最近は名刺をデータ化してアプリ等で管理しているデジタル派も多くなってきました。数枚の名刺をデータ化するならスマホのカメラで対応できますが、たくさんの名刺を1枚ずつ撮影しようとすると一苦労。そんな方に向けて、名刺をまとめてスキャンできる「どこでもスキャン」というサービスが名刺管理アプリ「Eight」から提供されています。気軽に利用できるということで、今回は筆者が体験してきました。

無料で高速スキャナーが使える！

名刺管理アプリとして多くのユーザに利用されている「Eight」。Sansan社が提供するこのEightは、取り込んだ名刺を人の手によってデータ入力するので、正確に名刺情報をデータ化できるのが特徴的なサービスです。

Eightでは「どこでもスキャン」というサービスが展開されていて、全国各地のコワーキングスペースやカフェ、シェアオフィス等の「スキャンスポット」にEight専用高速スキャナーが設置されています。この「スキャンスポット」にたまった名刺を持っていけばサクサクと名刺を一気に取り込むことができるんです。

このサービスの最大の特徴は、無料で利用できること。場所によってはスペースの利用料が必要なものの、スキャナーの利用料は一切不要なので、「たまった名刺をデータベース化したいけど、スキャナーがない」という人にピッタリ。枚数制限はなく何枚でも取り込めるので、手元にある名刺を一度にデータ化できます。

しかも、スキャンスポットに設置されているのは、両面スキャンが同時にできる高速スキャナーScanSnap iX500。とてもスピーディーに名刺スキャンができ、「時間がかかるのでは？」という心配は無用です。丁寧なマニュアルがあり操作も簡単で、名刺とスマホさえあれば、誰でも利用できます。

実際に「どこでもスキャン」を体験！

ではさっそく、体験レポートです。

今回利用させていただいたのは、渋谷にある会員制コワーキングスペース「co-ba shibuya」さん。JR渋谷駅新南口改札から徒歩3分の好立地にあり、2フロアにまたがるクリエイティブスペースで、6階の入り口を入ってすぐのワーキングゾーンがスキャンスポットとなっています。

［まずは受付］

ワーキングスペースに入ったら、まずは、受付を済ませます。

にこやかに説明してくれたのは、コミュニティマネージャーの吉田めぐみさん。笑顔が印象的な素敵な女性が対応してくれました。

［スキャナー設置ゾーンに移動］

co-ba shibuyaでは、文房具や3Dプリンターと一緒にスキャナーが設置されています。スキャナーの近くには大型のテーブルが設置されているので、作業スペースも十分確保できます。

［操作マニュアルを確認］

スキャンスポットでは、セルフスキャンが基本。

丁寧な操作マニュアルがあるので、初めての人でも簡単に使えて安心です。

［アプリのダウンロードと設定］

使用するのは名刺スキャンアプリ「Eight scan」。Eight本体とは別に、どこでもスキャンで利用するための「Eight Scan」アプリが必要です。まだという人はその場でアプリストアからダウンロードすればOK。

iOS用アプリ

Android™ 用アプリ

その後、Eight scanを立ち上げ、スキャナーと接続します（Androidは自動接続。iPhoneはWi-Fi経由で接続）。これで準備が完了です。

［スキャナーに名刺をセット］

名刺の裏表を揃えて、スキャナーにセットします。表面を上（自分から見えるように）置くのがポイント。一度に30枚の名刺をスキャンできます。

［アプリのボタンをタップしてスキャン開始］

名刺をセットしたら、Eight scanの「スキャン開始」をタップし、スキャンされるのを待ちます。と言っても驚くほどスピーディーなので、「待つ」というより、ちょっと見ると言う感じです。さらにスキャンを続けたいときは、再度名刺を差し込んで作業を繰り返します。

［スキャンが終わったらスキャナーとの接続を解除し、スキャンデータを確認］

すべてのスキャンが終わったら、スキャナーの蓋を閉じて接続を解除します。
その後、スキャン済み名刺の一覧から不要な名刺の削除や裏表の間違いがないかを確認し、［名刺を登録する］をタップ。スマホからEightに名刺画像が送信されます。

［登録後はデータ化されるのを待つだけ］

登録後は、オペレータが名刺情報を手入力してデータベース化。データはクラウド上にストックされるので、スマホやパソコンからいつでも情報を確認でき、タップするだけで電話をかけたり、メールを送信したりできるようになります（データベース化前でも名刺を画像として表示してくれます）。Eightは有人サービスなので、正確な情報が反映されるのがありがたい！

「どこでもスキャン」をやってみた感想

今回の体験で一番驚いたのは、名刺のデータベース化が予想以上に簡単だったこと。戸惑うことは一度もなく、山のようにあった名刺情報が、あっという間にスマホの中に吸い込まれていった感覚です。「どうしてもっと早くやらなかったんだ」と後悔するレベル。名刺の裏表や上下を確認するのは少し手間なので、最初から揃えて準備しておくことが、作業をさらに楽にするポイントです。

また、名刺スキャンの便利さは、データベース化後にありました。これまでは、電話をかけたい場合、まずは名刺を探して電話番号を入れるという作業がありまたが、Eightを使えば検索でサクッと見つけてタップするだけ。名刺が見つからず、時には10分以上かかっていた作業が、わすが数秒でできるようになりました。しかも、出先で「名刺を持ってくるのを忘れて電話番号が分からない」という事態もありません。
時には1週間で数十枚もたまってしまう名刺。これからは積極的にスキャンスポットを活用していこうと思います。

日本全国、いろいろな所に広がるスキャンスポットの輪

co-ba shibuya

JR渋谷駅新南口から徒歩圏内にある会員制シェアードワークプレイス。24時間365日利用可能な会員専用フロアとワンデイ利用可能なオープンスペースがあります。場所を共有するだけでなく、様々なジャンルの方が混ざり合うことで、新しいつながりをサポートしてくれる、そんな魅力的な空間で各種イベントも開催されています。

所在地：東京都渋谷区渋谷3-26-16 第五叶ビル 5F co-ba shibuya／6F co-ba library
アクセス：JR渋谷駅新南口改札より徒歩3分／地下鉄渋谷駅16番出口より徒歩7分
Tel：03-6811-7179
営業時間：5F co-ba shibuya（会員専用フロア）24時間365日
6F co-ba library （受付／1day利用／イベントスペース）月～金 10時～19時（土日祝日、年末年始休み）

ScanSnap iX1600

毎分40枚・80面の両面高速読み取りを実現し、簡単操作のタッチパネルを搭載。Wi-Fiの5GHzに対応し、原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。 驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。 ※記事中の「ScanSnap iX500」の後継モデルです。

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