムアンバサダー文具王

文具王をご存知だろうか？ TVチャンピオンの『文房具通選手権』で3回連続優勝を果たし、『文具王』の称号を持つ人物だ。

サンスター文具株式会社に就職。商品本部、マーケティング部で働きつつ文房具についての執筆・講演活動も行う。2012年、サンスター文具を退職し、プロ契約。個人活動で活動されている。

実際、文房具について、めちゃくちゃ詳しいし、すべてについて論理的に考える姿勢が参考になる。そして、文房具愛がすごい。

さまざまな種類の文房具が分類され整理された『文具の城』のような事務所兼住居にお住まいだ。

最近は執筆活動、講演活動のみならず、YouTuberとしても活躍。日夜精力的に配信されていて、約1万5000人のチャンネル登録者数を持つ。

ScanSnapも古くから使っており、2013年の初代からのScanSnapプレミアムアンバサダーとして活躍されている。

すぐ使えるフローの中に配置するのが大切

「とにかく、いつも手に届くのが大切です。立ち上がらずに、手が届くところに置くべき」という文具王のScanSnapは仕事デスクの左側、ターンテーブルの上に乗せられている。

そして、スキャンして、要らなくなった紙をすぐに捨てられる場所にゴミ箱がある。これも重要。

左：ScanSnapはターンテーブルに乗っていて、使う時には開いて、自分の方に向けることができるようになっている。ScanSnapを使いやすい位置に設置するいいアイデア。手元の充電アダプターはだいぶUSB-C化が進んだという。
右上：ファイルスタンド、ScanSnapそして、スキャンが終わって不要になった紙を捨てられるゴミ箱が近くに配置されているのが重要。
右下：スマホから印字する画像を送れるCOLOP のマルチカラープリンターemarkを使って、スキャン済みの書類にはマークする。

ちなみに、文具王の家には非常に郵便物が多いとのこと。通常の郵便物の他に、文房具に関するプレスリリース、仕事関連の書類、記事の掲載誌......。
郵便物は届くとまずファイルスタンドに入れられる。そして、仕事の気分転換の時に専用のレターオープナーで開封、必要なければ廃棄、必要があればScanSnapでスキャンする。掲載誌などは裁断し、自分の記事が掲載されているページをスキャンして、必要がない場合はあとの部分は捨てる。この時、ファイルスタンド、ScanSnap、ゴミ箱がすぐ近くにあることが大切。

保管しなければならない文房具の量が多いので、かさばる箱、封筒類は極力すぐに捨てる。そういう統制の取れたルール作りが、猛烈に文房具がたくさんあるのに、整理整頓された文具王の部屋を維持している。

すべてがスムーズに運ぶように整理整頓されている

左：引き出しには、文具王が日常的に使う、いわば『特等席』にある文房具を収納。ウレタンでピッタリ収まるカタチに。
右：資料として、いつでも取り出さなければならない文房具類が収納されている。テプラでラベルが付けられてるのが重要。

左：ラベルがあることで、そこに戻さなければならないという感じがして、キチンと元通りに収納される。大事なポイント。
右：一部は箱単位で荷物を持てるストレージサービス『minikura』に。300円/月で内容物の写真を撮って預かってくれる。

プロファイルの活用で後工程の作業をなくす

スキャナーは最新のiX1600を使う。毎日大量のスキャンを行う文具王にとって、30枚／分→40枚／分へのスピードアップは影響が大きい。

もうひとつ大きなポイントはiX1500から導入されたプロファイルの設定だ。

「プロファイルはシンプルにして、スキャンしたデータをパソコン側で自分で動かしたいという人と、たくさんのプロファイルを作る人とがいますが、僕は後者です」という文具王のiX1600には、14個ものプロファイルが設定されている。

Evernote はPC経由と、クラウド経由で区別。OCRがかかるか、PC不要かの違いがある。掲載誌など分類先別に分かれてる。

『オヤジ通信』というのはお父様からの手紙。年賀状も年ごとに別のノートブックに分類。一番右はマンション関連。

たとえば、掲載誌というボタンを押すとスキャン画像は、Evernoteの『掲載誌』のノートブックに自動的に入る。また、文房具のカタログも同様に『カタログ』のフォルダに入る。プロファイルのボタンを押した時点で分別され、後工程を必要としないところがポイントだ。

