みなさんは普段どのように社内メンバーとコミュニケーションを取っていますか？

幅広い年齢層の社員が働く会社において、コミュニケーションの活性化は一見難しいように思えますが、ビジネス向けコミュニケーションツールの導入で簡単に解決できるようになります。

今回はコミュニケーションツールの選び方やおすすめのサービスを、料金や機能と一緒にご紹介します。

1. 社内コミュニケーションに課題を感じている企業は約7割

2022年にHR総研が公表した「社内コミュニケーションに関するアンケート」の結果によると、国内企業の73％が「社内コミュニケーションに課題がある」と感じています。

また、社内のコミュニケーション不足が業務のどの部分に障害となるのか、という問いに対する回答は次のとおりです。

※ 出典: ProFuture株式会社/HR総研
【HR総研】社内コミュニケーションに関するアンケート（https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=328）

回答結果から、「迅速な情報共有」「部門間・事業所間の連携」「部署内のチームビルディング」など、さまざまな業務に影響が出ていることが分かります。

コミュニケーション不足によって会話のハードルが高くなってしまうと、確認不足や認識のずれが起こり、大きなミスを引き起こす原因になります。反対に、社内コミュニケーションが活発であれば、業務が滞っているメンバーに気付きやすく、メンバー同士でサポートし合うこともできます。

つまり、社内コミュニケーションの手段を改善することで、生産性の向上も期待できるようになります。

社内のコミュニケーション不足に対する有効な改善策として、注目を集めているのが「コミュニケーションツールの導入」です。コミュニケーションツールとは、意思の疎通や情報共有を目的に使われるツールを指します。

近年では、電話やメールに代わって手軽に情報共有が可能なチャットや、プロジェクト管理ツールなど、ビジネスに特化したコミュニケーションツールが数多く誕生しています。

このようなツールを活用することで、コミュニケーションのハードルが下がり、社内コミュニケーションを活性化できるようになるのです。

2. コミュニケーションツールの選び方

コミュニケーションツールを導入する際は、以下のポイントをチェックしましょう。自社に合ったものを導入することで全体への普及も進みやすくなります。

2-1. 必要な機能が揃っているか

備わっている機能はツールによって異なるため、自社が求める機能が揃っているコミュニケーションツールを選びましょう。

頻繁に資料データをやり取りする場合はストレージ容量が大きいもの、スピード感のあるコミュニケーションにはチャット機能が充実したもの、顔を合わせたコミュニケーションを求めるならビデオ通話ができるもの、といった選び方です。

そのためにも、自社内のコミュニケーションにおける課題を明確化しておくことをおすすめします。

2-2. メンバーに合った仕様になっているか

メンバー全員にとって扱いやすい仕様になっているかも重要なポイントです。

実際にツールを使うのは現場のメンバーです。メンバー全員のコミュニケーションを促進するためには、誰もが問題なく使えることが重要です。

幅広い年齢層のメンバーでやり取りする場合や、部門間でITリテラシーに差がある場合は、シンプルで操作が分かりやすいツールを選びましょう。

ツール導入後は操作に困っているメンバーがいないかを確認のうえ、必要に応じてフォローすることも大切です。

一方若い世代や、ITリテラシーが高いメンバーのみで使用する場合は、他のクラウドサービスと連携が可能かどうかや、カスタマイズの自由度など機能の充実性を重視して選ぶと良いでしょう。

2-3. スマートフォンに対応しているか

現在はフレックスタイム制やテレワークなど、多様な働き方を選べる時代です。

社内だけでなく社外からスマートフォンでも使用できるコミュニケーションツールなら、在宅勤務や外出が多い社員でも、場所を問わずスムーズなコミュニケーションが可能になります。

パソコンだけでなく、スマートフォンにも対応しているコミュニケーションツールを選ぶことがおすすめです。

2-4. 試用版の有無

概要の説明だけでは自社に合ったコミュニケーションツールか判断できない場合、試用版を試してみる方法もあります。一定期間無料で利用できるため、コストをかけずに使いやすさを判断できます。

