家庭にあふれる紙・書類の整理方法｜3つのコツですっきり片付く！
「とりあえず...」で玄関の端につい溜めてしまったDMやチラシ、後で見ようと思ってテーブルに置いたままのプリント、必要そうだからと、引き出しや本棚に無造作にしまった取扱説明書など。気づくと溜まってしまっている紙や書類。いざというときに限ってあったはずの書類が見つからない...という経験はありませんか？
今回は、ご家庭であふれがちな紙・書類を整理する3つのコツをご紹介します。紙や書類をあふれさせず、スムーズに探せるようにするコツを知れば、お部屋もすっきり片付けられます。
目次
1. もう悩まない！家庭の紙・書類整理の3つのコツ
家庭にある多くの紙・書類は、「不要な紙」、「情報が必要な紙」、「紙そのものが必要な紙」の3つに分けられます。なかでも、最も重要なのは「情報が必要な紙」の処理！これを処理できれば、ご家庭の紙はかなり少なくなるはずです。 では順番に整理のコツを見ていきましょう。
1-1. 不要な紙・書類を「溜めない・持ち込まない」
新しく届いた紙や書類は、できるだけすぐに開封・確認して、必要か、不要かを判断しましょう。
例えば、チラシやはがきのDM、封書も開封してみれば中身は広告で、目を通してしまえば不要だということもあります。不要と判断した紙はすぐに捨てましょう。
個人情報が書かれているものを捨てるにはシュレッダーなどのひと手間も必要ですが、処理する枚数が少ないうちにやってしまう方が、結果として整理する時間は少なくて済みますよ。
不要なものはすぐに捨てて、生活スペースに「持ち込まない」ようにすることが大切です。ついつい「とりあえず」で持ち込んでしまうと、いつのまにか不要なモノの居場所が確保され、気付かないうちに風景と同化して生活スペースを侵食してしまいます。
ここでのコツは、判断すべき紙や書類をできるだけ「溜めない」ようにすることです。溜めてしまうと判断も処理もどんどん億劫になります。
溜まってしまう前に、明らかに不要なものをより分けるだけでもやっておきましょう。判断に迷うものがあったとしても、まずは明らかに不要なものをすぐに捨てるようにするだけで、紙や書類をかなり減らせるのではないでしょうか。
1-2. 情報が必要な紙・書類は「データ化する」
次に「情報が必要な紙・書類」についてです。「情報が必要な紙・書類」とは、紙に書かれた「情報」が重要で、紙自体は実は不要な書類です。家庭で溜まりがちな紙・書類の多くがこの「情報が必要な紙・書類」です。
例えば、地域の資源回収のお知らせや学校の行事予定などは、スケジュール帳やカレンダーに書き込んでしまえば不要になります。家計簿をつけるためのレシートも、家計簿を書いてしまえばレシート自体は不要です。
情報が必要な紙・書類のオススメの処理方法は、スキャンしてデータ化し、紙自体は捨てることです。データ化すれば、外出先でも必要なときに内容を確認できるし、クラウドやアプリなどで家族と情報を共有することもできます。
例えば、健康診断の結果用紙はデータで保存しておくと、1年ごとの変化を比較でき、健康状態の把握や生活の改善にも役立ちます。
紙や書類を簡単にデータ化したいなら、スキャナーがオススメです。ScanSnapシリーズなら、コンパクトでスピーディーに、大量の紙や書類も一気に片付きます。クラウドやアプリへの連携もスムーズです。
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捨てるのが不安な紙や書類はスキャンしてデータ化してしまえば安心です。これまで必要だと思っていた紙や書類も、一度「紙自体は不要かも？」と考えてみると紙や書類が一気に減るのではないでしょうか。
1-3. 紙そのものが必要な紙・書類は「探しやすく保管・収納する」
最後に「紙そのものが必要な紙」です。例えば、免許更新や選挙のはがき、学校への提出書類や確定申告に必要な書類など、提出が必要な書類や、保険証券や家具・家電の保証書など、保存が必要な書類がこれにあたります。
これらの多くは、使い道や有効期限が決まっています。必要なときにすぐ探せるように、種類ごとにファイルやファイルボックスに分類して保管するのがオススメです。例えば「金融」「医療」「教育」「取説・保証書」など、種類別にボックスを用意しておくと、必要な書類を探しやすく、新しいものを分類するときにも便利です。
ファイルボックスに入れたら、キャビネットや引き出しの中で保管するのもよいですが、提出期限が近い書類や参照する頻度が高い書類は、あえて目につきやすい場所に保管するなど、取り出しやすさや使いやすさも考慮して保管場所を考えるとよいでしょう。
紙そのものが必要な書類でも期限が切れたり、状況が変わったりすることで不要になることもあるので、定期的に見直しを行いましょう。
1-4. 判断できない紙・書類はどうする？
そうはいっても判断が難しい紙や書類もあります。すぐには判断できない場合や家族に確認が必要な場合もあるでしょう。しかし、ここで停滞してしまうのは要注意です。目につく場所で管理したり、保管期限をはっきりと決めておくなど、早め早めに改めて判断できるようにしておくことが大切です。
