書類を整理・スキャンをしていると、データ容量が増えていきデータの送信や共有、管理などで困ってしまったご経験はありませんか？
Dropboxは大容量のデータ送信・共有に強いのが特徴のオンラインストレージサービスです。クラウド上にデータが保存されるので外出先でもスマホやタブレットなどから手軽に資料を確認できるなど、利便性の高さも兼ね備えています。今回はDropboxとScanSnapを組み合わせることで、どのようなメリットがあるのかご紹介をします。

大容量のデータを簡単、安全に管理できるDropbox

Dropboxとはクラウド上でファイルの管理を行うことができるサービスです。複数の端末でファイルの同期が可能、転送する際にも容量にかかわらずURLを共有するだけで手軽にできるのが特徴です。操作に関しては他のクラウドサービスとは異なりPC上のフォルダ管理と同じ感覚で使えるシンプルな操作性が特徴です。

プランは3種類あり、「無料」、月額1200円の「Pro」、月額1500円「Business」です。主な差異は容量とセキュリティ機能にあります。容量は無料であれば2GBまでですが、Proならば1TB、Businessであればなんと無制限。膨大なデータを取り扱う場合も安心です。セキュリティ機能はBusinessであれば管理者機能が追加。参加メンバーごとの閲覧・編集権限を細かく設定したり、メンバーのファイル操作を逐一確認したりすることが可能で、内部からの情報漏洩を強力に防ぐことができます。また誤ってファイルを削除や上書き保存してしまった際に復元する機能も搭載。さかのぼることが可能な期間は無料版で30日、Proは1年、Businessは無制限となります。

Dropboxをスキャナー「ScanSnap」と連携するメリットとは

Dropboxは単体でも有用なオンラインストレージサービスですが、ScanSnapと併せるとさらにその利便性を向上させることができます。ここからは両者を連携させた際のメリットを、活用事例も交えてご紹介いたします。

Dropboxなら大容量のスキャンデータでも管理が楽々

Dropboxはクラウド上に大量のデータを保存することができ、メールで送付不能な巨大なファイルでもUSBメモリなどの外部ドライブを使用せずに、スマホやタブレットで手軽にやり取りすることができます。また会社にある資料を今すぐ追加してほしい、という要望にも対応可能。会社のPCにScanSnapでスキャンしたデータを保存し、それをDropboxにアップロードするだけと簡単にできます。

ScanSnap Cloud でより簡単、便利にデータ管理

DropboxはScanSnapと組み合わせることでさらに力を発揮します。PCにScanSnapでスキャンしたデータを保存する際、Dropboxフォルダを保存先に指定するだけで自動的にクラウド上に保存されるので、いちいちフォルダやファイルを操作する必要がありません。

さらにScanSnap Cloudが使用可能なiX500、iX100であればPCを起動する必要はありません。機器についている「Scan」ボタンをワンプッシュするだけで自動的にスキャンしたデータがDropbox内の指定したフォルダに保存されます。この時、ただ雑多に保存されるのではなく、画像サイズや向きを最適化したのち「レシート(領収書)」「名刺」「文書」「写真」の4ジャンルに分別され、それぞれジャンルごとに指定されたフォルダに格納されます。また保存の際には画像に記載されている文字をベースにScanSnap Cloudが自動的にファイル名を命名するので、ファイルの検索も簡単。DropboxとScanSnapの組み合わせにより大量の画像データの管理が楽になります。

Dropbox × ScanSnapの活用事例

DropboxとScanSnapの組み合わせが力を発揮するシーンは多々あります。例えばセミナーに参加したとき。セミナーで配られる資料の共有に困ることがあるのではないでしょうか。ScanSnapで画像データ化すれば紙の資料は破棄できますが、データの容量が大きくメールで送るには適しません。そこでScanSnapをDropboxと連携していればクラウド上に大量のデータを瞬時に保存することができ、共有までスムーズにできます。

他には長期にわたるプロジェクトなど、定期的に確認したい資料が大量にある場合。こんな時はScanSnapで取り込んだ資料をDropboxに格納し、スマホ・タブレットで閲覧すれば楽に管理が可能です。

チームなどを組んで業務を進行する時も2つの連携は有用です。データのやり取りが頻繁に行われてもPCの指定されたフォルダとDropbox内のフォルダが常に同一の状態に更新されるため、ファイルの受け渡し忘れがなくなります。また各ファイルの編集履歴も残されるため、ファイルの修正漏れも防ぐことができます。

まとめ

今回はDropboxとScanSnapの組み合わせにどんな利点があるかを、いくつかの事例も交えてご紹介いたしました。ScanSnapは色々なクラウドサービスと連携可能ですが、大量のファイルを管理・運用し、スキャンしたデータを複数のPCで簡易に共有したい時はDropboxとScanSnapの組み合わせが最適です。過去から現在までの業務資料を全部スキャンしてDropboxに保存し、時間・場所を問わずに活用できるようにデータに整理しましょう！

※記事は2017年9月時点のものです。

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