確定申告業務に備える！ペーパーレス化で事務作業時間を徹底削減！

顧問先を増やしながら、無駄なく正確に申告業務をこなすためには、業務効率改善が必須だ。そこで注目されるのが、"ペーパーレス"による管理。紙のデータ化とクラウド活用で時間とコストの削減に取り組む税理士法人ASSETSの結城昌史氏に、そのメリットと導入方法を聞いた。

データ管理への移行は"簡単さ"がポイント

税理士法人ASSETSではこれまで、お客様から送られてきた原票を封筒に入れてファイリングしていた。しかし、大量の保管スペースが必要なうえ、紛失リスクへの対策も必要となる。そこで、書類をスキャナーでデータ化し、クラウド上での管理を開始。

結城昌史氏は、「原票が手元になくても、データがあればいつでも確認できます。万が一ミスがあった場合も、職員は誰でも確認できますし、私も外出先からチェックできるので、お客様へのフォローがスムーズになりました」と話す。

ペーパーレス化を目指す際にネックに感じるのは、「いちいちスキャンするのが面倒」という点だろう。これまでのやり方を変えるには、"簡単にデータ化できる"方法でないと続かない。そこで結城氏が選んだのが、ドキュメントスキャナー『ScanSnap』。デスクに置けるコンパクトなサイズと、ボタン一つというシンプルな操作性で、ストレスなくスキャンできるためだ。

クラウドデータ管理で5つの無駄をカット！

探す時間
資料を探していた時間が入力業務や顧客対応の時間に変わる！
紛失リスク
資料は顧問先からクラウド上でもらうため、紛失リスク対策に時間をとられない！
収納場所
事務所内の物が減るため、棚やデスクが整理され業務がはかどる！
顧問先の負担
忙しい中で、資料を郵送する手間が減り、郵送代も節約できる！
情報共有不足による機会ロス
名刺や資料を共有すれば、顧問先とのやりとりもスムーズに。新規獲得の機会も逃さない！

クラウドソフト直結で顧問先の業務も効率化

『ScanSnap』はWi-Fiを搭載し、多くのクラウド会計ソフトと連動。ASSETSが利用しているCrewにも、データを直接送ることができる。この機能を生かすため、記帳代行を請け負っている顧問先に『ScanSnap』を提供。帳票をデータ送信してもらうことで、職員の作業は会計ソフトの画面を見ながら入力するだけとなり、業務スピードが上がったという。

※Crewクラウドサービスは2018年11月をもちまして、サービスが終了となりました。他の会計ソフトとScanSnapの連携につきましては、以下のサイトでご案内しています。
　<https://www.pfu.ricoh.com/scansnap/howto/documents/receipt/>

タレントのキャスティングを行う株式会社トライアングル代表の志田さより氏は、『ScanSnap』を利用している顧問先の一つ。これまでは領収書をノートに貼り、月に一度結城氏に郵送していたが、クラウド共有に移行。

「このスキャナーならCrewと直結しているので、パソコンを立ち上げなくてもいいし、メールを送る手間もないことに驚きました」と話す。「今までより経理業務の時間が短縮されて、郵送代も節約できます。私のように、事務作業も自分で行うオーナーは助かりますね」。

所内の業務効率と同時に、顧問先の満足度向上にもつながるデータ化とクラウドの活用。多忙を極める確定申告業務を効率的にこなすためにも有効だ。

顧問先には、モバイルタイプの〈ScanSnap iX100〉を提供し、領収書をデータで送ってもらう。「紙を持ち歩かなくていいし、外出先でも見られるのが便利ですね。先生からの確認で、以前の領収書を探すときも安心です」と志田氏。「今後は、名刺管理など、どんどん活用していきたいです」

デスクに置けるコンパクトサイズのスキャナー〈ScanSnap iX500〉を活用。A4カラー両面原稿を1分間に25枚分スキャンでき、Wi-Fiでクラウドに直接データ保存可能。e-文書法にも対応している。

税理士法人ASSETS
結城昌史氏（税理士）
代表者／二瓶正之
従業員数／21名
所在地／東京都中央区日本橋人形町1-2-12 WARMLIGHT BLD. 4F

ScanSnap
業務用イメージスキャナーで世界シェアNo.1（※1）の株式会社PFUが手掛けるパーソナルドキュメントスキャナー。各種クラウドサービスやクラウド会計ソフトと連携。e‐文書法対応で、紙原本の保存に代えることができる（※2）。

※1：日本・北米はKEYPOINT INTELLIGENCE社 (InfoTrends)により集計（2015 年実績）。欧州はInfoSource 社（2015 年実績）の集計に基づき、西欧地区（トルコとギリシャを含む）におけるシェアをPFU グループにて推計。
※2：各省庁より出される省令およびガイドラインに従ってください。

「月刊プロパートナー2018年1月号掲載」