活用シーン
楽²ライブラリDocument Managerは、企業内のさまざまな部門が抱える課題に対し、有効な解決策をご提供します。
保守部門［保守部門］大量の紙文書を一括読み込みでらくらく電子化
現状
社内外から問い合わせがあった時点で、キャビネットに並んでいる大量の紙文書（ソースリスト、過去の障害対応票、仕様書など）の中から、必要な書類を探し出しています。この作業に膨大な時間がかかり、スピーディーな問い合わせ対応ができません。
改善案
楽²ライブラリDocument Managerでは、登録先の情報が記載された登録票と紙文書をセットにして、スキャナから取り込むことができます。これにより、大量の紙文書を一気に電子化することが可能になります。
さらに、文書データに管理情報を付加して保管しておけば、検索機能を使って、いつでも必要な情報にすばやくアクセス。迅速な問い合わせ対応が実現し、顧客満足度の向上にもつながります。
［品質管理部門］マニュアルや規定集をイントラネットで公開
現状
品質基準などの規定に変更があった場合は、配布対象部門の数だけ原本のコピーを作成して送付。 同時に、各部門での差し替え作業を依頼しています。 旧版はその都度回収して廃棄するようにしているものの、回収作業には時間もコストもかかり、非効率です。また、変更箇所についての情報共有が難しく、新しい基準での運用がなかなか徹底できません。
改善案
楽²ライブラリDocument Managerを使えば、マニュアルや規定集を電子ブック形式にしてイントラネットで公開し、コピー代や印刷代、配布コストを削減することが可能です。さらに、最新版と旧版を区別して管理できる版数管理機能により、古い手順に従って作業してしまうといったミスを防ぎます。重要な箇所に付箋やマーカーを付与することも可能で、変更箇所などを関連部門に周知させやすくなります。
［開発部門］あらゆる文書データを一元化して情報の有効活用を促進
現状
各種設計仕様書などは、個人がバインダーなどにファイリングしてバラバラに管理しており、関係者間ですぐに情報を共有できる状況にありません。
しかも、紙文書や電子文書が混在していて、利用者の中から、文書の検索効率が低いことを指摘する声も上がっています。
改善案
楽²ライブラリ Document Manager なら、電子化された紙文書やパソコンで作成された電子データなど、種類の異なる文書も一元的に管理。書庫、キャビネット、バインダ単位で細かくアクセス権限を設定できるため、セキュアな情報共有、情報活用が可能です。 また、実物のバインダと同じ感覚で操作でき、手軽に紙文書を電子化することができます。 付箋やマーカーの付与、ページの差し替えも容易です。