3. おすすめのコミュニケーションツール10選

ここでは、おすすめのコミュニケーションツールを料金や特徴と併せてご紹介します。

※ 上記月額料金はすべて年間払いにおける金額です。
※ 価格はすべて2022/9/15時点のものです。ご購入に際しては必ず公式サイトなどで価格をご確認ください。

3-1. Asana

Asanaはタスク管理やチーム管理に特化したコミュニケーションツールで、スタートアップ企業から大企業まで幅広く活用されています。

バリエーション豊富な表示形式で、チームのタスク進捗状況をリアルタイムで確認できる他、業務の全体像まで把握可能です。

Asanaの特徴は「オートメーション機能」です。毎日のルーティン作業を自動化できるため、他の業務に時間を割けるようになります。

出典: 「Asana のかんばんソフトウェアを使うべき理由（https://asana.com/ja/uses/kanban-boards）」より引用

3-2. Backlog

元々Backlogはエンジニアの間で多く利用されていたプロジェクト管理ツールですが、リモートワークの普及が進んだ近年はさまざまな業種から注目が集まっています。

進捗管理に必要なガントチャートや、アジャイル開発に役立つカンバンボードなどのプロジェクト管理機能が備わっている他、ドキュメントを残せる「Wiki」「ファイル共有」機能も揃っています。

プロジェクト管理ツールとして十分な機能がありながら、シンプルなデザインと日本語対応チュートリアルがあり、操作性が高いのも特徴です。

出典: 「Backlog（バックログ）｜タスク管理、ファイル共有もできるプロジェクト管理ツール（https://backlog.com/ja/）」より引用

3-3. Chatwork

国内ではSlackに引けを取らない普及率の高さを誇るChartworkは、チャット形式のやり取り・ビデオ通話・タスク管理が可能な国産コミュニケーションツールです。

シンプルな操作性でコミュニケーションツールに不慣れな人も手軽にやり取りできます。

ファイル共有機能に加え、セキュリティー水準の高さも評価されているため、企業の重要情報を共有する際も安心です。

出典:「機能一覧 | ビジネスチャットならChatwork（https://go.chatwork.com/ja/features/）」より引用

3-4. direct

directはテキストメッセージ・動画や画像共有・タスク管理・現在地情報の共有など、多数の機能が備わったビジネスチャットツールです。

社内のコミュニケーションだけでなく、取引先や協力会社など外部のメンバーを招待したグループチャットが可能なことも特徴です。

建設業界から人気の高いツールで、現場作業における円滑なコミュニケーションをサポートしてくれます。

出典：「トーク - ビジネスチャット「direct」（https://direct4b.com/ja/feature/talk/）」より引用

#item3-5

3-5. LINEWORKS

LINEWORKSはスマートフォンにおける連絡手段として定番の「LINE」に、ビジネスで求められる機能を搭載したコミュニケーションツールです。

スマートフォンユーザーの大半が利用しているLINEと同様のインターフェースなので、使用方法のレクチャーに手間取ることがありません。ツールの利用が苦手という方でも、簡単に使用できます。

チャット機能だけでなく、掲示板やアンケートなど業務に有効活用できる多彩な機能が搭載されています。

出典:「トーク - LINE WORKS（https://line.worksmobile.com/jp/feature/talk/）」より引用

#item3-6

3-6. Microsoft Teams

TeamsはMicrosoft社が提供しているコミュニケーションツールで、WordやExcelなど「Microsoft 365」上のツールと連携が可能です。

また、225の国・地域で利用可能な電話会議機能を搭載しており、国内外でのコミュニケーションが必要な企業の利用が多い特徴があります。

最大10,000人のライブイベントも開催できるため、全社合同会議や講演会など大規模なミーティングにも活用できます。

出典: 「Expanded reactions in Microsoft Teams（https://news.microsoft.com/expanded-reactions/）」より引用

#item3-7

3-7. Notion

Notionはドキュメント作成・スケジュール管理・タスク管理・ガントチャート機能などビジネスに必要な機能がほぼすべて揃ったツールです。

機能の充実性はトップクラスで、多様な活用方法に対応可能なことはNotionならではの魅力と言えます。海外製ですが、2021年10月より正式な日本語版がリリースされ、多くの企業で使用されています。

