【Eight Tips】梅雨が明ける前に、暑中見舞いの準備をはじめよう

#名刺管理 #Eight

Eightで簡単に宛先リストをつくる方法や、暑中見舞いの書き方、字を綺麗に見せるコツなどを紹介します。

年末年始の挨拶でさえメールやメッセージで済ませるいま、暑中見舞いを送る習慣がある人は多くないかもしれません。筆者も以前は、むかしの知り合いと関係を続ける手段として、送ることがありましたが、SNSでいつでも連絡がとれるようになってからは、その習慣はなくなりつつあります。

だからこそ、むかしの知り合いから暑中見舞いが届くと、そのこと自体が特別に思えます。まだ自分のことを覚えてくれていて、手間をかけて便りをくれたことを思うと、嬉しくなりませんか? 久しぶりに会って、近況を報告し合うきっかけになるかもしれません。

普段お世話になっている取引先だけではなく、むかし一緒に仕事をした人にも、これを機に便りを出してみてはいかがでしょう。

さっそく準備を始めよう

梅雨明け宣言が発表されたら、暑中見舞いのシーズンです。はがきの印刷に1週間程度かかることもあるので、早めに取りかかりましょう。

① 宛先リストの準備：Eightで名刺データを一括ダウンロード

数十、数百枚ある名刺を一枚一枚、目視で確認しながら、シートに打ち込んでいくのは膨大な手間がかかるうえに、ヒューマンエラーの可能性もあります。とはいえ、業者に発注すると、その分コストがかかりますよね。

Eightなら、取り込んだ名刺のデータを、CSV形式で一括ダウンロードできるため、簡単に宛先リストをつくれます。

まだ取り込んでいない名刺があるときは、まずはデータ化しましょう。もしアプリのカメラで撮りきれないほど溜まっているときには、Eight対応スキャナー「ScanSnap」の利用をおすすめしています。暑中見舞いに限らず、事務所移転や開業の挨拶状にも使えます。特に、普段からよく名刺交換をしている方は、1台あるだけでずっと楽になるはずです。

名刺のデータ化が完了したら、PC版Eightの画面右上の設定ボタンから、ダウンロードしてください。

Eight名刺のダウンロード画面

※ 名刺データの一括ダウンロード機能をご利用する場合は、Eightプレミアムに登録してください。

② はがきの準備：デザインテンプレートのおすすめサイト

社内のデザイナーにお願いするケースが多いかもしれませんが、この時期、「暑中見舞いデザイン企業」で検索すると、ビジネスでも使える落ち着いたデザインが見つかります。なかでも、筆者がおすすめするサイトを紹介します。

挨拶状ドットコム

54種類のデザインから選べます。全体的にポップな印象ですが、単色でシンプルなデザインもあります。差出人と文面、ひと言コメントを印字できます。宛名印刷も可能です。

ACCEA

45種類のデザインから選べます。淡いイラストがワンポイントで入っているデザインが多く、文章をしっかり書きたい方におすすめです。同様に、差出人や文面を印字できます。オプションで、宛名の印字も可能です。

手紙用品店 Winged Wheel

上2つと比べると種類は多くないですが、ついデスクに飾りたくなるような、アートを感じさせるデザインです。特にお世話になった人に、プレゼント感覚で送るのに最適です。デザインによっては、差出人や文面、宛名の印字が可能です。

③ 文面の準備：ひと言だけでも、相手に向けたメッセージを

ある程度、型は決まっていますが、せっかくなら一人ひとりに向けて書いたと分かるひと言を入れてみてはいかがでしょう。大人数に送る場合は難しいかもしれませんが、例えば、季節の挨拶は印字し、手書きでひと言添えるだけでも、きっと相手の心に残るはずです。

例として、「前職でお世話になった先輩向け」という設定で、文章を考えてみました。

暑中お見舞い申し上げます。

ご無沙汰を重ねているうちに、季節は移り、しのぎにくい盛夏となりましたが、お変わりありませんか。前職では、ランチのたびに色々とご相談させていただき、ありがとうございました。

どうかお風邪など召されませんよう、ご自愛くださいませ。

参考：『手紙の作法』亀井ゆかり（かんき出版）

④ 最後に：できるだけ綺麗な字で書く

基本的には、丁寧に書こうという気持ちが大事なのかもれません。ただ、少しでも綺麗に見せるコツがあるなら、知りたいと思いませんか？今回、筆者が暑中見舞いを書くにあたって参考にした『手紙の作法』で、字を綺麗に見せるためのコツがいくつか紹介されていたので、実践してみました。暑中見舞い手書きメッセージ

漢字は大きめに、ひらがなは小さめに

縦書きはやや細く、横書きはやや平たく（文字と文字の間をやや詰める）

行は等間隔に、まっすぐに（ガイドラインとして、紙を置いて書く）

文章量が少ないときは改行の頭を下げない

「踊り字」「重ね字」「畳み字」を使う（「々」「〃」「ゞ」）

姿勢を正しくして真上のやや高い位置から見ながら書く

---『手紙の作法』亀井ゆかり（かんき出版）第2章より一部抜粋