仕事 2023.12.25更新

スマホ/スキャナーで紙の書類をPDF化する方法｜スキャンのやり方は？

#書類整理 #ScanSnap iX1600 #ScanSnap Tips #OCR #スキャン

紙の書類はスマホのアプリやスキャナーでスキャンしてPDF化できます。

数枚をササッと手軽にスキャンするならスマホのアプリ、書類の枚数が多いときやスキャンする際に解像度を指定したいときはスキャナーがおすすめです。

また、ペーパーレス化のために「電子帳簿保存法スキャナ保存制度」を利用する場合は、所定の要件を満たしたスキャン、PDF化が必要です。

この記事では、紙の書類をスマホやスキャナーでスキャンしてPDFにする方法と、PDF化のメリットについて紹介します。電子帳簿等保存制度スキャナ保存を利用したい方、ペーパーレス化したい方も必見です！

1. 紙よりも便利になる！PDFのメリット

PDF（Portable Document Format）は、ISO規格として承認されている世界的な標準フォーマットです。

データの作成時と同じソフトウェアが閲覧する側の環境になくても、OSやデバイスに関わらず同じレイアウトで表示できるという利便性があり、紙をPDF化することで次のようなメリットもあります。

① 情報にアクセスしやすい

紙の書類をPDF化してオンライン環境に保存しておくと、オフィスや自宅からいつでも情報を確認できるので、在宅勤務やハイブリッドワークがしやすくなります。さらにスキャンしたPDFにOCR（光学文字認識）処理を行って検索可能なPDFにすると、キーワードで検索できるようになります

知っていますか？スキャン+ OCRのメリット！

OCR(文字認識)とは？紙の文書をデータ化して編集･検索を可能に

② 情報を共有しやすい

PDF化して配布またはクラウド環境で共有することで、複数の人が同時に閲覧できます。

③ コストを削減できる

請求書や領収書等を郵送している場合はPDFで送付すれば郵送費を削減できます。契約書類などもPDF化すると収入印紙代を節約でき、手間も減らせます。

紙で保管している書類はPDF化して廃棄可能なものを処分することで保管スペースも削減できます。

④ 経理をデジタル化できる

「電子帳簿保存法スキャナ保存」を利用すると、スキャンしてPDF化したデータで書類の保存に代えることができます。

ペーパーレス化を加速！電子帳簿等保存制度スキャナ保存の利用

ペーパーレス化を進める方法｜メリットと事例、電子帳簿等保存制度（2022年1月施行）の活用

たとえば営業担当が外出先で受け取った領収書やレシートをPDF化して経理担当に送り、リモートで経費精算してもらうことが可能です。

ただし「スキャナ保存」には、読み取り時に解像度や色調などの要件があるため、この要件を満たす設定でスキャンする必要があります。

e文書モードでのスキャン

法令要件を満たしてスキャンすると修正テープで消した跡（改ざん）がわかる。

スキャナーScanSnap iX1600なら、電子帳簿保存法の要件に合ったスキャン設定（「e-文書モード」）が用意されているので、簡単に設定を切り替えてスキャンできます。

ScanSnap iX1600 56,100円（税込）

ScanSnap iX1600をもっと詳しく

ScanSnap iX1600でのスキャンのやり方は「2-2. ScanSnap｜大量の書類も簡単にスキャンしてPDF化」で詳しく紹介しています。

2. 紙の書類をPDFにする方法

ここからは、スマホでスキャンする場合、スキャナーでスキャンする場合について、それぞれのやり方を紹介します。

2-1. Adobe Scan｜スマホで手軽にスキャンしてPDF化

Adobe ScanはAdobeが提供しているスキャンアプリ（iOS/Androidに対応）で、紙をスキャンしてPDFに保存するほか、便利な機能を無償で利用できます。

またAdobe Document Cloudに登録することで、無料で2GBのクラウドストレージが使用可能となり、このクラウドストレージを介して、Adobe Scanで作成したPDFを簡単に共有できるようになります。

Adobe Scanで紙をスキャンしてPDFを作成する方法は次のとおりです。

※ 以下はAndroid端末の場合です。

スマホでAdobe Scanを起動します。
スキャンしたい紙の真上で画面右下のカメラアイコンからカメラを起動し、文書全体が入る位置で静止します。
スキャン範囲が検出され、自動で撮影されるので（デフォルト）、PDF化したい範囲がすべて含まれるように範囲を調整して「PDFを保存」を選ぶと、スキャンした範囲がPDFとして保存されます。

スキャンしたい紙が複数枚あるときは「スキャンを続行」で次の書類をスキャンすることもできます。
作成したPDFが自動でAdobe Document Cloudにアップロードされ、パソコンからもアクセスできるようになります。もちろん電子メールで添付ファイルとして送信（「共有」→「電子メールの添付ファイル」）したり、スマホにコピー（「その他」→「デバイスにコピー」）することもできます。

Adobe Scanには、スキャン内容のパスワード保護のほか、より高度な機能を利用できるPremiumサブスクリプションサービス（月額1,080円）も用意されています。

公式サイトをみる

#item2-2

2-2. ScanSnap｜大量の書類も簡単にスキャンしてPDF化

ScanSnap iX1600は、スキャンしたい紙を1度に50枚までセットし、毎分40枚のスピードで自動スキャンできるスキャナーです。

書類用や写真用など、原稿の種類にあわせて解像度などの標準的なスキャン設定が用意されているので、原稿をセットしてScanボタンを押すだけでスキャンが完了。スキャンと同時にOCR（光学文字認識）処理を実行して検索可能なPDFファイルにすることもできます（※スキャン設定で「検索可能なPDF」オプションをオンにしてスキャン）。

ScanSnap iX1600で紙をスキャンしてPDFを作成する方法は次のとおりです。

※ここでは、ScanSnap iX1600とPCを使う方法を説明します。

給紙カバー（原稿台）を開けると自動で電源がONになります。
タッチパネルで読み取り設定（プロファイル）を選びます（ここでは「ScanSnap Home」）。
ScanSnap Homeでは、原稿の種類を「文書」「名刺」「レシート」「写真」から自動的に判別し、原稿種別ごとに適した読み取り設定でスキャンできるように設定されています。
電子帳簿等保存制度を利用してペーパーレス化したい場合はスキャンの詳細設定（「スキャン設定」の「スキャンモード」）で「e-文書モード」を選ぶと、解像度、階調性、圧縮強度などの画質要件を満たした設定でスキャンできます。
スキャンしたい紙をセットします。
給紙カバー（原稿台）に、原稿の裏面（原稿が複数枚ある場合は最終ページ）を手前に向け、上端を下向きにしてセットします。
（一度にセットできるのは50枚ですが、読み取りの途中に原稿を継ぎ足すことも可能です。）
「Scan」ボタンを押してスキャンを開始します。

フォルダーにPDFが保存されます。