「受け取った手紙は私信のノートブックに、団地の管理組合関連の手紙はそのノートブックに。それぞれ収納されるようになってます。仕事の経費となるレシートはスキャンすると経費未処理のフォルダに入るようになってて、そのフォルダは税理士さんと共有されています。レシートの現物は確定申告の前にまとめて渡します。僕は未来の自分を信用していないので、ボタンを押した時点で作業が終わるようにしています」

左：『文具王掲載』と書かれたプロファイルボタン。これを押すだけで、Evernote の掲載誌を集めたノートブックに入る仕組み。
右：自動的にこのEvernote の掲載誌を集めたノートブックに収納される。この便利な仕組みはぜひマネしたいと思う。

文具王によると『めんどうくさい曲線』というものがあり、それが閾値にならない範囲の作業にワークフローを留めておくのが大切なのだそうだ。

左：壁面のホワイトボードに説明をする文具王。すぐ使える状態にあるのがすごい。
右：『めんどうくさい曲線』についての説明。明らかな閾値があり、それより楽な状態にしておかないとその作業はしなくなるという。

「iX1600かiX1400かで言えば、プロファイルが使える方がScanSnapの強みを最大化できるので圧倒的にiX1600ですね。また、画面がないからiX1400はＡ3見開きスキャンをするのにＡ3キャリアシートを使う必要がありますよね。キャリアシートを保管しておくのが面倒なので、その点だけでもiX1600の方がいいと思います。PCを立ち上げなくても済むプロファイルの使い分けの便利さを知ってしまうと、もう戻れませんよね」

「デジタルデータは使わなくてもとっておけるのがいい。迷ったらスキャンしておけば、安心して捨てられる。これが大事です。テラバイト単位のハードディスクを1万円そこそこで買えるんですから」

文具王は最大の8TBのストレージを持つMacBookProを使っているという。動画などを収納しているハードディスクを合わせるとデスク周りに20TBほどのハードディスクがあり、夜間にバックアップも取るようになっているという。

文具王が構築した郵便物スキャンのワークフローを実演公開

多くの人にとっても、郵便物というのは毎日届くもので、必要に応じてスキャンしなくてはならないものだろう。「毎日大量に郵便物が届くから、無駄のないワークフローを構築した」という文具王の郵便物の処理の仕方には学ぶべきところが多い。参考になる部分は真似してみよう。

①：文具王が連載記事を書いているECOLEマガジンをスキャンしてもらった。まずはカッティングマットの上でステープラーを外す。
②：それからセンターで切断。ページごとにバラバラにする。全ページスキャンすることも、掲載ページだけスキャンすることもある。

③：ScanSnap iX1600 は給紙カバーを開くだけで電源が入る。スタッカーを開いて、ターンテーブルで回して自分の方に向ける。
④：あとは、『掲載誌』のプロファイルを押すだけ。セッティングを工夫することで、繰り返す作業を大幅に効率化することができる。

⑤：iX1500 の30枚/分に対して、iX1600/iX1400 の40枚/分は大幅に速い。特に文具王のようにスキャン量が多い人にとってはスピードは大事だ。
⑥：スキャンが終わって、原本を取っておく必要がない書類はそのまま下のゴミ箱へ。大きめの入れやすいゴミ箱は片付けるために重要。

記事制作：flick!編集部
本記事は『flick! digital（フリック!デジタル）特別編集 デジタル超整理術 リモートワーク編』に掲載されました。
記事は2021年2月18日時点の内容です。
（注：デジUP！に掲載するにあたり、一部加筆修正致しました）

ScanSnap iX1600

毎分40枚・80面の両面高速読み取りを実現し、簡単操作のタッチパネルを搭載。Wi-Fiの5GHzに対応し、原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。 驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。

もっと詳しく