「いつか使うかも...」は大体使わないとは言っても、思い切って捨ててしまった直後に「あの紙に書いてあったはずだけど思い出せない...」など紙が必要になって大後悔する、なんてこともあるものです。不安なときは、スキャンしてデータ化しておくことで安心につながります。また、迷ったらスキャン、と思っておけば、紙や書類整理で一番面倒な「判断する」時間を短くできます。心置きなく書類整理を進めるためにも、スキャンしてデータ化がオススメです！
2. 実践！家庭の捨てづらい紙・書類の整理例
ここからは、家庭の紙のなかでも判断に迷いがちな紙・書類の整理例を3つ紹介します。
2-1. レシート・領収書
家計簿をつけたり、確定申告を行っている場合、レシートや領収書は大切な書類のひとつですが、同時に家庭の中でたまりがちになります。
確定申告の場合、紙のレシートや領収書は5年～10年の保管が必要です。そのため、レシートや領収書は「紙そのものが必要な紙」です。一方で、家計簿用のレシートは家計簿に記録をつけてしまえば不要になる「情報が必要な紙」です。そのため、この2つは分けて管理する必要があります。
入手したらすぐに確定申告用と家計簿用を分けておきましょう。その後、ファイルなどで分けて保管しても構いませんが、家計簿用は早めに記録を付けて廃棄することを習慣化しておきましょう。
家計簿アプリを活用すれば、アプリが項目や合計金額を自動で抽出してくれますし、さらにスキャナーを活用すれば、レシートのシワをきれいにのばしたり、手の影が入らないように撮影する手間が省けて便利ですよ。
また、確定申告のレシートや領収書にもスキャンは便利です。電子帳簿保存法の要件に則ってスキャンすれば、レシートや領収書を電子データとして保存し、紙の原本を廃棄することが認められていますので、紙の保管も不要になります。
2-2. 医療関係の書類
会社で行われた健康診断の結果、通院で渡される検査結果の用紙や病院の領収書など、医療関係の書類は捨ててよいのか迷いますよね。
確定申告で医療費控除の申請を行う場合、医療機関から発行された領収書は保管しておく必要があります（加入している健康保険によっては1年ごとや1か月ごとの医療費を示した通知が発行され、それを医療費の明細書として利用することもできます）。セルフメディケーション税制を活用する場合も同様に、ドラッグストアで医薬品などを購入した際のレシートを保管しておく必要があります。
健診結果や検査結果については、自分の健康管理のためにもできるだけ保存しておくことがオススメです。いつでも参照できるように情報をデータ化しておけば自分の体の変化を把握でき、結果として病気の早期発見や治療などにも役立てることができます。
持病で通院歴が20年以上ある筆者の経験として、転院や紹介の際にまれに検査結果の用紙が必要になる場合もあるので、データ化をしたうえで1年分程度は紙も保管しておくと安心です。また、検査結果とその時の症状や生活の状況を合わせてメモしておくと、健康改善にもつなげやすくなります。
保管するときは、個人別や病院別にファイル分けし、診察券などと一緒にまとめておくと病院に行くときに便利です。
2-3. 取扱説明書
取扱説明書は、一見、必要そうなため家庭内でたまりがちです。
保証書は「紙そのものが必要な紙」ですが、実は取扱説明書は「情報が必要な紙」です。Webで閲覧やダウンロードができたり、アプリで見ることができたりするため、紙自体は捨てても大丈夫な場合が多いです。
捨ててもよいか判断しにくい場合は、保管ルールを決めておくと整理が楽になります。例えば、
- 壊れたとしても取扱説明書を確認しそうにないもの（PCのマウス、USB、充電器などの消耗品）はすぐに捨てる。
- Webで閲覧・ダウンロードできる取扱説明書は捨てる。
- フィルター掃除など定期的にメンテナンス方法を確認する家電は紙で保管する。
- 保証書付きの取扱説明書は紙で保管する。
減らしたいけれど捨ててしまうのは不安という場合には、データ化して紙自体は捨てるルールにしておけば、いつでも内容を参照できるので安心です。
紙で保管する場合には、取扱説明書の対象がある場所別（「キッチン」「リビング」など）、または種類別（「家電」「PC用品」「家具」など）で分類しておくと探しやすくなります。さらに、取扱説明書ごとにラベリングしておくとなおよいでしょう。
3. まとめ
紙や書類の整理は、「不要な紙」、「情報が必要な紙」、「紙そのものが必要な紙」のうち、どれなのかを見極めて、それぞれに処理することが大切です。特に「情報が必要な紙」をデータ化し、紙自体を減らすことができれば、家庭の書類はかなり少なくなるでしょう。捨てるのが不安な場合は、紙をスキャンしてデータ化しておくと安心です。ご家庭の書類を整理して、お部屋をすっきりと片づけましょう！
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この記事を書いた人
ライター 中野 友理恵
フリーランスライター/動画制作。石川県金沢市在住。会社員時代には、ソフトウェア系マニュアル制作を経て、社内で動画制作チームの立ち上げに携わる。2020年～フリーランスに。ガジェット・地球科学・いきもの系に興味が強く、物事の仕組みを理解するのが好き。テクニカルコミュニケーター協会TC技術検定3級TW 、2級MP / DR 取得。
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