出典：「How to set up your Notion workspace for your team（https://www.notion.so/help/guides/how-to-set-up-your-notion-workspace-for-your-team）」より引用

#item3-8

3-8. Slack

Slackはチャットでのやり取りに特化しており、コミュニケーションツールの中でも普及率はトップクラスです。

やり取りが時系列で「タイムライン」に並び、その中から相手やグループを選んでコミュニケーションに参加するという仕様です。

2,400もの外部サービスと連携可能なことも大きなメリットで、コミュニケーションの活性化・業務効率化を重視する企業には、特におすすめです。

出典: 「Product screenshots（https://brandfolder.com/slack/product-screenshots）」より引用

#item3-9

3-9. Trello

Trelloは、アプリとWebブラウザの両方から利用可能なタスク管理ツールです。

「カンバン方式」でタスクを管理でき、シンプルなデザインでITツールに不慣れな方でも簡単に使えることが魅力です。

Slackと連携し、タスク変更をチャットで通知させることもできます。Slackからタスクカードの追加も可能なので、SlackとTrelloの併用によって、コミュニケーションを取りながらタスクを管理できるようになります。

出典: 「どこにいてもチームのプロジェクトを管理 | Trello（https://trello.com/ja）」より引用

#item3-10

3-10. Workplace

Workplaceは、人気SNSのFacebookから登場したビジネスコミュニケーションツールです。

メイン画面から操作方法まで全体的にFacebookと似ているため、Facebookを使ったことのある人であれば、問題なく操作できるでしょう。

機能面においては、ワークチャットや一部メンバーとの情報共有などビジネスに特化した機能が豊富に備わっています。

プログラムのコードを投稿する機能も搭載されているため、IT企業では特に人気の高いツールです。

出典：「ようこそWorkplaceへ（https://www.workplace.com/）」より引用

4. コミュニケーションツール導入の前に

コミュニケーションツールの導入をスムーズに進めるには、事前準備として社内の環境をある程度整えておく必要があります。

導入前のポイントとして、次の3点を押さえておきましょう。

4-1. コミュニケーションツールの使用目的を明確にする

コミュニケーションツールは、社内のコミュニケーションを活性化し、生産性や業務効率を向上させることを目的としたツールです。

導入する前に、導入の背景や目的、必要な理由を明確化したうえで社内全体に周知する必要があります。

必要に応じて導入前にITリテラシーを高める機会を設けることもおすすめです。

4-2. 社内ルールの作成

コミュニケーションツールの導入で手軽に連絡を取ることができる点はメリットですが、デメリットもあります。

誤送信によって情報を漏えいしてしまったり、便利さゆえに勤務時間外にメッセージを送ったりする可能性があります。

コミュニケーションツールを導入する際は、メンバーが自由に使いすぎないように、正しい使い方のルールを設けましょう。

4-3. 資料のデータ化

コミュニケーションツールで業務内容や企業情報を共有するにあたって、資料のデータ化が必須です。

紙で作成した資料の量が膨大な場合、手作業でデータ化するのは非常に大変です。そんな時はコミュニケーションツールと併せて、効率的にデータ化できるツールも導入してみてはいかがでしょうか。

効率的にデータ化できるツールとしておすすめなのが、ドキュメントスキャナー「ScanSnap」です。紙の資料を高速でデータ化できるのはもちろん、ワンタッチでクラウド保存できます。

データ化した資料は「Microsoft Teams」「Slack」「Chartwork」など、複数のコミュニケーションツールを通じて、スムーズに共有できます。

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56,100円（税込）

5. まとめ

社員同士のコミュニケーションに関する課題は多くの企業が抱えており、業務効率の観点から積極的に解決するべきポイントです。

従来のコミュニケーション方法としては電話やメールが主流でしたが、近年はより手軽でスムーズなやり取りが可能なコミュニケーションツールに注目が集まっています。

今回は人気のコミュニケーションツールの中から、おすすめ10選をご紹介しました。コミュニケーションツールには、チャットでのやり取りに特化したものやタスク管理機能が充実しているものなどがあり、連携できるサービスも様々です。

機能や仕様を比較しながら、自社に最適なコミュニケーションツールを探してみてはいかがでしょうか。

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